La sala de exposición que se convirtió en almacén

Al igual que muchas otras empresas del sector, TGIF Tent & Party Rentals contaba con una sala de exposición y unas oficinas propias antes de la pandemia.

Una vez que el equipo pasó a trabajar a distancia, ese espacio se reutilizó: sillas Chiavari, artículos de temporada, mantelería, cojines... todo lo que no tenía que estar en la planta principal del almacén encontró su lugar en las antiguas oficinas.

Es una disyuntiva a la que se enfrentan muchas empresas. Sigue habiendo clientes que se presentan sin cita previa, sobre todo para bodas y eventos íntimos en los que los clientes quieren ver las opciones de mantelería en persona. Pero el equilibrio ha cambiado: por lo general, es mejor optar por una sala de exposición más pequeña y disponer de más espacio de almacenamiento útil.

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Almacenamiento vertical para techos y paredes laterales de tiendas de campaña

El almacén principal está organizado en función del inventario que más se mueve: las paredes laterales y las cubiertas de las carpas se alinean a lo largo de las paredes, etiquetadas por tipo, con todo —desde Levo hasta las puntas de los postes de las cuerdas— clasificado y fácilmente accesible. Los herrajes se encuentran cerca.

Lo que TGIF Tent & Party Rentals está implementando ahora es un sistema de códigos QR integrado en esa estructura. Cada contenedor de almacenamiento lleva una etiqueta impresa con un código QR. Cuando un miembro del equipo retira un artículo, escanea el código, lo que confirma qué se ha retirado, de dónde procede y que se trata del artículo correcto. Si escanea el contenedor equivocado, el proceso no se completará. Recientemente se ha instalado una nueva impresora de etiquetas específicamente para esta implementación.

Para conocer más a fondo cómo funciona el código de barras en Goodshuffle Pro, Guía paso a paso de esta función eso lo cubre.

El flujo de trabajo de la hoja de preparación se lleva a cabo en los quioscos del almacén y la sala de descanso, o, cada vez más, en los propios teléfonos y tabletas de los miembros del equipo. Nacho, el capataz principal que lleva 18 años en la empresa, dirige el proceso de preparación. Su sistema: preparar el artículo, colocarlo en la zona de carga, cargar el camión y dar por concluido el trabajo.

Si quieres ver cómo otra empresa de montaje de carpas utiliza hojas de verificación para evitar retrasos y garantizar que los equipos cumplan con sus responsabilidades el día de la instalación, el Guía para gestionar un negocio rentable de alquiler de carpas lo explica con detalle.

“Una vez devueltos esos artículos, se inspeccionarán para asegurarse de que no estén dañados y, a continuación, se volverán a añadir al inventario”.”

— Marcus, TGIF Tent & Party Rentals

 

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Tres puntos de escaneo, no uno

Algo que llamó la atención durante la visita: el proceso de preparación de pedidos no se basa en un único escaneo. Hay tres puntos en los que se verifican los artículos:

• La primera es cuando se retira un artículo del estante.
• El segundo momento es cuando se carga en el camión.
• El tercero es cuando vuelve: se registra, se revisa y se devuelve al inventario.

Es precisamente en ese tercer paso donde muchas operaciones fallan, y donde suelen pasar desapercibidos los artículos que faltan o están dañados.

Las etiquetas con código QR de Goodshuffle Pro que se están implementando actualmente están diseñadas para funcionar en las tres etapas. Un artículo que se escanee al retirarlo deberá volver a escanearse al devolverlo para que vuelva a estar disponible. Esto permite mantener la precisión del recuento de inventario en tiempo real, en lugar de hacerlo a posteriori.

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Cómo trabajar en un único muelle de carga

El almacén principal de TGIF Tent & Party Rentals cuenta con un solo muelle de carga. Para una empresa que gestiona varios trabajos a la vez durante la temporada alta, eso supone una verdadera limitación.

Su solución: utilizar el patio. Una carretilla elevadora traslada los artículos que no pueden esperar a acceder al muelle hasta el estacionamiento, donde los camiones pueden entrar marcha atrás y cargarlos desde el exterior. Los contenedores Conex del patio albergan mesas, sillas, utensilios de cocina y otros artículos que no requieren control de temperatura, de modo que el muelle se encarga exclusivamente del pesado equipo para carpas.

No es una solución definitiva, pero funciona. Y nos recuerda que para la mayoría de las limitaciones de los almacenes hay una solución alternativa. Los operadores que las descubren pronto no tienen que esperar a contar con un edificio más grande para llevar a cabo una operación más eficiente.

 

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Implementación de procesos digitales con el equipo

En TGIF Tent & Party Rentals aún se está implementando gradualmente el sistema de escaneo de códigos QR y las hojas de pedido digitales. Actualmente están utilizando tanto el formato en papel como el digital en paralelo, y están impartiendo capacitación individual a cada miembro del equipo antes de proceder a la implementación en grupo. Se trata de un enfoque deliberado, y es el método de capacitación, más que el momento elegido, lo que está impulsando la adopción de estas herramientas.

“Si vas a hacer un cambio deliberado, es mejor hacerlo en la temporada baja. Reúnes a todo el mundo; puedes hacerlo en grupo o individualmente —nosotros hemos estado hablando individualmente con cada uno, como para orientarlos—. Y luego, a finales de este mes, vamos a hacer una reunión con todo el grupo, una vez que todos hayan tenido la oportunidad”.”

— Benjamin Chuchinsky, AAA Party Rental

El formato individual es lo que hace que funcione. Los miembros del equipo que sienten que se les ha explicado el nuevo proceso —y no solo se les ha impuesto— son más propensos a utilizarlo de manera constante. Además, las conversaciones privadas permiten sacar a la luz las preocupaciones reales antes de que se conviertan en quejas colectivas.

Y la responsabilidad que conlleva el escaneo digital tiende a consolidarse por sí sola una vez que el equipo ve que funciona: cuando algo está cargado y marcado, ya no hay más comentarios del tipo “Pensé que ya lo había hecho”.”

 

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Cómo se etiquetan las prendas de cama

Una de las conversaciones más prácticas que surgieron durante la visita guiada: ¿cómo se etiquetan realmente las sábanas para que los miembros de la tripulación puedan coger la correcta rápidamente, en todo momento?

TGIF utiliza un sistema de codificación por colores para su ropa de mesa subcontratada —etiquetas amarillas para las mesas redondas de 108 pulgadas, azules para las de 120— de modo que cualquier persona del personal pueda identificar una pila sin tener que sacar todo de la bolsa. En cuanto a la ropa de mesa propia, que se lava y almacena en las instalaciones, el etiquetado está integrado en la propia prenda.

Una tendencia cada vez más extendida entre los operadores: etiquetas termoadhesivas impresas con el logotipo de la empresa, el tamaño de la ropa de cama y, cada vez más, un código de barras.

Una de las empresas que participó en la visita explicó que sus códigos de barras se imprimen directamente en parches termoadhesivos, que luego se planchan sobre cada mantel. El código de barras contiene el tamaño, el color y las características del artículo, por lo que el personal puede escanearlo directamente en el local en lugar de leer una etiqueta, y el sistema confirma qué artículo están sacando.

La ventaja práctica va más allá de la rapidez. Cuando trabajas en un evento en el que se utiliza el equipo de otra empresa, una mantelería etiquetada con tu logotipo no se queda olvidada por error en su camión. Es un pequeño detalle que evita ese tipo de pérdidas que, a lo largo de una temporada, pueden suponer una suma considerable.

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La fabricación in situ como ventaja competitiva

En sus instalaciones, TGIF Tent & Party Rentals cuenta con algo que la mayoría de las empresas de alquiler para eventos no tienen: un departamento de fabricación completo. Su equipo de fabricación interno se encarga de construir estructuras de almacenamiento a medida, reparar equipos y mantener los vehículos, todo ello de forma interna.

¿Esas estanterías que se ven en las ferias comerciales, que se venden como soluciones de almacenamiento especializadas? Él las fabrica. Estructuras a medida, equipos de carga modificados, reparaciones que de otro modo se encargarían a un taller externo... todo se hace en el propio taller. Es una de esas capacidades que es difícil de cuantificar, pero que se nota en todas partes: en una respuesta más rápida ante equipos dañados, en soluciones de almacenamiento diseñadas específicamente para el inventario de TGIF en lugar de productos estándar, en una flota de vehículos que no acumula mantenimiento atrasado.

La conversación incluso se centró en la impresión 3D: uno de los asistentes señaló que las piezas de repuesto más pequeñas (pasadores, clips, conectores) que actualmente se adquieren a proveedores externos podrían llegar a fabricarse internamente.

No es algo que TGIF esté haciendo todavía, pero es el tipo de enfoque que encaja con el modelo de negocio que están construyendo: internalizar más procesos, reducir la dependencia de los plazos externos y mantener los gastos generales al mínimo.

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Pequeñas decisiones que, con el tiempo, se acumulan

Lo que quedó claro durante la visita es que un almacén bien gestionado no es el resultado de contar con unas instalaciones perfectas, sino de años de pequeñas decisiones que se van sumando. Cómo se etiqueta un contenedor. Si el equipo escanea los productos al recibirlos o se salta ese paso. Si se construyó un entrepiso en lugar de firmar un contrato de alquiler más amplio.

Los operadores que se han dado cuenta de esto no llegaron a esa conclusión de un solo golpe, y siguen haciendo ajustes. La implementación de los códigos de barras en TGIF es un buen ejemplo: no se trata de una transformación radical, sino de una nueva capa que se suma a un proceso que ya funciona.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo controlan las empresas de alquiler para eventos lo que lleva cada camión?

El método más común es la hoja de preparación: una lista específica para cada pedido con todos los artículos que deben enviarse. El personal del almacén retira los artículos según esa lista, los marca como cargados, y el pedido no se considera completado hasta que se haya contabilizado todo. Cada vez más operadores utilizan hojas de preparación digitales en tabletas o teléfonos, y escanean los artículos en el momento de la preparación y nuevamente cuando se cargan en el camión. Algunos añaden un tercer escaneo al momento de la recepción cuando los artículos regresan, lo que mantiene la precisión de los recuentos de inventario y detecta de inmediato cualquier pieza faltante o dañada.

¿Cuál es la mejor manera de etiquetar las carpas y las paredes laterales en un almacén?

La mayoría de los operadores etiquetan tanto el artículo en sí como su ubicación de almacenamiento. En el caso de la ropa de cama, las etiquetas termoadhesivas con el tamaño y el logotipo de la empresa son una opción muy popular: resisten los lavados y facilitan la identificación de los artículos en el piso sin necesidad de sacar todo de las bolsas. Para las cubiertas y paredes laterales de las carpas, las etiquetas transparentes en los contenedores con el artículo y la cantidad almacenada en cada uno permiten que el personal trabaje rápido sin necesidad de contar. Algunos operadores ahora están agregando códigos de barras o códigos QR a esas etiquetas de los contenedores para que los artículos se puedan escanear directamente desde el estante.

¿Cómo se consigue que el personal de almacén adopte las herramientas digitales?

El momento en que se lleva a cabo es más importante de lo que la mayoría de los operadores cree. Implementar un nuevo sistema en plena temporada alta es una receta para generar resistencia. Los operadores que tienen más éxito lo hacen en la temporada baja, utilizan el sistema en papel y el digital en paralelo durante un tiempo y capacitan a las personas de manera individual antes de una implementación grupal. Una vez que los equipos ven que el proceso digital es realmente más fácil —menos conversaciones del tipo “pensé que ya lo había cargado”, más responsabilidad cuando algo sale mal—, la adopción suele seguir.