Todo el mundo idealiza los aspectos divertidos de dirigir un negocio de alquiler de material para eventos, pero ¿has pensado en una de las partes más difíciles: lidiar con los daños en el inventario de alquiler? Estas sugerencias te ayudarán a suavizar el golpe cuando tu negocio se enfrente a este contratiempo.

Empecemos:

Espera lo mejor; prepárate para lo peor

Los daños al inventario de alquiler son inevitables, incluso si eres un profesional. Tu empresa de alquiler de artículos para fiestas necesita minimizar las pérdidas y los daños atribuibles a la negligencia de los clientes. Existen formas de proteger tus activos, entre ellas:

• Términos del contrato
• Informar a los clientes sobre su política de daños
• Hacer fotos

En primer lugar, el contrato debe incluir una cláusula sobre daños y perjuicios que favorezca a la empresa de alquiler de material para eventos, con un título en negrita.

Algunas empresas de alquiler responsabilizan al cliente por los daños que se produzcan desde el momento en que la mercancía se carga en el camión hasta que regresa al almacén. Otras atribuyen la responsabilidad cuando la mercancía ya no se encuentra bajo la custodia de la empresa de alquiler.

Sea cual sea la medida que tomes, asegúrate de que no haya lugar para interpretaciones en caso de que el cliente destruya tu inventario. Goodshuffle Pro te permite redactar el texto de tus contratos en línea y habilitar la firma electrónica, lo que confiere validez jurídica al acuerdo. Se recomienda encarecidamente consultar con un asesor legal en lo que respecta a la redacción de los contratos.

Además, aunque tus contratos incluyan cláusulas escritas al respecto, es recomendable explicar verbalmente tu política al cliente antes de que contrate tus servicios. Nunca es seguro dar por sentado que la gente lee el contrato. Lo mejor es comunicar desde el principio los aspectos menos agradables y los riesgos conocidos. Esto también les anima a cuidar tu inventario. Además, si empiezan a comportarse de forma extraña o hostil cuando se lo comunicas, ¡eso te permite descartar a esos clientes problemáticos!

En caso de que un cliente dañe tu mercancía, las pruebas son fundamentales. En lugar de encontrarte desprevenido cuando ocurra un accidente, anticípate a lo que pueda suceder. Anima a los miembros del equipo a que tomen fotos del inventario de alquiler en el momento de la entrega o antes de la carga, si es posible, y de nuevo cuando se recoja el artículo dañado. Guarda estas fotos en la pestaña “Archivos” del proyecto para asegurarte de que siempre dispones de este registro en caso de que el cliente presente alguna objeción.

Tengo daños en el inventario, ¿y ahora qué?

Hay dos cosas que hay que tener en cuenta:

• Comunicación centralizada
• Cobro de gastos por daños

Deberás informar al cliente sobre el alcance de los daños y la solución más adecuada. Mantén todas las conversaciones en el hilo de mensajes del proyecto; así, tus comunicaciones estarán perfectamente organizadas y serán fácilmente accesibles. Esto es sumamente importante en caso de que el cliente se ponga a la defensiva y rechace el cargo. El contrato firmado y vinculante, las pruebas fotográficas y todas tus comunicaciones escritas con el cliente estarán centralizadas y a la mano.

A continuación, evalúe el costo de los daños. Algunas empresas de alquiler ya indican en sus contratos los costos de reemplazo, por ejemplo: tres o cinco veces el precio del alquiler. Los artículos exclusivos tienen un costo mayor de reparación o reemplazo.

Tenga siempre en cuenta el tiempo y el esfuerzo que dedican sus empleados a localizar y reponer el inventario. Le conviene dejar claro por escrito que, al firmar el contrato, el cliente autoriza el cargo en la tarjeta de crédito que tiene registrada en caso de que se produzcan daños. Con esta potente función en Goodshuffle Pro software, ya no es necesario perseguir a nadie; enviar facturas y esperar a que paguen; reembolsar depósitos de garantía; ni cobrar más si el depósito es insuficiente. Las tarjetas de crédito se guardan de forma segura, por lo que tu negocio cumple con la normativa.

Si no está listo a tiempo para su próximo evento, deja a un lado tu orgullo y llama al cliente que lo había reservado. Cuando esto ocurra, hay varias opciones. Una podría ser ofrecer un descuento; sin embargo, un enfoque aún mejor es tener siempre preparada una alternativa. ¿Cómo? Con un software como Goodshuffle Pro Puedes recomendar fácilmente productos alternativos como forma de compensar a un cliente que, de otro modo, se sentiría decepcionado. La salvedad: si el producto alternativo también se percibe como una mejora, puede resultar beneficioso para ambas partes.