Utilisez la hauteur, faites pivoter le reste

Lorsqu’un entrepôt de location de matériel événementiel manque d’espace, Waterford Event Rentals libère de la place de trois façons avant de se séparer de quoi que ce soit. Les rayonnages sont surélevés, les articles à rotation lente et saisonniers sont alternés, et les stocks de réserve sont rangés dans des cartons sous les articles suspendus correspondants. Tout article qui n’est toujours pas loué assez souvent perd sa place de choix sur les rayons et finit par être vendu.

• Hauteur : des étagères plus hautes, avec des bacs tout en haut.
• Rotation : Ce qui se trouve sur les rayons à un moment donné ne représente qu'une partie de ce que possède Waterford.
• Stock : Le polyester ivoire de rechange se trouve dans une boîte juste en dessous du polyester ivoire posé sur le support.

Le stock en boîte ne fonctionne que si personne n'a besoin d'ouvrir la boîte pour savoir ce qu'elle contient. Alyse attribue ce mérite à Goodshuffle Pro, car cet outil indique à l'équipe la quantité disponible de chaque article.

La règle de Kari Mustain, responsable des opérations, est d’étiqueter et d’enregistrer chaque article, et un inventaire annuel permet de s’assurer que les chiffres sont exacts. Depuis que l’équipe utilise la fonctionnalité « mises de côté » de Goodshuffle Pro pour retenir les articles qui ne peuvent pas être vendus, elle sait exactement ce qui est réellement disponible à la vente.

Waterford s'occupe également de l'agencement. L'équipe n'arrêtait pas d'oublier les serviettes, jusqu'à ce que celles-ci soient déplacées près de la porte de chargement, là où partent les commandes. Pour d'autres aménagements comme celui-ci, Party! Dallas Rentals utilise étiquettes de couleur et niveaux.

Faites en sorte que chaque bien loué rapporte son loyer

Kari a une question à poser à tout ce qui traîne depuis trop longtemps.

“ Est-ce que ce linge paie son loyer ici, sur cette étagère ? Je ne crois pas. ”

Chaque étagère a un coût, et soit l'article qui s'y trouve est loué suffisamment souvent pour couvrir ce coût, soit il ne l'est pas. Chez Waterford, les articles qui ne sont pas utilisés sont placés tout en haut, à l'écart. L'équipe décide ensuite s'il faut promouvoir cet article ou le retirer de la vente.

L'équipe prend cette décision en se basant sur les données dont elle dispose déjà. Elle examine l'historique et les prévisions de commandes de l'article, ainsi que sa fréquence de location, qu'elle vérifie dans les rapports d'utilisation de Goodshuffle Pro. Notre lettre d'information sur l'audit des stocks présente le même argument du point de vue du propriétaire.

Vendez immédiatement votre parc immobilier locatif désaffecté

Waterford vend ses stocks retirés de la vente via une boutique de revente accessible depuis son site web principal. Lorsque l'on déplace un article vers le haut, celui-ci libère la place sur le premier étagère, mais il continue d'occuper de l'espace ; c'est donc vers la boutique de revente qu'il est ensuite transféré.

Lorsqu'un article n'est plus loué aussi souvent, il est mis en vente dans la boutique de revente dès qu'il est retiré des rayons. L'équipe appelle cela un « cycle de vie complet » : un article est loué jusqu'à ce qu'il ne génère plus de revenus, puis il est vendu. Il est vendu tant qu'il y a encore des personnes qui le veulent ; rien n'est donné ni relégué au fond d'un coin.

Traiter les commandes de dernière minute à partir du stock

Chez Waterford, on considère que toute commande passée dans un délai de deux semaines ou moins est une commande de dernière minute. La première règle de Kayla Wortham, responsable des ventes et du marketing, pour ce type de commandes est de ne pas vendre ce qui est en rupture de stock. Si un client demande à nouveau le modèle à paillettes roses à pois et qu’il n’est pas disponible pour le lendemain, la conversation s’oriente vers un autre article disponible. La seule exception concerne les commandes très importantes qui pourraient en valoir la peine.

“ Si c'est juste ces deux paillettes et que c'est tout ce dont vous avez besoin, vous pouvez soit opter pour un article que nous avons en stock, soit considérer que le modèle $80 n'en vaut pas la peine. ”

Notre Guide des réservations de dernière minute a encore des questions à poser avant de donner son accord.

Ne traiter les commandes en retard qu’une fois qu’elles ont été réglées

Dès qu’une vente de dernière minute arrive à l’entrepôt, l’équipe opérationnelle ne prélève, ne trie par taille ni ne compte aucun article tant que le client n’a pas signé et confirmé la commande. Waterford a créé un modèle dédié aux événements de dernière minute dans Goodshuffle Pro, avec une version pour les fournisseurs partenaires (« friendors ») et une autre pour tous les autres. Le devis indique d’emblée au client :

“ Votre commande ne sera pas préparée tant que vous n'aurez pas signé et payé. ”

Kayla demande alors à l'entrepôt d'attendre la signature. Pour un ami à qui Waterford loue régulièrement des locaux, elle peut demander à l'équipe de commencer les préparatifs. Les commandes tardives sont tout de même traitées. Les trois vérifications de commande de Waterford avant leur expédition.

Rédiger des contrats de location en fonction du nombre d'articles

Waterford établit ses contrats en fonction des articles et des quantités réservés par un client. Deux cents chaises réservées pour un client, ce sont 200 chaises que personne d’autre ne peut louer. Les clients peuvent modifier leur commande aussi souvent qu’ils le souhaitent, mais ils doivent d’abord signer et réserver.

Kayla passe en revue les chiffres dès le début, dans la salle d'exposition. Les clients peuvent réduire le nombre d'invités jusqu'à 30 % par rapport à ce qu'ils ont initialement prévu, et elle les aide à partir sur des bases réalistes. Si 200 personnes sont invitées et que la moitié d'entre elles vivent en Europe, elle leur suggérera de prévoir plutôt 130 invités.

À partir de là, les dates se succèdent dans l'ordre suivant :

• Lors de la réservation : a Acompte de 30 % et un contrat signé garantissent la réservation des articles.
• 17 à 18 jours avant : un message automatisé demande les chiffres définitifs.
• Dans 14 jours : le paiement final est dû, et la commande peut être augmentée par rapport à ce qui est en stock, mais ne peut pas être réduite.

Deux règles pour un entrepôt entièrement loué

Même après avoir ouvert trois entrepôts, Waterford manque toujours de place, et la réponse d’Alyse à “ on n’a pas de place ” reste “ débrouillez-vous ”. Son équipe s’y prend en suivant deux règles : chaque article mérite sa place en rayon, et les commandes en retard sont expédiées depuis le stock dès qu’elles sont payées.

Explorer Goodshuffle Pro

Réservez une démonstration pour voir notre logiciel d'organisation d'événements en action.

Démonstration de livres