Aprovecha el espacio que tienes por encima de la cabeza

Todos los pasillos y estantes están llenos, y gran parte del almacenamiento se aprovecha en vertical. El ejemplo más claro es un conjunto de palmeras que cuelgan del techo. En lugar de asignarles espacio en los estantes, el equipo construyó un sistema en el que las bases se deslizan hacia adentro y hacia afuera, lo que permitió sacar por completo de la superficie ocupada un artículo de temporada que ocupaba mucho espacio.

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Un espacio de preparación para cualquier novedad

El inventario nuevo y modificado no va directamente a un estante. Se lleva a un área de preparación con una hoja de etiquetado adjunta. El encargado de inventario confirma que se recibió el artículo. La fotógrafa lo toma en foto. Ella marca que las imágenes ya se subieron, vuelve a colocar la etiqueta en el artículo, y esa es la señal para que el equipo lo coloque en los estantes.

La etiqueta se encarga de la coordinación. Tres personas tocan el objeto en momentos distintos, y ninguna de ellas tiene que preguntar si se ha realizado el paso anterior.

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La habitación que antes era un montón de tinas

El cuarto de los artículos textiles es el favorito de Curlin, y solía ser el peor cuarto del edificio. Las estanterías eran tan profundas que no se podía entrar sin chocar con algo, y las almohadas estaban guardadas en cubetas apiladas unas encima de otras. Para encontrar una, había que sacar tres cubetas, hurgar y volver a apilarlas. Inevitablemente, todo terminaba en un desorden.

La solución fue ir a IKEA y comprar un sistema de estantes en el que todo queda a la vista y al alcance de la mano. Las alfombras recibieron el mismo trato. Antes estaban apiladas en una esquina, tan apretadas que no se veía nada más allá de las primeras cinco. Ahora están colocadas en horizontal en estantes diseñados especialmente para ellas.

“Y ahora tenemos esto, y ahora sabemos exactamente qué es lo que tenemos y cuánto tenemos de ello”.”

— Liz Curlin, Party! Dallas Rentals

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Creación de prototipos antes de la semana de

El equipo fabrica y modifica el inventario internamente, y los prototipos se elaboran con bastante anticipación al evento. La razón que se da es que es mejor descubrir con meses de anticipación que algo no va a funcionar, en lugar de enterarse unos días antes.

Vale la pena destacar el proceso que sigue una solicitud personalizada. El departamento de ventas aporta la idea y el material solicitado. Margarita, la especialista en telas, evalúa si esa tela es realmente adecuada para el resultado que busca el cliente. Si la pieza debe fabricarse desde cero, Ricardo, el jefe de carpintería, decide qué es factible. Luego, la opinión se remite al departamento de ventas y, de ahí, al cliente, quien tiene la última palabra.

Las cuestiones de diseño van de la mano con las logísticas: cómo se carga la pieza terminada en un camión y si cabe por los estrechos pasillos que hay entre el muelle de carga y el salón de baile.

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Por qué Drape opera por cuenta propia

Drape ocupa lo que Curlin llamó el rincón más pequeño del almacén y realiza entregas todos los fines de semana. Ahora opera como Vertical 360 en una cuenta separada de Goodshuffle Pro, ya que su proceso de ventas, sus plazos y su equipo de instalación difieren de los de los muebles. (Para más información sobre cómo otros operadores ven el espacio de almacén y las líneas de servicio, esto Resumen de estrategias de almacenamiento de empresas de alquiler de carpas (aborda compensaciones similares.)

Los sistemas físicos coinciden. Los paneles se enrollan en una máquina enrolladora de tela, lo que evita que se arruguen y permite un almacenamiento más compacto. Cada rollo contiene cinco paneles, así que basta con contar en lugar de desenrollarlos: cinco rollos equivalen a veinticinco paneles. Los paneles enrollados se apilan en pilas altas, y los rollos preparados con anticipación se colocan en un estante específico para que el trabajo de la semana pueda adelantarse al cronograma.

Los pedidos se imprimen con una etiqueta de color. Una boda es amarilla, la siguiente es naranja, y el color coincide con el del camión que se está cargando. Las cantidades más grandes se transportan en góndolas, que tienen capacidad para mucho más telón enrollado que si se llevara a mano.

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Daños que no desaparecen

Aún no hay un pasillo específico para reparaciones, aunque habilitar uno es el próximo proyecto. Hasta entonces, cualquier artículo que presente daños, manchas o generen dudas recibe una etiqueta naranja en el momento de su registro y se devuelve a su lugar habitual en el estante con la etiqueta visible hacia afuera. Así, llama la atención ya sea cuando alguien pasa por ahí o durante el repaso que se realiza dos semanas antes del próximo evento, donde recibe una segunda revisión.

Es una solución provisional, y Curlin la presentó como tal. El plan a largo plazo consiste en dividir el edificio en un área de montaje y un área de desmontaje, de modo que los camiones que regresan descarguen cerca de los talleres de carpintería y reparación, y los que se dirigen a eventos carguen desde el muelle opuesto.

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Cuatro categorías, cuatro kits diferentes

El sistema que más llamó la atención del grupo es una escala de dificultad codificada por colores que se está implementando en todos los eventos. Los trabajos se clasifican del uno al cuatro. Un trabajo de categoría uno no requiere intervención alguna: lee la orden, entra y sal. Una de categoría cuatro es del tipo que requiere una reunión, que abarca varios días, varios camiones, viajes fuera del estado, cajas, paletas y todo lo que eso implica.

La clasificación se adjunta al pedido como una etiqueta de color, de modo que el encargado pueda ver el nivel de complejidad antes de leer siquiera una de las partidas del pedido. La ventaja práctica radica en determinar el tamaño del kit. Sacar todo el equipo de producción para un pedido de pizza para cinco personas es absurdo, y la clasificación lo deja claro.

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El resto del piso

Se podían ver algunos sistemas más pequeños por todas partes. Para las recogidas en el almacén se usa un formulario breve con el nombre del cliente, el pedido y una firma. Las cajas de limpieza llevan una tarjeta de dos caras que se cambia a «no lista» cuando regresa de un evento y vuelve a «lista» una vez reabastecida.

Los eventos más grandes cuentan con un mostrador de producción donde se guardan el botiquín de primeros auxilios y una hielera con hielo, ambos destinados a atender casos de agotamiento por calor y lesiones más que por comodidad, además de sillas por la misma razón. La propuesta para el próximo evento se cuelga en ese mostrador durante la semana del montaje para que el equipo pueda familiarizarse con ella mientras realiza el montaje.

Cada miembro del equipo tiene una caja de herramientas propia de la que es responsable, lo que hace que la falta de una herramienta sea un problema específico de alguien. Además, una gran jaula de producción contiene uno de cada artículo que el equipo haya llevado alguna vez a una ferretería durante la construcción: cintas adhesivas, productos de limpieza, cables de extensión, ponchos, cuchillos, un soplador de hojas, una estación de carga y un segundo botiquín de primeros auxilios.

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¿Qué es lo que hace que funcione?

Aquí casi nada es caro. Una etiqueta adhesiva, una corbata de color, una tarjeta plastificada, un estante que te permite ver lo que tienes. Esto nos recuerda que los sistemas no tienen por qué ser caros para funcionar. Solo tienen que resolver problemas específicos con los que tu equipo se topa una vez y decide no volver a enfrentarse. Para más información sobre este tema, nuestro Consejos sobre almacenes para profesionales de eventos y el sistemas de almacén que cualquiera puede manejar El boletín aborda los mismos temas que en otras operaciones.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo debería organizar un almacén de alquiler de artículos para eventos para agilizar la entrega de los artículos?

Guarda los artículos de manera que puedas verlos y alcanzarlos todos. ¡Qué fiesta! Dallas Rentals reconstruyó los estantes profundos que ocultaban alfombras y cojines detrás de las primeras unidades, trasladó los artículos altos al espacio del techo y enrolló los paneles de cortinas en cantidades fijas para que el conteo sea visual. La idea es eliminar el paso en el que alguien tiene que rebuscar.

¿Cuál es la mejor manera de dar seguimiento al inventario de artículos de alquiler dañados?

Marca el artículo en el momento de la venta, antes de que vuelva a desaparecer en el inventario. Una etiqueta de color colocada de manera que quede visible permite que el artículo permanezca en su lugar habitual y, al mismo tiempo, llame la atención durante el siguiente repaso de inventario. Si tienes espacio, es mejor contar con un pasillo exclusivo para artículos en reparación.

¿Cómo decides cuánto equipo necesita un equipo para un evento?

Relaciónalo con el nivel de complejidad del trabajo. Un índice de dificultad asignado durante la planificación le indica al jefe de equipo si necesita un kit de producción completo o casi nada, lo que evita que los equipos tengan que cargar con una caja de herramientas completa para un encargo de cinco personas.

¿Debería una empresa de alquiler llevar cuentas de software separadas para cada servicio?

Solo cuando los procesos de trabajo realmente difieren. Drape se ganó su propia cuenta aquí porque ofrece cotizaciones de manera diferente, realiza la instalación antes y utiliza un equipo distinto. Dos servicios que comparten un cronograma y un equipo por lo general no necesitan separarse.

¿Cómo evitas que el nuevo inventario se pierda entre la entrega y el estante?

Asigna un área de preparación y establece una cadena de autorizaciones. La recepción, la fotografía y la carga se marcan como completadas en una etiqueta que acompaña al artículo, de modo que nada llegue al estante sin estar documentado.