Réservations de dernière minute : quand faut-il dire oui ?

Posez-vous les questions suivantes lorsque vous décidez d'accepter ou non une réservation de dernière minute.

Bonjour à tous,

Bienvenue à Busy Season, votre guide pour les prises de vue, les conseils de pro et les histoires vraies du secteur de l'événementiel.

Cette semaine, je vous parle des réservations de dernière minute. Quand faut-il dire oui ? Et comment garder votre équipe sur la bonne voie dans le chaos d'un événement de dernière minute ? Discutons-en.

Nous avons tous reçu ce redoutable courriel d'un client tard dans la nuit...

Cela nous arrive à tous, et n'est-ce pas toujours le cas pendant la période de l'année ? en particulier des saisons chargées ?

Que vous soyez seul ou que vous ayez une grande équipe, les règles pour naviguer dans les réservations de dernière minute sont généralement les mêmes à mon avis. (J'utilise le mot “équipe” ci-dessous, mais si vous êtes un solopreneur avec des dizaines de casquettes, cela s'applique aussi à vous).

Vous devez répondre à deux questions fondamentales :

1. Mon équipe dispose-t-elle des capacité pour prendre en charge cet événement ?
2. L'événement sera-t-il rentable suffisamment pour justifier les tracas supplémentaires ?

Note : D'après mon expérience, il est très difficile de répondre à ces questions si l'on ne dispose pas d'informations suffisantes. procédures opérationnelles standard (SOP) en place. Si vous ne les maîtrisez pas, commencez par là et revenez à cet e-mail. Il est essentiel d'avoir une idée réaliste de la capacité de votre équipe, car les réservations de dernière minute ont une incidence sur tous les aspects de votre activité, qu'il s'agisse du calendrier d'autres événements ou du paiement d'heures supplémentaires à vos employés.

Si vous avez mis en place de solides procédures opérationnelles standard pour gérer vos activités quotidiennes et que votre réponse aux deux questions ci-dessus est la suivante Oui, Alors, allez-y et assurez-vous que vous facturer des frais d'urgence!

Si c'est Non Si vous n'êtes pas en mesure de répondre à ces deux questions, refusez le poste. En voulant bien faire pour nos clients, nous pouvons nous dépasser et dépasser notre portefeuille au-delà du raisonnable. En agissant de la sorte à plusieurs reprises, vous vous videz de votre esprit et des revenus de votre entreprise. D'après mon expérience, c'est le scénario le plus courant qui mène à l'épuisement professionnel.

La partie la plus délicate est lorsque vous répondez Oui à une question mais Non à l'autre.

Si vous vous trouvez dans l'un des quadrants “Peut-être”, posez-vous la question :

1. Quels sont les avantages pour l'entreprise de participer à cet événement ? Le critère de référence ne doit pas se limiter à l'aide apportée à un client dans le besoin.
2. Ce travail va-t-il construire ou détruire une relation ? Si vous êtes déjà à pleine capacité, les livraisons pour d'autres clients seront certainement affectées.
3. Ce client a-t-il un potentiel de fidélisation (pour compenser la baisse des bénéfices à court terme) ? Si vous répondez non à la question de la rentabilité, mais qu'il s'agit d'un client avec lequel vous pouvez établir une relation d'affaires à long terme, vous pouvez envisager d'accepter le travail. En revanche, s'il s'agit d'un contrat ponctuel qui n'offre pas d'autres opportunités, je serais moins enclin à accepter ce travail supplémentaire.
4. Une partie de ce travail peut-elle être externalisée (pour pallier la faible capacité de l'équipe) ? L'une des choses que je préfère dans le secteur de l'événementiel, c'est notre capacité à nous entraider. Si vous ne pouvez pas prendre en charge ce client, avez-vous quelqu'un dans votre réseau qui pourrait le faire ?

Que dit le vieil adage ? “Une mauvaise planification de votre part ne constitue pas une urgence de la mienne”. Souvenez-vous-en avant d'entreprendre plus que ce que votre entreprise peut supporter.

N'oubliez pas non plus que la façon dont vous dites non doit correspondre à votre style de communication habituel. Il vous faudra sans doute un peu d'entraînement si vos clients n'ont pas l'habitude d'entendre ‘non’ de votre part.

J'aime beaucoup ces 9 conseils de Hubspot sur un cadre spécifique à utiliser pour communiquer le ‘non’. Bien entendu, vous pouvez l'adapter à votre propre style et sauter les étapes qui n'ont pas de sens pour votre clientèle, mais il s'agit en général d'un bon point de départ.

Nous sommes toujours là pour vous aider à vous entraîner à dire ‘non’, si vous le souhaitez !

A mardi prochain,

Mallory Mullen

Le remue-ménage