Tirer parti de l'espace au-dessus de votre tête

Toutes les allées et toutes les étagères sont pleines, et une grande partie du stockage est aménagée à la verticale. L’exemple le plus frappant est celui d’un ensemble de palmiers suspendus au plafond. Plutôt que de leur consacrer de l’espace sur les étagères, l’équipe a mis au point un système dans lequel les socles coulissent vers l’intérieur et vers l’extérieur, ce qui a permis de faire disparaître complètement de l’espace au sol un article saisonnier encombrant.

Un espace dédié à toutes les nouveautés

Les articles neufs ou modifiés ne sont pas directement placés en rayon. Ils sont d'abord acheminés vers une zone de transit, accompagnés d'une fiche d'étiquetage. Le responsable des stocks valide la réception de l'article. La photographe le prend en photo. Elle coche la case indiquant que les images ont été mises en ligne, replace l'étiquette sur l'article, ce qui signale à l'équipe que celui-ci peut être mis en rayon.

C'est le tag qui assure la coordination. Trois personnes interviennent sur l'élément à des moments différents, et aucune d'entre elles n'a besoin de vérifier si l'étape précédente a bien été effectuée.

La pièce qui n'était autrefois qu'un tas de bacs

La salle des articles textiles est la préférée de Curlin, alors qu’elle était autrefois la pire pièce du bâtiment. Avec ses étagères profondes, on ne pouvait pas y entrer sans se cogner contre quelque chose, et les coussins étaient rangés dans des bacs empilés les uns sur les autres. Pour en trouver un, il fallait retirer trois bacs, fouiller dedans, puis les remettre en place. Ça finissait immanquablement par un véritable bazar.

La solution a consisté à se rendre chez IKEA et à acheter un système d'étagères où tout est visible et à portée de main. Les tapis ont connu le même sort. Auparavant, ils étaient empilés à la verticale dans un coin, entassés si profondément que tout ce qui se trouvait au-delà des cinq premiers était invisible. Désormais, ils sont posés à plat sur des étagères spécialement conçues à cet effet.

“ Et maintenant, nous avons ça, et nous savons exactement ce que nous avons et en quelle quantité. ”

— Liz Curlin, Party! Dallas Rentals

Prototypage avant la semaine de…

L'équipe fabrique et modifie le matériel en interne, et les prototypes sont réalisés bien avant l'événement. L'objectif déclaré est de se rendre compte plusieurs mois à l'avance qu'un élément ne fonctionnera pas, plutôt que de s'en apercevoir quelques jours avant.

Il est intéressant de suivre le parcours d’une commande sur mesure. Le service commercial apporte l’idée et le tissu demandé. Margarita, la spécialiste des tissus d’ameublement, évalue si ce tissu est réellement adapté au résultat souhaité par le client. Si la pièce doit être fabriquée à partir de zéro, Ricardo, le chef menuisier, détermine ce qui est réalisable. L’avis est ensuite transmis au service commercial, puis au client, qui a le dernier mot.

Les questions de conception vont de pair avec celles liées à la logistique : comment charger l'œuvre achevée dans un camion, et si elle peut passer par les couloirs étroits qui relient le quai de chargement à la salle de bal.

Pourquoi Drape fonctionne de manière indépendante

Drape occupe ce que Curlin a qualifié de « tout petit coin » de l'entrepôt et effectue des livraisons tous les week-ends. L'activité est désormais gérée sous le nom de « Vertical 360 » via un compte Goodshuffle Pro distinct, car son processus de vente, ses délais et son équipe d'installation diffèrent de ceux du secteur de l'ameublement. (Pour en savoir plus sur la manière dont d'autres opérateurs envisagent l'espace d'entrepôt et les gammes de services, consultez cet article Tour d'horizon des stratégies de gestion des entrepôts mises en œuvre par les loueurs de tentes (aborde des compromis similaires.)

Les systèmes physiques sont adaptés. Les panneaux sont enroulés à l'aide d'une machine à enrouler les tissus, ce qui réduit les plis et optimise l'espace de stockage. Chaque rouleau contient cinq panneaux ; il suffit donc de compter plutôt que de dérouler : cinq rouleaux correspondent à vingt-cinq panneaux. Les panneaux enroulés s’empilent haut, et les rouleaux préparés à l’avance sont placés sur une étagère dédiée afin que le travail de la semaine puisse être réalisé en avance sur le planning.

Les commandes sont imprimées avec une étiquette de couleur. Un mariage est en jaune, le suivant en orange, et la couleur correspond au camion en cours de chargement. Les quantités plus importantes sont transportées dans des gondoles, qui peuvent contenir bien plus de rideaux enroulés que si on les transportait à la main.

Des dommages qui ne disparaissent pas

Il n'y a pas encore de rayon dédié aux réparations, mais l'aménagement d'un tel espace est notre prochain projet. En attendant, tout article endommagé, taché ou suscitant une interrogation se voit apposer un autocollant orange au moment de son encaissement, puis est replacé à son emplacement habituel dans les rayons, l'autocollant tourné vers l'extérieur. L'article est repéré soit par un client qui passe devant, soit lors du tri effectué deux semaines avant le prochain événement, où il fait l'objet d'un deuxième contrôle.

Il s'agit d'une solution provisoire, et Curlin l'a présentée comme telle. À plus long terme, il est prévu de diviser le bâtiment en deux zones distinctes : une pour le montage et une pour le démontage. Les camions qui reviennent déchargeront ainsi à proximité des ateliers de menuiserie et de réparation, tandis que ceux qui partent pour les événements chargeront depuis le quai opposé.

Quatre catégories, quatre kits différents

Le système qui a le plus suscité de réactions au sein du groupe est une échelle de difficulté à code couleur mise en place pour l’ensemble des interventions. Les missions sont classées de 1 à 4. Une mission de catégorie 1 ne nécessite aucune intervention particulière : il suffit de lire les consignes, d’entrer et de ressortir. Une mission de catégorie quatre est le genre de mission qui nécessite une réunion préparatoire, s'étale sur plusieurs jours, mobilise plusieurs camions, implique des déplacements hors de l'État, des caisses, des palettes et tout ce qui va avec.

La classification est associée à la commande sous la forme d'un code couleur, ce qui permet au responsable de se rendre compte de la complexité de la commande avant même d'en lire le moindre détail. L'avantage concret réside dans le dimensionnement du kit. Il serait absurde de déployer une boîte à outils complète pour une commande de pizza destinée à cinq personnes, et ce système de classification le met clairement en évidence.

Le reste de l'étage

Quelques petits systèmes étaient visibles un peu partout. Pour les retraits en entrepôt, on utilise un formulaire succinct indiquant le nom du client, la commande et une signature. Les caisses de nettoyage sont munies d’une fiche recto-verso qui est retournée sur « non prêt » à leur retour d’un événement, puis à nouveau sur « prêt » une fois réapprovisionnées.

Pour les montages de grande envergure, un bureau de production est mis en place, équipé d’une trousse de premiers secours et d’une glacière remplie de glace, toutes deux destinées à faire face aux coups de chaleur et aux blessures plutôt qu’à offrir un confort, ainsi que de chaises pour la même raison. Le cahier des charges de l’événement à venir est affiché sur ce bureau la semaine du montage afin que l’équipe puisse s’y familiariser pendant les opérations d’installation.

Chaque membre de l'équipe dispose d'une boîte à outils personnelle dont il est responsable, ce qui fait qu'un outil manquant devient le problème spécifique de quelqu'un. De plus, une grande cage de rangement contient tout ce que l’équipe a déjà dû aller chercher dans une quincaillerie en cours de construction : du ruban adhésif, des produits d’entretien, des rallonges électriques, des ponchos, des couteaux, un souffleur à feuilles, une station de recharge et une deuxième trousse de premiers secours.

Pourquoi ça marche ?

Ici, presque rien n'est cher. Un autocollant, une cravate colorée, une carte plastifiée, une étagère qui permet de voir ce que l'on possède. Cela nous rappelle que les systèmes n'ont pas besoin d'être coûteux pour fonctionner. Ils doivent simplement apporter une réponse à des problèmes spécifiques auxquels votre équipe a été confrontée une fois et qu'elle a décidé de ne plus rencontrer. Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez notre Conseils de stockage pour les professionnels de l'événementiel et le des systèmes de gestion d'entrepôt accessibles à tous La newsletter aborde les mêmes sujets que d'autres publications.

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