Empezar por lo vertical

El consejo más recurrente entre los cuatro operadores: antes de buscar más metros cuadrados, mira hacia arriba.

Mike Biondi, quien dirige TGIF Tent & Party Rentals desde unas instalaciones de casi 1.858 metros cuadrados, ha basado su estrategia de almacenamiento casi por completo en el espacio vertical. Su equipo invirtió aproximadamente 160.000 dólares en contenedores de almacenamiento que llegan hasta el techo, cada uno con capacidad para 20 carpas de 10 × 10 ya empaquetadas.

“No te genera ganancias tener un espacio vacío ahí atrás en un local más grande. No te genera ganancias. Al contrario, pierdes dinero”.”

— Mike Biondi, TGIF Tent & Party Rentals

Nick Mattera, de Preferred Events, adoptó un enfoque similar cuando se vieron en un aprieto: construyeron un entrepiso dentro del almacén, lo que les permitió añadir de hecho una segunda planta sin ampliar la superficie ocupada.

Will Bruner, de National Event Connection, llevó a cabo una ampliación, pero con una planificación minuciosa. Esperaron a que quedara disponible un local contiguo al que ya tenían, lo que les permitió abrir una pared en lugar de trasladar toda la empresa. Por una vez, tuvo tiempo de diseñar en CAD dónde se colocarían las máquinas, por dónde pasarían los cables eléctricos y cómo aprovechar el espacio de manera eficiente antes de que nadie se mudara.

Si estás sopesando una decisión similar, este desglose de los La disyuntiva entre alquilar o comprar en el caso de los almacenes de alquiler para eventos vale la pena leerlo.

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Los espacios al aire libre forman parte de la estrategia

Todos los operadores del panel utilizan el espacio exterior o los contenedores como parte fundamental de su plan de almacenamiento, y no solo como solución de emergencia.

Nick Mattera tiene cinco contenedores de acero en el patio para guardar mesas, sillas, tuberías y bloques viejos. Mike Biondi tiene nueve en el exterior, a un precio de entre 1 400 y 4 000 cada uno, en los que guarda el inventario que no necesita estar dentro.

¿Qué pasa cuando el propietario no permite el uso de contenedores? Un operador encontró una solución alternativa: compró camiones caja de 26 pies fuera de servicio por unos $1,000 cada uno (más $2,000 por el transporte), lo que le proporcionó la misma capacidad que un contenedor sin incumplir las condiciones del contrato de arrendamiento.

La lógica es sencilla: los artículos con bajo margen de ganancia o difíciles de robar no tienen por qué estar dentro. Mesas, sillas, bloques, tuberías... esos pueden quedarse afuera. El equipo que genera ingresos, o que no se puede reemplazar fácilmente, se guarda adentro.

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Los gastos generales reducidos como filosofía deliberada

No todos los operadores buscan ampliar sus instalaciones. Mike Biondi dejó clara su postura: incurrir en gastos adicionales para tener el almacén más grande no es la forma en que él quiere dirigir su negocio.

“Cuando te asocias con tu arrendador, mucha gente piensa que siempre se trata de tener el almacén más grande, el mejor almacén, los mayores gastos generales. Nosotros no funcionamos así”.”

— Mike Biondi, TGIF Tent & Party Rentals

Su equipo cobra alrededor de 145 000 al mes en dos sedes. Sabe que hay operadores del sector que pagan 145 000 al mes. Esa diferencia no solo afecta al flujo de caja en un año bueno, sino que también afecta a tu capacidad para sobrevivir cuando las cosas se ralentizan.

Esa filosofía lo determina todo: dónde se guardan los artículos, qué se deja dentro y qué fuera, y qué trabajos vale la pena aceptar. Como él mismo dice: si alguien le robara las mesas y sillas del patio esta noche, se reorganizaría. Lo que hay que proteger es el equipo de alto margen.

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Revisión del inventario para liberar espacio

Varios operadores mencionaron que utilizan sus datos de alquiler para tomar decisiones difíciles sobre el inventario: conservar lo que genera ingresos y deshacerse de lo que no.

Nick Mattera describió un proceso de auditoría periódico que lleva a cabo junto con su gerente de operaciones de almacén y su equipo de ventas. Analizan qué productos se están vendiendo realmente, comparan los ingresos con el espacio que ocupan y eliminan entre un 10 % y un 15 % del inventario cada año para hacer espacio a las nuevas incorporaciones.

“Si hay algún artículo importante con el que se pueda ganar mucho dinero, lo conservo. Pero si ocupa espacio, lo revisamos; revisamos nuestro inventario cada año”.”

— Nick Mattera, Preferred Events Long Island

Benjamin Chuchinsky habló sobre el uso de las proyecciones de flujo de caja junto con los datos de inventario para tomar estas decisiones en el momento oportuno: saber qué se avecinaba en la temporada baja facilitó planificar una renovación durante ese periodo de menor actividad, en lugar de intentar evitarla.

Will Bruner adoptó un enfoque similar antes de su expansión: analizó qué artículos ocupaban espacio pero rara vez se utilizaban, y luego determinó cuáles podía alquilar a otra empresa las tres veces al año que realmente los necesitaba, en lugar de almacenarlos y mantenerlos de forma permanente.

Para obtener más información sobre cómo sacar el máximo partido a lo que ya tienes, consulta el número del boletín «Busy Season» sobre aprovechar al máximo el inventario disponible es un buen punto de partida.

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Cómo retener a las personas que dirigen tu negocio

Todos los operadores presentes en la mesa señalaron que la dotación de personal era su mayor limitación actual. Encontrar personal de confianza es difícil. Retenerlo es otro reto, y los operadores que han logrado retenerlo suelen tener algunas cosas en común.

Nick Mattera ha conservado a su equipo principal durante al menos cinco años sin perder a nadie. Su enfoque: mantener conversaciones claras sobre la trayectoria profesional para que los miembros del equipo entiendan hacia dónde se dirigen, tratarlos de manera coherente y mostrarse como un líder que se exige a sí mismo los mismos estándares.

Las actividades que organiza la empresa durante la temporada —barbacoas, escalada en roca, salidas en grupo— ayudan a mantener la moral alta cuando las jornadas son largas.

“La cultura de una empresa es sumamente importante. Nos sentamos a hablar sobre cómo va a ser su trayectoria profesional, para que entiendan lo que les espera. Al hacer eso, al establecer expectativas claras y cumplir con ellas como líder del equipo, al estar siempre ahí para ellos y llegar a tiempo... es un lugar del que no quieren irse porque les ofrecemos un buen ambiente”.”

— Nick Mattera, Preferred Events Long Island

Mike Biondi tiene una postura similar en cuanto a la flexibilidad. Cuando un miembro del equipo necesita tiempo libre —un día, una semana o incluso un mes—, le permite tomárselo sin que haya que negociarlo. Su razonamiento: demostrar a las personas que son importantes para la empresa es lo que hace que vuelvan.

“Si les demuestras a estos chicos que pueden ausentarse cuando quieran —siempre y cuando vuelvan conmigo—, yo iré a trabajar para ellos esa semana si es necesario para hacerlos felices. Tienen sus propias vidas. Estos chicos tienen sus propias vidas. Y mucha gente dice: ‘Ah, solo son empleados. ¿A quién le importa?’. A nosotros nos importan”.”

— Mike Biondi, TGIF Tent & Party Rentals

Will Bruner vinculó la retención del personal a un factor diferente: reducir, en primer lugar, los factores que provocan el agotamiento de los empleados. A medida que su empresa se ha ido adentrando en el mercado corporativo, el volumen de trabajo durante los fines de semana ha disminuido. El equipo sigue trabajando duro, pero ahora lo hace con mayor frecuencia entre semana, en proyectos con márgenes más elevados y con horarios más predecibles.

No es una ciencia exacta. Los cuatro operadores reconocieron que sigue siendo realmente difícil encontrar nuevos empleados con ganas de trabajar duro, y que la situación no parece que vaya a mejorar. Pero el consenso fue claro: los operadores que tratan a su personal como la columna vertebral del negocio —porque lo son— suelen retenerlos.

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¿Qué es lo que mantiene todo unido?

El denominador común entre los cuatro operadores es que los negocios que funcionan bien no son necesariamente los más grandes ni los que cuentan con más recursos. Son aquellos que conocen sus cifras, toman decisiones meditadas sobre el espacio y los gastos generales, e invierten en las personas que realmente realizan el trabajo.

Eso es más difícil de imitar que un equipo nuevo, y es lo que suele marcar la diferencia entre los operadores que siguen en pie tras un año difícil y los que no.

Si gestionas el inventario en varios almacenes o intentas hacerte una idea más clara de qué productos generan realmente beneficios, tus hojas de pedido y el historial de pedidos son un buen punto de partida.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo sé cuándo es el momento de ampliar mi almacén?

La mayoría de los operadores afirman que la señal de alerta no es solo la falta de espacio físico, sino el momento en que la ineficiencia empieza a costar horas de trabajo reales. Si tu equipo dedica una hora a ir a buscar una pieza a otro lugar, o si la preparación de varios trabajos genera fricciones a diario, ahí está el punto crítico. Pero la expansión no es la única solución. Muchos operadores experimentados descubren que pueden obtener una capacidad significativamente mayor al aprovechar la altura —agregando estanterías, usando contenedores y aprovechando el espacio del patio o de los contenedores— antes de comprometerse a ampliar el espacio físico.

¿Debería utilizar contenedores o el espacio exterior para el almacenamiento de material de alquiler para eventos?

Muchos operadores lo hacen, sobre todo con artículos de menor valor que no requieren control de temperatura: mesas, sillas, bloques, tuberías y cortinas. Los contenedores Conex cuestan entre 3,000 y 4,000 dólares cada uno y ofrecen el equivalente a un espacio de almacenamiento adicional sin aumentar el alquiler mensual. Algunos operadores han tenido que ser creativos cuando los propietarios no permiten contenedores en el lugar: una empresa reutilizó camiones de caja de 26 pies que ya no funcionaban como almacenamiento permanente al aire libre.

¿Con qué frecuencia debo revisar mi inventario de alquiler?

La mayoría de los operadores del sector del alquiler de material para eventos realizan una auditoría formal de inventario al menos una vez al año, normalmente durante la temporada baja. El objetivo es identificar los artículos que ocupan espacio sin generar ingresos suficientes para justificarlo. Si un artículo se alquiló cinco veces el año pasado y generó unos pocos cientos de dólares, podría ser más rentable alquilar ese espacio a otra persona o utilizarlo para material con un margen de ganancia mayor.