Usa la altura, gira el resto

Cuando un almacén de alquiler de artículos para eventos se queda sin espacio, Waterford Event Rentals crea espacio de tres maneras antes de que se retire nada. Se elevan las estanterías, se rotan los artículos de baja rotación y de temporada, y el inventario de reserva se guarda en cajas debajo del inventario colgado correspondiente. Todo lo que aún no se alquila con la frecuencia suficiente pierde su lugar privilegiado en las estanterías y, con el tiempo, se vende.

• Altura: estantes más altos, con cubetas en la parte de arriba.
• Rotación: Lo que hay en los estantes en un momento dado es solo una parte de lo que posee Waterford.
• Existencias: El poliéster color marfil de repuesto está en una caja justo debajo del poliéster color marfil que está en el estante.

El inventario en caja solo funciona si nadie tiene que abrir la caja para saber qué hay dentro. Alyse le da el crédito a Goodshuffle Pro por eso, ya que le muestra al equipo cuántas unidades hay de cada artículo.

La regla de la gerente de operaciones, Kari Mustain, es etiquetar y registrar todo, y un recuento anual de todo el inventario garantiza que las cifras sean correctas. Desde que el equipo comenzó a utilizar las reservas en Goodshuffle Pro para apartar las piezas que no pueden salir, sabe qué es lo que realmente está disponible para la venta.

Waterford también se encarga del diseño. El equipo se olvidaba constantemente de las servilletas, hasta que estas se colocaron junto a la puerta del almacén, por donde salen los pedidos. Para más montajes como este, Party! Dallas Rentals utiliza etiquetas de colores y niveles.

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Haz que cada artículo alquilado pague su renta

Kari tiene una pregunta para cualquier cosa que haya estado parada por mucho tiempo.

“¿Acaso esta ropa de cama está pagando su renta aquí en este estante? No lo creo.”

Cada estante tiene un costo, y el artículo que se encuentra en él o bien se alquila con la frecuencia suficiente para cubrir ese costo, o bien no. En Waterford, los artículos que no se utilizan se colocan en la parte de arriba, para que no estorben. Luego, el equipo decide si promociona ese artículo o lo retira del mercado.

El equipo toma esa decisión basándose en los datos de los que ya cuenta. Analiza los pedidos pasados y futuros del artículo, así como la frecuencia con la que se alquila, información que consulta en los informes de utilización de Goodshuffle Pro. Nuestro boletín informativo sobre auditoría de inventario presenta el mismo argumento desde el punto de vista del propietario.

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Vende de inmediato el inventario de propiedades en alquiler que ya no utilizas

Waterford vende su inventario fuera de servicio a través de una tienda de reventa a la que se accede desde su sitio web principal. Al mover un artículo a la parte superior, se despeja el estante principal, pero el artículo sigue ocupando espacio, y la tienda de reventa es el siguiente destino.

Cuando una prenda deja de alquilarse con frecuencia, se lleva a la tienda de reventa tan pronto como se retira del estante. El equipo llama a esto un «ciclo de vida completo», en el que una prenda se alquila hasta que deja de generar ingresos y luego se vende. Se vende mientras alguien todavía la quiera, y nada se regala ni se guarda en un rincón olvidado.

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Aceptar pedidos de última hora con productos en existencia

Waterford considera que cualquier pedido con un plazo de entrega de dos semanas o menos es de última hora. La primera regla de la gerente de ventas y mercadotecnia, Kayla Wortham, para esos pedidos es que no se venda lo que está agotado. Si un cliente vuelve a pedir las lentejuelas de lunares rosas y no están disponibles para mañana, la conversación se desvía hacia algo que sí lo esté. La única excepción es un pedido enorme que pueda hacer que valga la pena.

“Si se trata solo de estas dos lentejuelas y eso es todo lo que necesitas, puedes optar por algo que tengamos en inventario o, de lo contrario, el $80 no vale la pena.”

Nuestro Guía para reservas de última hora tiene más preguntas que hacerte antes de que digas que sí.

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Procesar los pedidos atrasados solo una vez que se hayan pagado

Una vez que una venta de última hora llega al almacén, el equipo de operaciones no retira, clasifica por talla ni cuenta nada hasta que el cliente haya firmado y confirmado. Waterford creó una plantilla para eventos de última hora en Goodshuffle Pro, con una versión para los proveedores asociados (friendors) y otra para todos los demás. La cotización le indica al cliente desde el principio:

“Tu pedido no se preparará hasta que lo firmes y pagues.”

Entonces Kayla le dice al almacén que espere a que se firme. En el caso de un amigo al que Waterford le alquila todo el tiempo, ella puede decirle al equipo que comience a prepararlo. Los pedidos atrasados se siguen procesando Las tres verificaciones de pedidos de Waterford antes de que se envíen.

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Redactar contratos de alquiler basados en el número de artículos

Waterford redacta sus contratos en función de los artículos y las cantidades que reserva cada cliente. Doscientas sillas reservadas para un cliente son 200 sillas que nadie más puede rentar. Los clientes pueden modificar su pedido tantas veces como quieran, pero primero deben firmar y hacer la reserva.

Kayla analiza los números desde el principio, en la sala de exposiciones. Los clientes pueden reducir el número de invitados hasta en un 30 por ciento respecto a lo que acordaron inicialmente, y ella los ayuda a partir de una cifra realista. Si se invita a 200 personas y la mitad de ellas vive en Europa, ella sugerirá reservar para unas 130.

A partir de ahí, las fechas siguen este orden:

• Al momento de la reserva: a Depósito del 30 por ciento y un contrato firmado que garantice la entrega de los artículos.
• De 17 a 18 días antes: Un mensaje automático solicita los recuentos finales.
• A 14 días: Se debe realizar el pago final, y el pedido puede aumentar con respecto a lo que hay en el estante, pero no puede reducirse.

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Dos reglas para un almacén de alquiler completo

A pesar de contar ya con tres almacenes, Waterford sigue sin tener suficiente espacio, y la respuesta de Alyse ante el “no tenemos espacio” sigue siendo “encuentren la manera”. Su equipo lo logra siguiendo dos reglas: cada artículo se gana su lugar en el estante, y los pedidos atrasados se envían desde el inventario una vez que se pagan.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo hacer más espacio en mi almacén de alquiler para eventos?

Waterford Event Rentals organiza su espacio con estantes más altos y contenedores en la parte superior. Va rotando lentamente los artículos de temporada, y mantiene el inventario de reserva en cajas debajo del inventario colgado correspondiente. Luego evalúa si cada artículo está «pagando su renta» en el estante, y todo lo que no lo hace se traslada a la parte superior y, con el tiempo, se vende.

¿Cómo decido de qué artículos de alquiler para eventos debo deshacerme?

Waterford Event Rentals se pregunta si cada artículo está «pagando su renta» en el estante. El equipo analiza los pedidos pasados y futuros del artículo, así como la frecuencia con la que se alquila. Los artículos que dejan de generar ingresos se trasladan primero a un estante alto. Luego, el equipo decide si los promociona en las ventas o los retira para su tienda de reventa.

¿Qué debo hacer con las unidades de alquiler que ya no se alquilan?

Véndelo mientras aún haya quien lo quiera. Waterford Event Rentals publica los artículos que ya no se alquilan con frecuencia en una tienda de reventa a la que se accede desde su sitio web principal. Lo hace tan pronto como el artículo sale del estante, para que nada se regale ni se guarde en un rincón.

¿Debería mi empresa de alquiler de artículos para eventos aceptar pedidos de última hora?

Waterford Event Rentals los saca de su inventario. Cualquier pedido con una antelación de dos semanas o menos se considera de última hora, y el equipo de ventas no venderá ningún artículo que no esté disponible para esa fecha. Un pedido grande podría valer la pena; dos artículos pequeños, por lo general, no.

¿Cuándo debería mi equipo empezar a preparar un pedido de alquiler de última hora?

Una vez que el cliente firma y paga. La plantilla de cotización de última hora de Waterford Event Rentals se lo informa al cliente desde el principio, y hasta ese momento el almacén no retira, mide ni cuenta nada. La excepción es un proveedor al que Waterford le alquila constantemente, en cuyo caso el equipo de ventas puede indicarle al personal que comience a preparar el material.