Alors que l'année 2022 bat son plein, il semble que certaines tendances de 2021 restent d'actualité, y compris celles qui causent des maux de tête. Tout le monde déteste les locations de dernière minute, les embauches sur place et les livraisons et ramassages en dehors des heures de bureau, mais tous les professionnels de la location événementielle devront, ou ont déjà dû, faire face à ces changements. Bien qu'il ne soit jamais facile d'y faire face, trouver le prix idéal pour de tels changements permet de reprendre le contrôle d'un moment mouvementé. Nous nous sommes entretenus avec Lonielle Cousar de Oui ! Décoration d'événements et autres, Paul Hines de Événements de fabrication, et Luna Tolunay de Planificateurs amusants pour apprendre comment ces professionnels de l'événementiel gèrent les problèmes de délais et comment ils choisissent la meilleure tarification pour leur entreprise. Découvrez les types de changements de dernière minute auxquels les professionnels de l'événementiel sont confrontés quotidiennement et comment ils reprennent le contrôle de leurs commandes et de leur entreprise !

1. Location de dernière minute

2. Recrutement sur place

3. Livraisons et enlèvements en dehors des heures ouvrables

4. Se préparer à la réussite

Location de dernière minute

Les locations de dernière minute ont commencé à se répandre dans le secteur de la location de matériel événementiel en raison de la pandémie de COVID-19. Les gens craignent que s'ils planifient des événements des mois à l'avance, une autre vague se produise et qu'ils doivent annuler leur événement, ce qui entraînerait des frais d'annulation, des cauchemars logistiques et des souvenirs perdus. Luna décrit ces événements comme des “exercices d'incendie ininterrompus”. Pour éviter les annulations, les gens planifient leur événement à une date incroyablement proche, mais ce faisant, les sociétés de location de matériel événementiel sont obligées d'annuler leur événement. doivent font des heures supplémentaires pour s'assurer que les événements de leurs clients sont parfaits.

Pour les locations de dernière minute, les tarifs varient en fonction des besoins et des tâches supplémentaires à effectuer. Lonielle a commencé à facturer des frais d'urgence supplémentaires à partir de $75 pour les contrats signés deux semaines avant la date de l'événement. Bien qu'elle puisse réaliser ces commandes urgentes avec l'aide de sa famille, d'autres doivent faire appel à des personnes supplémentaires pour les aider.

Lorsque les entreprises doivent emballer et livrer rapidement des commandes pour de grands événements, les locations de dernière minute peuvent être encore plus gourmandes en ressources. L'entreprise de Luna reçoit des commandes pour de nombreux grands événements, et elle a indiqué qu'elle facturait également des frais d'urgence si un contrat n'était pas signé 7 à 14 jours avant l'événement. Luna ajoute également que si les frais d'urgence constituent un bon tampon supplémentaire pour inciter les gens à signer des contrats et à planifier des événements plus tôt, “les gens attendent parce que nous sommes devenus intelligents et n'autorisons plus les annulations d'événements une fois qu'un contrat est signé, alors maintenant les gens ne signent plus de contrats”.”

Bien que cela puisse sembler effrayant, il faut trouver un équilibre. Un tarif d'urgence encouragera les gens à signer avec vous plus tôt, mais vous aurez inévitablement des gens qui réserveront quand même à la dernière minute. Les frais d'urgence vous dédommagent, vous et vos employés, pour le temps et les efforts qu'il vous faut consacrer aux événements de dernière minute.

Recrutement sur place

Lorsque les commandes arrivent à la dernière minute, il est généralement nécessaire de faire appel à des personnes supplémentaires pour couvrir le travail que les travailleurs à temps plein ne peuvent pas effectuer. Tous les professionnels de l'événementiel veulent savoir qu'ils disposent des meilleurs travailleurs, loyaux et conscients de ce qu'on attend d'eux. Bien que cet objectif soit excellent, lorsque les commandes arrivent à la dernière minute et que des travailleurs supplémentaires sont nécessaires, l'embauche rapide est la seule solution.

Il est également important de noter que les travailleurs à temps plein qui se consacrent à votre entreprise peuvent facilement être épuisés par la logistique de dernière minute, ce qui est une autre raison de faire appel à de nouveaux visages temporaires. Lorsqu'il s'agit de trouver du personnel à court terme, les professionnels de l'événementiel disposent d'une multitude de moyens pour trouver de bons travailleurs.

Quel type d'aide recherchez-vous ?

• Fortes et prêtes pour le travail physique : Police et pompiers
• Rapide et prêt dans les plus brefs délais : Instawork
• Expérience dans le domaine de la restauration : Qwick, hôtels et centres de villégiature
• Horaire de travail flexible : Travailleurs de l'industrie du théâtre

Paul explique qu'il n'a besoin d'embaucher sur place que lorsqu'il reçoit une commande en dehors des heures de bureau ou le week-end, ce qui met son équipe à rude épreuve. Pour les commandes passées en dehors des heures d'ouverture, Paul facture $50 pour une livraison le jour même et ne choisit de surfacturer que s'il est à court de personnel en raison de la nécessité d'une embauche temporaire. Paul essaie généralement d'éviter ces frais et dit qu'il “dit généralement non aux gens, ou rend le coût si élevé que les clients viennent chercher [la commande] eux-mêmes”. Tout cela dépend de la disponibilité de notre équipe et des embauches temporaires.”

Livraisons et enlèvements en dehors des heures ouvrables

En plus de devoir déjà jongler avec les problèmes mentionnés précédemment, les professionnels de la location de matériel événementiel sont également confrontés à des problèmes tels que les livraisons et les enlèvements en dehors des heures normales de travail. Les commandes qui demandent une livraison après les heures normales d'ouverture ou les demandes d'enlèvement après les heures normales d'ouverture provoquent l'usure des équipes de livraison. Cette usure peut amener les bonnes recrues à s'épuiser et à démissionner, ou à commettre davantage d'erreurs en raison de l'épuisement et du fait d'être débordé. Lonielle atténue ces demandes tardives en facturant des frais après les heures normales de travail, mais elle fait remarquer que certains professionnels de la location de matériel événementiel facturent une journée entière de travail.

Certains professionnels du secteur de l'événementiel facturent un montant forfaitaire pour les livraisons ou les enlèvements en dehors des heures de bureau, avec des prix différents selon qu'il s'agit d'un samedi ou d'un dimanche. Les tarifs peuvent également être ajustés en fonction de la distance qui sépare le client de l'entrepôt pour les livraisons. Cela permet de compenser le temps de déplacement des membres de l'équipe et de mieux rémunérer l'équipe de livraison.

Se préparer à la réussite

Lorsque les changements se produisent si rapidement et en dehors des heures de bureau, s'assurer que chaque pièce de l'inventaire est correctement cataloguée, que chaque commande est confirmée et que chaque livraison est programmée à temps peut sembler une tâche décourageante. Avec un logiciel de gestion des stocks comme Goodshuffle Pro, il est facile de reprendre le contrôle des demandes des clients qui se bousculent.

Lonielle utilise Goodshuffle Pro pour suivre ce dont elle a besoin pour chaque événement, ce qui est extrêmement utile lorsqu'une commande urgente arrive et nécessite un délai rapide. Lonielle aime étiqueter chaque événement pour lequel elle crée une commande afin de pouvoir visualiser les différents événements auxquels son entreprise participe. Luna utilise Goodshuffle Pro pour détailler les articles qu'elle prévoit de suivre à l'avenir, et peut suivre les rentrées d'argent que ces articles génèrent grâce aux frais d'urgence.

Goodshuffle Pro permet également à plusieurs membres d'une équipe de voir les commandes et les détails qu'elles contiennent, tels que les articles qui doivent être emballés, les commandes qui sont prêtes à être livrées, les commandes qui seront expédiées le jour même, et bien d'autres choses encore. L'utilisation de Goodshuffle Pro à son plein potentiel sera la pièce finale pour donner un contrôle total sur les commandes de dernière minute, et s'assurer que votre équipe est sur la même longueur d'onde.

Reprendre le contrôle du chaos que représentent les commandes de dernière minute, les locations sur place et les livraisons et ramassages en dehors des heures de bureau varie d'une entreprise à l'autre, mais il existe une solution parfaite pour votre entreprise événementielle. Il n'est jamais facile de créer une stratégie de tarification, mais la préparation de l'avenir et la mise en place d'une excellente stratégie de tarification sont des éléments essentiels pour la réussite de votre entreprise. Stratégie de tarification des locations d'événements est la clé du renforcement de votre entreprise ! La réponse finale ne sera pas facile à trouver, mais avec quelques essais et erreurs, vous et votre équipe pourrez finalement dormir sur vos deux oreilles en sachant que vous êtes parfaitement préparés à des changements rapides.