Pourquoi les vases de location disparaissent-ils ?

La plupart des vases de location qui disparaissent n’ont jamais été volés au sens propre du terme. Ils s’en vont parce que les invités pensent que ces centres de table sont des cadeaux à emporter, ou bien ils sont emportés lors du démontage de la salle et se retrouvent dans la mauvaise boîte, à la poubelle ou dans le coffre d’une voiture.

L'idée selon laquelle “ les centres de table sont à prendre ” est profondément ancrée. Les forums consacrés à l'étiquette du mariage regorgent de couples posant la même question : « Comment empêcher les invités d'emporter les compositions florales ? », ce qui montre bien que ce réflexe est très répandu et qu'un simple panneau posé sur la table ne suffira pas à y remédier.

Le « démontage » est l’autre grosse source de pertes. À la fin de la soirée, les fleurs sont retirées, les vases sont empilés avec la verrerie du lieu, et les vôtres ne retrouvent pas le chemin de votre glacière. Il n’y a aucune malveillance là-dedans. C’est ce qui arrive quand personne n’a décidé à l’avance à qui incombe la tâche de ramener votre matériel chez vous.

La perte de navires est un problème d'inventaire

Voici ce qui coûte plus cher que les vases eux-mêmes : lorsque des vases disparaissent sans que vous vous en rendiez compte, vous ne savez pas vraiment ce que vous possédez. C'est un problème de gestion des stocks pour les fleuristes, et cela se manifeste chaque fois que vous établissez un devis pour un prochain événement en vous basant sur des estimations.

Vos articles de décoration — compotiers, urnes, coupes sur pied, arcs, bougeoirs — constituent un stock de location qui doit vous être restitué pour pouvoir être loué à nouveau. Si vous les suivez de mémoire ou à l’aide d’un tableur qui accuse une semaine de retard, vous ne vous rendrez compte qu’un rayon est vide qu’au moment de charger le camion pour le prochain mariage. Ces récipients ne représentent qu’une partie de votre stock qui quitte physiquement vos locaux ; la solution consiste à les traiter comme les actifs qu’ils sont.

Préciser les conditions de location dans le contrat

La meilleure protection qui soit est d'une simplicité enfantine : notez quels articles sont loués, leur coût de remplacement respectif et la date à laquelle ils doivent être restitués, puis faites signer le document par le client. Un vase qui disparaît alors qu'un contrat a été signé constitue un poste facturable, et non une perte.

Considérez ces objets comme des articles de location, et non comme des marchandises vendues. Fixez une valeur de remplacement par article ainsi qu'un délai de restitution, et faites porter la responsabilité au contrat signé plutôt qu'à la personne qui aurait pris une compotière à la fin de la soirée. En général, il s'agit du couple pour lequel vous travaillez. Si c’est un organisateur qui vous a fait appel, considérez-le comme votre partenaire le jour J, et non comme la personne que vous devrez courir après en cas de vase manquant. C’est également le moment de régler la question de ce qu’il faut garder et de ce qu’il faut rendre. Indiquez dès le début au couple que les invités peuvent emporter les fleurs mais que les vases doivent être rendus, proposez l’option “ prenez les fleurs, laissez le vase ”, et demandez à l’organisateur de transmettre cette information le jour J. Si vous n’êtes pas sûr de ce qui doit figurer dans le contrat, les clauses qu'il convient d'inclure dans tout contrat de location constituent un bon point de départ.

Protégez votre marge grâce à un dépôt

L'argent influence les comportements. Un dépôt de garantie remboursable ou une assurance contre les dommages et les pertes permet de couvrir la disparition d'une urne avant même que la première fleur ne soit déposée, ce qui vous évite d'avoir à courir après quelqu'un après coup.

Une solution consiste à demander une caution d'un montant suffisant pour couvrir approximativement la valeur des articles expédiés — remboursez-le une fois que tout aura été retourné, et conservez la partie correspondant à ce qui n'a pas été retourné.

L'autre est une clause d'exonération de responsabilité en cas de dommages et de pertes: une petite clause qui couvre les bris et les pertes sans qu'il soit nécessaire de gérer une caution. Il est toutefois important de le préciser clairement dans vos conditions générales : une clause de renonciation de ce type couvre généralement les bris mineurs et les petites pertes, et non l'ensemble de la vaisselle d'une table qui n'a jamais été restituée. Déterminez dès le départ ce que couvre la clause de renonciation et à partir de quel moment le dépôt de garantie entre en jeu, puis consignez ces deux éléments par écrit afin que personne ne soit laissé dans le flou en cas de disparition d’un objet. Dans tous les cas, le client connaît le montant dès le départ, ce qui évite toute dispute lors du règlement final. C’est la norme pour toute personne louant du matériel durable.

Suivre chaque article loué à son arrivée et à son départ

C’est là que réside véritablement la gestion des stocks d’un fleuriste : étiqueter ses récipients, les compter lors du chargement dans le camion, puis les réenregistrer à leur retour. Ainsi, dès qu'il manque quelque chose, vous savez de quoi il s'agit et quelle est sa valeur. Des étiquettes discrètes sur le dessous, une liste détaillée par événement, un comptage à la sortie et un comptage à l'arrivée : voilà tout le système.

Lorsque votre parc immobilier de location se trouve à logiciel conçu pour les fleuristes spécialisés dans l'événementiel Tout comme dans Goodshuffle Pro, chaque article est associé à son événement. Vous pouvez ainsi suivre d'un seul coup d'œil l'inventaire de votre événement, voir ce qui est encore disponible avant qu'il ne soit réservé pour le prochain mariage, et regrouper le contrat, l'acompte et la valeur de remplacement dans une même fiche.

C'est comme ça qu'on assure deux week-ends d'affilée. Une compote qui n'est pas encore rentrée ne devrait pas être prise en compte dans le devis suivant.

Tout cela ne transforme pas pour autant votre magasin en forteresse. Il s'agit simplement de savoir ce que vous possédez, de consigner vos conditions par écrit et de vous doter d'un moyen clair de prouver ce qui a été vendu. Si vous maîtrisez ces trois points, une compote manquante deviendra un article que vous pourrez récupérer, plutôt qu'un trou dans la commande du week-end prochain.

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