De nombreux propriétaires d'entreprises de location de matériel événementiel sont fiers de leurs tactiques de vente ou de négociation. Cependant, un grand nombre d'entre eux se mettent en danger lorsqu'ils n'établissent pas les documents nécessaires. Il y a une différence entre les “devis” ou les “propositions” et les contrats d'événement proprement dits. Il est absolument essentiel d'obtenir un contrat d'événement entièrement signé avant de promettre votre temps précieux et votre inventaire. Il est également très facile d'en obtenir un !

Tout d'abord...

Qu'est-ce qu'un contrat d'événement ?

Un contrat, ou “Conditions générales”, est une légalement applicable ensemble de promesses. Il s'agit d'un droit créé entre les parties. Il se forme lorsqu'il y a une offre (l'entreprise de location de salles de fêtes dit que nous pouvons louer des chaises Chiavari pour $X), une acceptation (le client dit oui, je veux ces chaises pour $X) et un échange négocié (en principe, de l'argent en échange de biens ou de services). Les parties doivent avoir un consentement mutuel (intention de créer une relation juridique).

Un contrat est également l'endroit où vous énoncez toutes vos conditions. Il peut s'agir de lignes directrices telles que les conditions d'annulation, les conditions d'endommagement et les conditions de paiement. Lorsque quelqu'un accepte de louer des chaises chez vous, il ne s'agit pas seulement d'un accord sur le prix des chaises. Il doit y avoir des accords sur ce qui se passe si les chaises reviennent avec un jour de retard, si elles sont cassées ou si elles ne reviennent pas du tout ! Gardez à l'esprit que certaines personnes n'ont peut-être jamais loué de chaises auparavant et que le “bon sens” ne tiendra pas devant un tribunal !

Il vous appartient de faire examiner vos conditions générales par un avocat spécialisé dans le droit des contrats et/ou dans le secteur de la location d'espaces événementiels avant d'envoyer tout document à vos clients.

Qu'est-ce qu'une proposition d'événement ?

Votre proposition (ou devis) est une offre envoyée à un client. Goodshuffle Pro vous permet de combiner la proposition, le contrat et la facture, afin de vous assurer que votre client sait qu'il doit accepter vos conditions pour obtenir le prix proposé. L'envoi de ces formulaires Goodshuffle Pro's Le format numérique a permis de signer 50% des contrats en moins de 4 heures, et 70% en moins de 24 heures. Une fois le contrat signé, 50% des clients reçoivent leur premier paiement dans les 5 minutes.

Bien entendu, vous voudrez probablement vous assurer qu'il ne s'agit pas simplement d'un employé malhonnête qui fait des promesses sans avoir les compétences, les connaissances et l'autorisation nécessaires pour le faire. Indiquez clairement dans le manuel de l'employé qui peut conclure des contrats. Tout le monde n'est pas doué pour la vente et ne comprend pas les nuances des propositions ! Cependant, l'avantage d'élaborer un devis sans avoir à réinventer les termes et conditions, c'est que vous pouvez faire élaborer les propositions sans jamais avoir besoin de toucher au langage juridique.

Lorsque le client accepte, signe et paie, votre entreprise de location de matériel événementiel est liée à ce client. Cela signifie qu'il faut aller jusqu'au bout, faute de quoi vous risquez d'être en infraction.

Pourquoi les contrats d'événement sont-ils si importants ?

Les contacts sont cruciaux dans les entreprises de location d'événements où la responsabilité est extrêmement élevée, où le risque d'incident est important et où ils définissent les paramètres de la relation. Plus votre entreprise de location de matériel événementiel sera franche sur les conditions de service, meilleure sera la relation. Voici un petit échantillon des clauses que votre entreprise de location de matériel événementiel pourrait envisager d'inclure dans votre contrat :

• Inventaire endommagé. Que se passe-t-il lorsqu'un client les dommages causés aux locations? À quel moment est-il responsable (dans le camion, sur le site) ? Avez-vous fixé un montant, ou est-ce au cas par cas ?
• Impossibilité. Certains événements peuvent survenir, comme des catastrophes naturelles ou des actes de terrorisme (force majeure). Votre entreprise de location de matériel de fête doit disposer d'une solution de secours si les événements échappent à votre contrôle.
• Autorisation de carte de crédit Langue. Vous devez noter que vous avez le droit de facturer les dommages énumérés, afin de vous assurer que vous ne subissez pas de rétrofacturation.

Pourquoi ai-je besoin d'une signature ?

Maintenant que vous avez judicieusement énoncé les conditions exactes de vos biens et services, vous souhaitez obtenir la signature de votre client sur le contrat. Selon la FindLaw, La signature est le moyen le plus courant d'indiquer que l'on a lu et accepté un contrat.“

Heureusement, la loi ESIGN est une loi fédérale adoptée en 2000. Elle accorde une reconnaissance juridique aux signatures et enregistrements électroniques si toutes les parties à un contrat choisissent d'utiliser des documents électroniques et de les signer électroniquement. Il est donc aussi facile de recueillir ces signatures juridiquement contraignantes que de taper son nom sur son smartphone !

Obtenir des signatures révisées

Chaque fois que vous adaptez une proposition, vous créez essentiellement de nouveaux termes avec le client. C'est la raison pour laquelle Goodshuffle Pro Les experts de la Commission européenne vont faire passer un projet au rouge lorsque vous avez modifié un contrat d'événement déjà signé. Ils vous rappelleront que vous devriez vraiment obtenir une nouvelle signature pour vous protéger d'une situation où le client pourrait prétendre qu'il n'a pas accepté de payer pour certains articles ou services. Les contrats d'événements sont un jeu d'enfant avec le bon logiciel de location d'événements !