Cómo Waterford revisa cada pedido tres veces antes de enviarlo

Si la misma persona retira el pedido y lo revisa, significa que tú no lo revisaste.

Hola a todos,

Hace un par de semanas, un grupo de profesionales de la organización de eventos de Virginia visitó con nosotros Waterford Event Rentals en Chesapeake. Alyse Conyers, la dueña, fundó la empresa en su cochera dedicándose a la confección de fundas para sillas. Hoy en día dirige un equipo completo y cuenta con una línea de mantelería a la medida distribuida en tres almacenes, por lo que ha aprendido un par de cosas sobre cómo operar en empresas de cualquier tamaño.

Un punto vulnerable desde el primer día: la entrega. Se olvida una carretilla o se toman dos lotes de blanco en lugar de marfil. Errores sencillos que se pueden evitar por completo con los procedimientos operativos estándar (SOP) adecuados y herramientas de rendición de cuentas (como las hojas de entrega digitales de Goodshuffle Pro). Recorre el almacén con Alyse y su equipo aquí:

Estos son sus consejos para ampliar las operaciones de almacén:

Tres pares de ojos revisan cada pedido. La primera persona lo retira y pone sus iniciales en las notas de entrega. Un gerente vuelve a contar todo para compararlo con el pedido antes de que se suba al camión. Luego, el conductor lo revisa artículo por artículo una vez que está cargado, y ahí es cuando se da cuenta de que falta la carretilla que nadie tomó. Como las iniciales ya están ahí, un pedido corto se convierte en una consulta de dos minutos en lugar de una búsqueda del tesoro.

Alguien tiene las respuestas de ese día. Un compañero de equipo supervisa todas las rutas y atiende las llamadas del tipo “¿dónde está mi pedido?”, así que los repartidores obtienen una respuesta en segundos en lugar de tener que buscar a quien esté disponible. ¿Trabajas por tu cuenta? Deja que el software se encargue. Cuando el repartidor puede enviar un mensaje de texto diciendo «ya voy», el cliente deja de llamar para preguntar y tú no eres quien tiene que estar persiguiendo el pedido en medio de la entrega. De cualquier manera, así es como tú proteger la ruta ya lo habías planeado.

El pedido debería dar la impresión de que alguien se preocupó por él. Cada bolsa se ata bien y se le coloca una etiqueta con la fecha de entrega y el nombre del pedido; si alguna bolsa está rasgada, se reemplaza antes de que el pedido salga. Luego le ponen un moño, porque Alyse quiere que los clientes, al abrir una bolsa de Waterford, sientan que recibieron un regalo. El código QR de la etiqueta guía al cliente a través del proceso de devolución de todos los artículos y le ofrece la posibilidad de dar una propina al equipo.

Entonces, ¿quiénes son tus segundos y terceros pares de ojos? Si la respuesta sincera es «nadie», no tiene por qué ser alguien contratado. Una hoja de control digital puede servir para dar cuenta de cada pedido, ya sea que dirijas un equipo de diez personas o que solo seas tú y una camioneta de carga.

Nos vemos el próximo lunes,

Mallory Mullen

Goodshuffle