La salle d'exposition devenue entrepôt

Comme beaucoup d'opérateurs, TGIF Tent & Party Rentals disposait d'une salle d'exposition et d'un bureau avant COVID.

Après le passage de l'équipe au travail à distance, cette surface a été réaffectée : chaises chiavari, articles saisonniers, linge de maison, coussins - tout ce qui n'avait pas besoin de vivre dans l'entrepôt principal a trouvé sa place dans les anciens bureaux.

C'est un compromis que font beaucoup d'entreprises. Les visiteurs se déplacent toujours, en particulier pour les mariages et les événements intimes où les clients veulent voir les options de linge de maison de leurs propres yeux. Mais le calcul a changé : une salle d'exposition plus petite et un espace de stockage plus utilisable constituent généralement le meilleur compromis.

Stockage vertical pour les toits de tentes et les parois latérales

L'entrepôt principal est organisé autour de l'inventaire qui se déplace le plus : les parois latérales et les toits de tente longent les murs, étiquetés par type, avec tout ce qui va du Levo aux toits de poteaux d'encordement triés et accessibles. Le matériel se trouve à proximité.

Ce que TGIF Tent & Party Rentals est en train de mettre en place, c'est un système de code QR superposé à cette structure. Chaque emplacement de stockage reçoit une étiquette imprimée avec un code QR. Lorsqu'un membre de l'équipe retire un article, il scanne le code - confirmant ce qui a été retiré, d'où il vient et qu'il s'agit du bon article. S'il scanne la mauvaise poubelle, celle-ci n'est pas autorisée à sortir. Une nouvelle imprimante d'étiquettes a été récemment installée spécialement pour ce déploiement.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement du Barcoding dans Goodshuffle Pro, Cette fonctionnalité est expliquée en détail le couvre.

Le flux de travail des feuilles de tirage passe par des kiosques dans l'entrepôt et la salle de repos - ou, de plus en plus, sur les téléphones et tablettes des membres de l'équipe. Nacho, le contremaître principal qui travaille dans l'entreprise depuis 18 ans, dirige le processus de retrait. Son système : retirer l'article, le mettre en scène, charger le camion, clôturer le travail.

Si vous souhaitez voir comment un autre opérateur de tentes utilise les feuilles de tirage pour éviter les retours et responsabiliser les équipes le jour de l'installation, consultez le site Web du guide pour gérer une entreprise de location de tentes rentable aborde ce sujet en détail.

“Une fois que ces articles sont retournés, ils sont inspectés pour s'assurer qu'ils ne sont pas endommagés, puis réintroduits dans l'inventaire”.”

- Marcus, TGIF Tent & Party Rentals

Trois points d'analyse, pas un seul

Une chose est ressortie de la visite : le processus d'exécution n'est pas construit autour d'un seul balayage. Les articles sont vérifiés en trois points :

• La première a lieu lorsqu'un article est retiré de l'étagère.
• La seconde est le chargement sur le camion.
• La troisième est celle du retour, c'est-à-dire de l'enregistrement, de l'inspection et de la réintégration dans l'inventaire.

C'est à cette troisième étape que beaucoup d'opérations échouent, et c'est là que les articles manquants ou endommagés ont tendance à passer inaperçus.

Les étiquettes de code QR Goodshuffle Pro actuellement mises en place sont conçues pour fonctionner à ces trois stades. Un article scanné à la sortie devra être scanné à nouveau au retour avant d'être à nouveau disponible. Cela permet de conserver un inventaire précis en temps réel, plutôt qu'après coup.

Travailler autour d'un seul quai de chargement

L'entrepôt principal de TGIF Tent & Party Rentals dispose d'un seul quai de chargement. Pour une entreprise qui gère plusieurs projets à la fois pendant la haute saison, c'est une véritable contrainte.

Leur solution : utiliser la cour. Un chariot élévateur déplace les articles qui ne peuvent attendre l'accès au quai vers le parking, où les camions peuvent reculer et charger depuis l'extérieur. Les caisses Conex dans la cour contiennent les tables, les chaises, les ustensiles de cuisine et d'autres articles qui n'ont pas besoin d'être climatisés, de sorte que le quai lui-même s'occupe du lourd matériel de tente.

Ce n'est pas une solution permanente, mais elle fonctionne. Cela nous rappelle que la plupart des contraintes liées aux entrepôts peuvent être contournées. Les exploitants qui s'en rendent compte rapidement n'ont pas besoin d'attendre un bâtiment plus grand pour gérer leurs opérations de manière plus rigoureuse.

Déployer des processus numériques avec l'équipage

Le système de balayage QR et les fiches de tirage numériques sont encore en cours d'introduction chez TGIF Tent & Party Rentals. L'entreprise utilise actuellement le papier et le numérique en parallèle, en dispensant une formation individuelle à chaque membre de l'équipe avant de procéder à une mise en œuvre collective. L'approche est délibérée - et c'est la méthode de formation, plus que le calendrier, qui favorise l'adoption.

“Si l'on veut procéder à un changement délibéré, il faut le faire pendant la saison creuse. Vous asseyez tout le monde, vous pouvez faire un groupe ou un tête-à-tête - nous avons fait des têtes-à-tête avec chaque gars, pour les former en quelque sorte. Puis, plus tard dans le mois, nous ferons une grande réunion de groupe, une fois que tout le monde aura eu sa chance.”

- Benjamin Chuchinsky, AAA Party Rental

C'est le format individuel qui permet d'obtenir de bons résultats. Les membres de l'équipage qui ont l'impression que la nouvelle procédure leur a été expliquée - et non simplement imposée - sont plus enclins à l'utiliser de manière cohérente. Les conversations privées permettent également de mettre en lumière les préoccupations réelles avant qu'elles ne se transforment en plaintes collectives.

De plus, la responsabilisation qui découle de la numérisation tend à s'imposer d'elle-même une fois que l'équipe l'a vue fonctionner : lorsque quelque chose est chargé et marqué, il n'y a plus de “je pensais l'avoir”.”

L'étiquetage du linge

L'une des questions les plus pratiques soulevées au cours de la visite est la suivante : comment étiqueter le linge de manière à ce que les membres de l'équipe puissent prendre le bon linge rapidement, à chaque fois ?

TGIF utilise un système de codage par couleur pour son linge externalisé - des autocollants jaunes pour les ronds de 108 pouces, bleus pour les ronds de 120 pouces - de sorte que n'importe qui sur le terrain puisse identifier une pile sans avoir à tout déballer. Pour le linge interne, qui est lavé et stocké sur place, l'étiquetage est intégré à l'article lui-même.

Une approche de plus en plus répandue parmi les opérateurs : les étiquettes thermocollantes imprimées avec le logo de l'entreprise, la taille du linge et, de plus en plus, un code-barres.

Une entreprise qui a participé à la visite a expliqué que ses codes-barres étaient imprimés directement sur des patchs thermocollants, qui sont ensuite repassés sur chaque nappe. Le code-barres comporte la taille, la couleur et les attributs de l'article, de sorte que l'équipe peut le scanner sur place plutôt que de lire une étiquette, et le système confirme ce qu'elle retire.

L'avantage pratique va au-delà de la rapidité. Lorsque vous travaillez sur un événement avec le matériel d'une autre entreprise, un linge étiqueté avec votre logo ne reste pas accidentellement dans leur camion. C'est une petite chose qui permet d'éviter le genre de perte qui s'accumule au cours d'une saison.

La fabrication sur site, un avantage concurrentiel

TGIF Tent & Party Rentals dispose de quelque chose que la plupart des entreprises de location de matériel événementiel n'ont pas : un atelier de fabrication complet. Le fabricant sur place s'occupe de la construction d'entrepôts personnalisés, des réparations d'équipement et de l'entretien des véhicules, le tout en interne.

Les rayonnages que vous voyez dans les salons professionnels, vendus comme des solutions de stockage spécialisées ? C'est lui qui les construit. Cadres sur mesure, équipement de chargement modifié, réparations qui seraient autrement confiées à un atelier tiers - tout cela se fait sur place. C'est l'une de ces capacités difficiles à quantifier, mais qui se manifeste partout : délais d'exécution plus courts pour le matériel endommagé, solutions de stockage conçues spécifiquement pour l'inventaire de TGIF plutôt que pour le matériel standard, flotte de véhicules qui n'accumule pas de travaux d'entretien différés.

La conversation a même porté sur l'impression 3D - un participant a souligné que les petites pièces de rechange (broches, clips, connecteurs) qui proviennent actuellement de fournisseurs externes pourraient éventuellement être produites en interne.

Ce n'est pas encore ce que fait TGIF, mais c'est le genre de réflexion qui correspond à l'opération qu'il est en train de mettre en place : apporter plus en interne, réduire la dépendance à l'égard des délais extérieurs, maintenir les frais généraux à un niveau bas.

De petites décisions qui s'accumulent au fil du temps

La visite a clairement montré qu'un entrepôt bien géré n'est pas le résultat d'une installation parfaite, mais le résultat d'années de petites décisions de composition. La façon dont vous étiquetez un bac. Si votre équipe procède à un balayage lors de l'enregistrement ou si elle l'ignore. La construction d'une mezzanine au lieu de signer un bail plus important.

Les opérateurs qui ont compris cela n'y sont pas parvenus d'un seul coup, et ils continuent d'itérer. Le déploiement des codes-barres au TGIF en est un bon exemple : il ne s'agit pas d'une refonte complète, mais d'une nouvelle couche qui vient s'ajouter à un processus qui fonctionne déjà.

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