Muchos propietarios de empresas de alquiler para eventos se enorgullecen de sus tácticas de venta o negociación. Sin embargo, ¡muchísimos de ellos se ponen en un peligro real cuando no cuentan con la documentación adecuada! Hay una diferencia entre los “presupuestos” o “propuestas” y los contratos de eventos propiamente dichos. Es absolutamente esencial conseguir un contrato de evento debidamente firmado antes de comprometer tu valioso tiempo y tu inventario. ¡Además, es increíblemente fácil conseguirlo!

En primer lugar…

¿Qué es un contrato de evento?

Un contrato, o “Términos y condiciones”, es un jurídicamente exigible conjunto de promesas. Se trata de una relación jurídica establecida entre las partes. Se configura cuando existe una oferta (la empresa de alquiler dice: «Podemos alquilar sillas Chiavari por $X»), una aceptación (el cliente dice: «Sí, quiero esas sillas por $X») y un intercambio pactado (básicamente, dinero a cambio de bienes o servicios). Las partes deben manifestar su consentimiento mutuo (intención de crear una relación jurídica).

Un contrato es también el documento en el que se establecen todas las condiciones. Esto puede incluir normas como las políticas de cancelación, las políticas en caso de daños y las políticas de pago. Cuando alguien acepta alquilarte las sillas, no se trata solo de un acuerdo sobre el precio. ¡Debe haber cláusulas que regulen qué pasa si las sillas se devuelven un día tarde, se devuelven rotas o no se devuelven nunca! Ten en cuenta que algunas personas quizá nunca hayan alquilado antes, ¡y que el “sentido común” no se sostiene ante un tribunal!

Es recomendable que un abogado especializado en derecho contractual o en el sector del alquiler de material para eventos revise tus términos y condiciones antes de enviar cualquier documento a los clientes.

¿Qué es una propuesta de evento?

Tu propuesta (o cotización) es una oferta que se envía a un cliente. Goodshuffle Pro te permite combinar la propuesta, el contrato y la factura, para que puedas asegurarte de que tu cliente comprenda que debe aceptar tus condiciones para obtener el precio propuesto. El envío de estos formularios en Ventajas de Goodshuffle Pro El formato digital ha permitido que 50% de contratos se firmen en un plazo de 4 horas, y 70% en un plazo de 24 horas. Una vez firmado el contrato, 50% de clientes reciben su primer pago en un plazo de 5 minutos.

Por supuesto, seguramente querrás asegurarte de que no se trate simplemente de un empleado deshonesto que haga promesas sin contar realmente con la capacidad, los conocimientos y la autorización para hacerlo. Indica claramente en el manual del empleado quién está autorizado a celebrar contratos. ¡No todo el mundo se le da bien las ventas, ni entiende los matices de las propuestas! Sin embargo, lo bueno de elaborar un presupuesto sin tener que reinventar los términos y condiciones es que puedes crear las propuestas sin necesidad de tocar el lenguaje jurídico.

Cuando el cliente acepta, firma y paga, tu empresa de alquiler para eventos queda vinculada a ese cliente. Esto implica que debes cumplir con lo acordado; de lo contrario, podrías estar incumpliendo el contrato.

¿Por qué son tan importantes los contratos para eventos?

Los contratos son fundamentales en un negocio de alquiler para eventos, donde la responsabilidad es muy elevada, existe un alto riesgo de que algo salga mal y estos definen los términos de la relación. Cuanto más claro sea tu negocio de alquiler para eventos en cuanto a las condiciones del servicio, mejor será la relación. A continuación, te ofrecemos una pequeña selección de cláusulas que tu negocio de alquiler para fiestas podría incluir en tu contrato:

• Mercancía dañada. ¿Qué sucede cuando un cliente daña los alquileres¿En qué momento es responsable (en el camión, en el lugar de trabajo)? ¿Hay una cantidad establecida o se decide caso por caso?
• Imposibilidad. Pueden ocurrir situaciones como desastres naturales o actos de terrorismo (fuerza mayor). Tu negocio de alquiler de artículos para fiestas debe contar con un plan de contingencia en caso de que surjan situaciones que escapen a tu control.
• Texto de autorización de la tarjeta de crédito. Debe tener en cuenta que tiene derecho a cobrar por los daños indicados, para asegurarse de no incurrir en ninguna devolución de cargo.

¿Por qué necesito una firma?

Ahora que ha detallado con precisión las condiciones exactas de sus productos y servicios, querrá que su cliente firme el contrato. Según FindLaw, “la firma es la forma más habitual de indicar que has leído y aceptado un contrato”.”

Por suerte, la Ley ESIGN es una ley federal aprobada en el año 2000. Otorga reconocimiento legal a las firmas y los registros electrónicos si todas las partes de un contrato deciden utilizar documentos electrónicos y firmarlos electrónicamente. ¡Esto hace que obtener estas firmas legalmente vinculantes sea tan fácil como escribir tu nombre en tu teléfono inteligente!

Obtener firmas revisadas

Cada vez que modificas una propuesta, en esencia estás acordando nuevas condiciones con el cliente. Por eso Goodshuffle Pro marcará un proyecto en rojo cuando hayas modificado un contrato de evento ya firmado. Te recordará que, como práctica comercial, deberías obtener una nueva firma para protegerte de una situación en la que el cliente pueda alegar que no aceptó pagar por determinados artículos o servicios. ¡Los contratos de eventos son pan comido con el software adecuado para el alquiler de equipos para eventos!