Ropa de mesa para alquiler en eventos, etiquetada por pasillo

Waterford Event Rentals organiza su almacén de alquiler de mantelería de tal manera que un repartidor nuevo pueda encontrar la pieza correcta sin tener que preguntar. Los colores corporativos son los que más se prestan para la entrega. Se colocan en el lugar donde sea más fácil tomarlos.

• Estante inferior: Colores de la casa como negro poli, blanco y marfil.
• Pasillos: Una tela por pasillo, como el terciopelo o el satén mate.
• Pedido: Las tallas van de la más pequeña a la más grande.
• Etiquetas: Uno encima de cada sección, indicando lo que hay ahí.

Todos los manteles que están en el estante vienen en bolsas y atados, y cualquier cambio, por leve que sea, en el lote de tinte está marcado. Al otro lado del pasillo, la pared de servilletas está ordenada por gama de colores. Los platillos de madera y los manteles individuales con flecos esperan en cajas de leche, empaquetados en bolsas con la misma cantidad cada vez para que sean fáciles de sacar.

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Una bolsa grapada es una forma confiable de contar artículos de alquiler

Waterford ya no lava su propia ropa de cama. La lavandería representa un gasto enorme. El equipo compara todo lo que la lavandería externa devuelve con lo que cobra.

Una vez que se confirma el recuento, se anota en la bolsa con un marcador permanente y se cierra con grapas. Cualquiera que prepare un pedido puede confiar en el número que aparece en una bolsa grapada. Una bolsa abierta significa que el recuento aún no se ha confirmado. Sin esa marca, cada preparación de pedido comienza con un recuento, y solo la persona que contó por última vez sabe en qué bolsas puede confiar.

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La ropa de cama de alquiler se revisa con buena iluminación

Waterford saca la ropa de cama de los estantes y la coloca en un estante tipo Z; luego la lleva a la luz y revisa cada pieza. Nunca se envía un blanco perlado junto con un blanco azulado. Las servilletas se revisan una por una en la mesa de servilletas, incluso cuando ya se ha confirmado el conteo.

Todo esto se planea en una reunión los lunes por la mañana, en la que el equipo revisa cada pedido que se enviará esa semana y todos los detalles de cada uno.

Cuando los lotes de tinte no coinciden, la gerente de ventas y mercadotecnia, Kayla Wortham, le pregunta al cliente si alguna de esas manteles se va a usar en la hora del cóctel. Luego, el equipo las separa en el pedido para que las manteles blancas que no coinciden no terminen una al lado de la otra.

Las tres verificaciones de pedidos de Waterford abordar lo que sucede después de la recogida, desde el cheque del gerente hasta el camión.

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Estantes Z de alquiler etiquetados por día y ruta

Los pedidos listos se trasladan a la zona de salida, donde una pequeña pizarra en cada estante Z indica el día de entrega y quién está a cargo de la ruta. El equipo admite que había días en que los estantes Z terminaban esparcidos por todo el edificio, lo que retrasaba la carga.

Las servilletas se organizan por día de ruta, en áreas marcadas con los días de la semana. Cada bolsa lleva una etiqueta adhesiva con el nombre del pedido, la cantidad y el tipo de servilleta.

Waterford también incluye bolsas para la ropa sucia en cada pedido, lo que facilita la recogida.

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Llega al departamento de envíos un contrato de alquiler firmado

En Waterford, un contrato firmado aparece en la pantalla de la coordinadora antes de que alguien diga una palabra. La gerente de operaciones, Kari Mustain, también es la coordinadora, y en su segunda pantalla se muestra todo el día la sección de Coordinación en Goodshuffle Pro. Cuando aparece algo nuevo ahí, Kari sabe que acaban de firmar un contrato. Si es uno importante, ya está en la oficina de Kayla antes de que Kayla haya terminado de procesarlo.

“Cuando haya 500 sillas, voy a correr a su oficina.”

Antes se necesitaba una factura impresa y unas cuantas llamadas telefónicas para enviar un pedido al almacén, y ese retraso le quitaba tiempo al equipo.

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El registro de entrada en el alquiler determina qué se puede sacar

Waterford registra cada artículo al recibirlo, y todo lo que presente algún problema se coloca en un área separada para que el departamento de ventas no lo incluya en las cotizaciones. Gracie Evans, coordinadora del almacén de alquiler, calificó el registro de entrada como, posiblemente, el paso más importante de todos.

“Somos una empresa de alquiler, queremos que nos devuelvan nuestras cosas”.”

Eso significa todas las sábanas y cojines, y las 500 sillas cuando se enviaron las 500. Las reservas en Goodshuffle Pro retiran un artículo de la disponibilidad hasta que se resuelva el problema, y el equipo las utiliza para todo tipo de inconvenientes. Kayla puede ver cuándo algo está reservado y lo omite de sus cotizaciones.

Cuando Kari factura a un cliente, puede ver en el evento de Goodshuffle Pro si todo está completo o si falta algo, sin tener que ir navegando por todo el pedido. Nuestra guía para gestión de daños en alquileres sigue a partir de ahí.

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Un tablero Star para los equipos de los almacenes de alquiler

Waterford se dio cuenta de que ofrecía muchos incentivos para el equipo de ventas, pero muy pocos divertidos para el personal del almacén, los conductores y el equipo de eventos. Se colocó un tablero de premios con estrellas en una esquina del almacén.

• ¿Quién los otorga?: Cualquier miembro del equipo puede hacer una mención, y cada una de ellas se representa con una pegatina en el tablero.
• Premios: Con cinco menciones especiales puedes elegir un premio de la canasta de premios; además, hay nuevos premios al llegar a 10 y a 15.

Los reconocimientos se leen en una reunión de personal que se celebra el tercer lunes de cada mes. De otra forma, es difícil reunir al personal de eventos y de reparto. La reunión es obligatoria y así se indica en sus cartas de oferta de empleo. En ella se analiza lo que salió mal, lo que hay que celebrar y se nombra al empleado del mes.

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Empieza con la grapadora

Si vas a copiar algo de Waterford, que sea la bolsa grapada. Solo te costará una grapadora y un marcador, y cada recuento después del primero se convertirá en un vistazo rápido.

Nuestro resumen de la mesa redonda de Waterford abarca el resto de la visita, incluyendo cómo decide el equipo qué productos merecen un lugar en los estantes.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo debo organizar la ropa de cama en mi almacén de alquiler?

Waterford Event Rentals coloca sus colores más utilizados, como el negro poliéster, el blanco y el marfil, en el estante de abajo. Cada pasillo contiene un solo tipo de tela, ordenada de menor a mayor tamaño, y una etiqueta sobre cada sección indica qué hay allí. Las servilletas se encuentran en una pared, clasificadas por gama de colores.

¿Cómo me aseguro de que mi empresa de lavandería no me esté cobrando de más por la ropa de cama?

Cuenta lo que regresa. Waterford Event Rentals compara la cantidad de ropa de mesa devuelta por su lavandería subcontratada con lo que esta cobra. Una vez que se confirma el conteo, el equipo lo anota en la bolsa con un marcador permanente y la cierra con grapas. Una bolsa abierta significa que el conteo aún no se ha confirmado.

¿Cómo evito que en un mismo pedido se envíen lotes de tinte que no coincidan?

Revísalas con buena luz al sacarlas. Waterford Event Rentals saca las manteles a la luz y revisa cada una de ellas, y también revisa las servilletas. Cuando los lotes de tinte no coinciden, el departamento de ventas le pregunta al cliente qué se va a usar para la hora del cóctel. El equipo mantiene esas piezas separadas en el pedido.

¿Qué debe hacer mi equipo cuando se devuelven los artículos rentados después de un evento?

Registra cada artículo y luego clasifica los problemas. Waterford Event Rentals cuenta cada juego de mantelería, cada silla, cada cojín y cada juego de cubiertos. Todo lo que esté dañado, sucio, retenido en una sala de exposición o perdido se coloca en una sección de artículos apartados en Goodshuffle Pro, donde el equipo de ventas puede ver que ya no está disponible.