De nombreuses entreprises du secteur de l'événementiel - en particulier les nouvelles - pensent qu'elles peuvent “s'en sortir” sans clause de renonciation aux dommages pour leurs articles, ou en se contentant d'une clause générique trouvée en ligne. Si vous faites partie de l'un ou l'autre de ces groupes, faites une faveur à votre entreprise et arrêtez ! Comme tous vos contrats, Les renonciations aux dommages-intérêts peuvent être juridiquement contraignantes, et un contrat mal rédigé peut vous conduire devant les tribunaux et vous coûter cher en frais de justice. frais de justice.

Vous pensez peut-être qu'investir dans l'aide d'un avocat pour vos contrats est une dépense inutile, mais vous ne pouvez pas vous tromper. Il s'agit d'un investissement dans l'avenir de votre entreprise. Si vous avez un mauvais client qui cause des dommages d'une valeur de plusieurs milliers de dollars à vos articles de location et que vous n'avez pas de contrat irréprochable, vous pouvez faire appel à un avocat, vous pourrait être la personne financièrement responsable, et non pas eux. Si vous ne l'avez pas encore fait, prenez les contrats de votre entreprise au sérieux et trouvez un bon avocat pour les rédiger.

Votre avocat aura une bonne idée de ce qu'ils doivent inclure, mais vous devrez tout de même leur exposer vos politiques et revoir vos contrats avec vos employés et vos clients, afin que tout le monde comprenne ce qui est signé.

La meilleure pratique consiste à s'assurer que ces renonciations ne sont pas remboursables. Dans le cas contraire, vous vous retrouverez à ajouter une étape supplémentaire pour saisir un dépôt de garantie, puis à devoir rembourser chaque projet. Non seulement cela prend du temps, mais cela affecte également vos capacités de reporting. Simplifiez votre processus grâce aux cautions non remboursables. Il est toutefois préférable de consulter votre avocat pour vérifier ce qui est autorisé par la législation locale afin de vous assurer que vous êtes en conformité.

Les renonciations aux dommages précisent les dommages dont vos clients sont responsables et ceux dont ils ne sont pas responsables. Souvent, l'usure due à une utilisation normale n'est pas de la responsabilité du client, mais le vol, la négligence et le vandalisme sont considérés comme relevant de la responsabilité du client. Les renonciations aux dommages ne sont pas la même chose qu'une assurance, et les clients peuvent souhaiter souscrire une assurance pour couvrir leur événement, en particulier s'ils louent des articles de grande valeur.

Quels sont donc vos besoins en matière d'assurance dommages ?

Soyez clairs

Votre clause de renonciation aux dommages doit être claire et compréhensible pour vos clients. et votre équipe. Ne craignez pas de paraître sévère et ne contournez pas les responsabilités de votre client. Vos contrats ne doivent laisser aucune place au débat ou aux questions.

Soyez précis

Veillez à ce qu'il soit clair ce que les dommages dont le client est responsable, et quand le client est ou n'est pas responsable des dommages. Par exemple, est-il responsable dès que les articles quittent votre entrepôt ou après que votre équipe les a déposés ? Est-il responsable des bosses et des rayures ? À partir de quel moment une “bosse” est-elle considérée comme un dommage ?

Communiquer à outrance

Cela peut sembler exagéré, mais passez le contrat en revue verbalement avec votre client - souvent, les gens ne lisent pas les contrats. Quand avez-vous lu pour la dernière fois les conditions générales d'utilisation d'une mise à jour de votre téléphone ? C'est ce que je pensais ! Ne pensez jamais que, parce que vous avez envoyé des documents à vos clients et qu'ils ont signé un document attestant qu'ils les ont lus, ils les ont réellement lus.

Si votre client a des questions concernant vos contrats, c'est bon signe. Mais s'il devient combatif ou étrangement sur la défensive lorsqu'il examine l'un de vos contrats, c'est un énorme signal d'alarme et vous devriez reconsidérer l'idée d'accepter ce client.

Assurez-vous également qu'ils comprennent que leur carte de crédit peut être débitée en cas de détérioration de l'article. Goodshuffle Pro a conclu un partenariat avec Stripe pour le traitement des paiements, Stripe dispose d'un coffre-fort ultra-sécurisé pour stocker les informations relatives aux cartes de crédit. Cela permet non seulement de protéger leurs données, mais aussi de vous assurer que vous serez payé si un client jette votre inventaire à la poubelle.

Prochaines étapes : prendre des photos

Pour mieux vous protéger, vous et votre client, prenez des photos de votre inventaire lorsqu'il devient la responsabilité de votre client. Si votre police stipule qu'il en est responsable lorsqu'il quitte votre propriété, prenez des photos juste avant qu'il ne parte. Si votre client est responsable au moment du dépôt, demandez à votre équipe de prendre des photos au moment du déchargement. Vous saurez ainsi qui est responsable des dommages. Les membres de votre équipe peuvent ensuite télécharger les photos qu'ils ont prises directement dans l'espace Projet de l'événement dans Goodshuffle Pro. Ainsi, tous les dommages sont documentés et attribués immédiatement à l'événement concerné.

Prochaines étapes : informer le client

Si des dommages sont découverts après l'événement, il est important que vous en informiez le client et que vous l'informiez que sa carte sera facturée pour les dommages. Communiquez par écrit à votre client toutes les conversations relatives aux dommages, de sorte que si un problème survient et que votre client dépose un litige concernant sa carte de crédit ou que vous vous retrouvez devant le tribunal des petites créances, vous aurez toutes les preuves à portée de main. Goodshuffle Pro facilite le suivi de tous vos courriels, messages et contrats signés directement dans le logiciel, de sorte qu'ils sont toujours là si vous en avez besoin, de même que les contrats signés et les photos avant et après de vos articles.

Toutes ces mesures sont conçues pour préparer votre entreprise au pire - même si nous espérons que le pire n'arrivera jamais. Créer une procédure d'exploitation claire (procédure opérationnelle standard) pour votre équipe sur comment traiter les dommages causés par les objets, afin qu'ils sachent exactement ce qu'ils doivent faire. Les procédures opérationnelles standard sont là pour aider votre équipe à résoudre les problèmes et à relever les défis, tout en gardant à l'esprit votre marque, vos politiques et vos procédures. Cela contribuera grandement à protéger votre entreprise et à garantir que vos clients continuent à bénéficier d'un service de premier ordre.