1. Règles relatives aux réservations de dernière minute pour les équipes de location

Le moyen le plus simple de protéger l'équipe chargée de la location de matériel événementiel en haute saison est de déterminer, avant même qu'une demande ne soit reçue, qui est habilité à valider une réservation de dernière minute. Chez Render, les commandes sur mesure à livrer dans un délai de 30 jours et toutes les locations à livrer dans un délai de sept jours sont soumises à l'accord des personnes chargées de la livraison avant que le service commercial ne donne son feu vert. Ces deux délais fonctionnent comme suit :

• 30 jours, travail sur mesure : Le service commercial s'adresse au chef de projet, qui se tourne à son tour vers l'équipe chargée de la réalisation.
• Sept jours, quelle que soit la location : Le responsable des projets et Justin Weyer, directeur de la logistique et de l'exécution des commandes chez Render, vérifient les camions, le personnel et la charge de travail.

Jessica Petty, responsable de projets chez Render, a contribué à la mise en place de la « règle des 30 jours » après avoir elle-même souffert d’épuisement professionnel. Elle a débuté chez Render dans le domaine du vinyle sur mesure, à une époque où l’on acceptait toutes les commandes de dernière minute. Cela se traduisait par des fichiers graphiques incompatibles avec la machine à vinyle, des clients qui ne répondaient plus et des installations sur site sous une chaleur accablante.

Désormais, lorsqu'un vendeur a une commande sur mesure à livrer dans deux semaines, il en parle d'abord à Jessica avant de donner son accord au client. Elle répond :

“ Ça me semble parfait. Attends un peu. Je vais vérifier ça avec mon équipe. ”

Elle demande ensuite aux personnes chargées de la réalisation si elles sont en mesure de mener à bien le projet dans les délais impartis, et le service commercial obtient ainsi la réponse.

Jessica a été très claire sur ce compromis. L'équipe “ serait ravie de recevoir le chèque et l'argent ”, a-t-elle déclaré, mais elle doit également “ garantir une sécurité totale à ses employés ”.”

Pour anticiper les pics d'activité, son équipe planifie tous les événements des quatre prochains mois dans Goodshuffle Pro. Jessica surveille de près la fonction « Détection des conflits », cet alerte rouge qui s'affiche lorsqu'une réservation dépasse la capacité disponible. Elle en parle à chaque réunion.

Quant à la question « oui ou non » en soi, notre newsletter explique quand dire oui à réservations de dernière minute commence par deux questions à poser.

2. Comment les équipes de location se remplacent mutuellement

La règle des sept jours n'est utile que si l'on peut répondre par l'affirmative à la question “ avons-nous du personnel ? ”. Cela dépend du nombre de personnes disponibles pour chaque poste.

Tyrell Cochran, responsable de l'entrepôt chez Render, a dû gérer ces derniers temps trois ou quatre interventions le même jour. Il s'occupe d'affecter les camions aux différentes missions et de constituer une équipe pour chaque camion.

Justin a rejoint Render dix semaines avant la table ronde, après 19 ans passés dans le secteur. Depuis, il s’efforce de mettre fin au “ savoir tribal ”, ce phénomène où une seule personne sait comment accéder à un lieu et comment s’y prendre une fois sur place. Sa solution consiste à consigner par écrit les itinéraires d’accès à chaque lieu afin que les équipes puissent se remplacer entre elles, et que Render ne soit pas « dépendant d’une personne comme Tyrell pour absolument tout ».”

Pour Justin, la première solution contre le surmenage, c'est de dormir suffisamment. Si ce n'est pas possible, il faut alors disposer d'un effectif suffisant pour que les uns puissent se relayer.

3. Former le personnel chargé de la location de matériel événementiel par étapes

Chez Render, la formation des nouvelles recrues se déroule en quatre étapes, et celles-ci apprennent leur métier tout en continuant à travailler. Lorsque Cameron a embauché Justin, Render ne disposait pas vraiment de programme de formation. L'ancienne méthode consistait à dire : “ Bon, prêt ? C'est parti ! ”, et les nouveaux arrivants se mettaient directement à charger les camions.

Elle a créé la Render Collective University, ou RCU, et l'a organisée à la manière d'une université. Chaque nouvelle recrue doit valider chaque étape avant de passer à la suivante :

1. RCU 101 à 105, consacrés aux marques, à la culture, à la communication et aux logiciels.

2. Les procédures relatives à leur propre poste, y compris l'emplacement des différents éléments.

3. Le travail en lui-même, aux côtés de l'équipe et de Cameron.

4. Ils mènent ce projet de manière autonome, tout en bénéficiant d'un filet de sécurité, et le processus se termine par un suivi au bout de 90 jours.

Une fois les cours fondamentaux terminés, les participants choisissent une spécialité, telle que la location, la décoration florale, l'organisation ou la vente. Cameron a choisi son golden retriever, Rush, comme mascotte de la RCU, car c'est ainsi qu'elle souhaite que l'équipe traite ses clients : avec loyauté, gentillesse et enthousiasme.

Une nouvelle recrue a lu le « RCU 101 » le matin même de la table ronde, puis a participé à la réunion. Le lendemain, elle assisterait aux réunions des services commerciaux et opérationnels.

“ Par ici, la vie ne s'arrête pas pour autant quand quelqu'un est embauché. ”

Cameron Petty, propriétaire de Render Event Decor

Our guide to onboarding a new teammate covers more ways to ease people into the role.

4. Comment les propriétaires de biens locatifs cessent de tout contrôler dans les moindres détails

An attendee asked Cameron how she avoids micromanaging a company this size, and she answered with her org chart.

Cameron manages six to eight people directly. Jessica runs her own team, and Justin manages Tyrell plus the delivery and return crews. Day-to-day checking sits with each manager.

“That’s part of removing myself as the bottleneck,” Cameron said.

When Cameron answered this same question at Party! Dallas, she named herself as her company’s biggest bottleneck. This time she named communication across two warehouses, which she expects to ease now that everyone is under one roof.

5. Testez le matériel de location avant de l'acheter

What to buy is still Cameron’s call, and she doesn’t let her own taste make it. “Just because I like it does not mean that everybody else is gonna like it,” she said.

She once wanted 150 to 200 black dining chairs, a $23,000 purchase. Before buying any, she put them on the website, listed them in Goodshuffle Pro, and ran Instagram story polls. For three to six months, nobody wanted to rent them. (Other owners have tested inventory first, too.)

“And so I saved the company $23,000 and inventory space,” she said, and the room gasped.

She watches what she already owns the same way. She runs reports on when an item last rented, how often it goes out, and when she bought it. She also trusts “how many layers of dust is on it.” Our newsletter on whether your inventory earns its keep has a short inventory audit to run before your next purchase order.

6. Quelles offres d'emploi dans le secteur de la location à refuser

The week before the round table, someone DM’d Render asking for a free event in exchange for marketing. Cameron said no right away. Render had already done influencer weddings, and they did nothing for the business. Render’s clients don’t buy decor or clothes because an influencer did.

“Now you’re just getting a free wedding at my expense,” she said. Her advice is to learn who your client is, where they shop, and what they look at on Instagram before the requests arrive.

Ce que Render décide avant la haute saison

Each of these is a call Render makes before the pressure hits, the same idea behind setting decision rules so you can take time off. Pick the one that would have saved your worst weekend this year and start there.

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