Cada cosa en su sitio

Lo primero que llama la atención al recorrer NYX es que nada está mezclado. El almacén está dividido por categorías: una sección para audio, otra para video, otra para iluminación, y también hay una zona dedicada a la puesta en escena. Al mantener cada cosa en su lugar, un técnico que busque un elemento específico no tiene que cruzar todo el edificio para encontrarlo. Es un principio que, según Howie, se aplica independientemente del tamaño: las grandes productoras se organizan de la misma manera, ya sea que manejen tuberías y cortinas o barras, porque simplemente es más rápido encontrar las cosas cuando están en su lugar.

El audio está junto al audio, la iluminación junto a la iluminación y el video junto al video, para que, cuando busques algo, no tengas que andar de un lado a otro.

— Howie Teger, NYX Entertainment & Events

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Diseñado para que cualquiera pueda utilizarlo

El principio rector de NYX es hacer que cada elemento sea tan intuitivo que cualquiera pueda manejarlo. El ejemplo de Howie: si se envía a dos personas a montar el mismo fondo sencillo, una lo entiende al instante mientras que la otra se queda mirándolo sin saber qué hacer; por lo tanto, la solución es etiquetar y estandarizar hasta que no haya lugar para las conjeturas. La otra mitad de eso es la replicabilidad. Todas las cabinas fotográficas son idénticas, las impresoras son las mismas y cada elemento de un tipo de producción determinado coincide con el anterior. Esa uniformidad es precisamente lo que permite a la empresa capacitar rápidamente, delegar tareas y convertir su proceso en procedimientos operativos estándar (SOP) repetibles.

Todos los elementos de un determinado tipo de producción son idénticos, lo que permite escalar y replicar el proceso.

— Howie Teger, NYX Entertainment & Events

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Guárdalo según el peso y el uso

Más allá de las categorías, NYX organiza el espacio según el peso y la frecuencia de uso de cada artículo. El equipo pesado y todo lo que tiene ruedas se coloca en la parte inferior: no hay razón para levantar lo que se puede hacer rodar. Las maletas de uso diario, de peso medio (entre 11 y 25 kg aproximadamente), se colocan a una altura que va desde la cintura hasta la cabeza, donde son fáciles de alcanzar. Los artículos ligeros o que se usan con poca frecuencia se guardan en la parte superior, fuera del camino. Es tan práctico que incluso influye en la contratación: el equipo pregunta si un candidato puede levantar al menos 25 kg, ya que eso cubre la mayor parte de lo que hay en los estantes. Con equipo tan caro, la distribución también tiene que ver con proteger la inversión: una caja que se caiga puede suponer la pérdida de miles de dólares.

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Una foto para cada pieza del equipo

Uno de los sistemas más útiles de NYX no es físico en absoluto. El equipo dedicó unos dos meses a fotografiar cada uno de los equipos que incluyen en un contrato, de modo que cada artículo en Goodshuffle Pro cuenta con su propia imagen y su ubicación en el almacén. Cuando el equipo de producción imprime una hoja de pedido, no solo ven “rack de amplificadores uno”, sino que ven una foto del mismo y en qué sección se encuentra. Es posible que los técnicos nuevos aún no conozcan cada pieza por su nombre, pero saben que deben dirigirse a la Sección A para el audio, y el resto viene solo. Esto convierte la lista de inventario en un mapa del edificio.

Nuestra cuenta de Goodshuffle Pro está conectada con todos los equipos que hay aquí.

— Howie Teger, NYX Entertainment & Events

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Un almacén en constante evolución

La distribución no es fija. NYX ha reconfigurado el espacio muchas veces en los últimos años a medida que llegaba nuevo equipo, y el equipo se está preparando para crecer de nuevo. Para evitar que se llene de cosas innecesarias, hacen una limpieza anual: una limpieza de primavera en la que se desecha todo lo que no se ha ganado su lugar. Howie lo trata como si fuera un armario: si no lo has tocado en un tiempo, se va. En otras palabras, mantenerse organizado es un hábito constante, no algo que se hace una sola vez.

Si no lo has usado en dos años, deshazte de ello.

— Howie Teger, NYX Entertainment & Events

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Saber cuándo crecer

Toda esta organización responde a una pregunta más importante a la que se enfrenta todo operador: ¿cuándo expandirse? La respuesta de Howie es en parte matemática y en parte instintiva. La parte matemática consiste en determinar si la eficiencia está limitando tus ventas, es decir, si cubrir esa brecha con más espacio facilitaría la consecución de los trabajos. El instinto es más difícil de fingir. Si todavía te estás preguntando si puedes permitírtelo, dice, probablemente aún no hayas llegado a ese punto. Cuando sea realmente el momento, lo sabrás. (Si estás sopesando esa decisión por tu cuenta, aquí tienes un análisis más detallado de decidir si comprar un almacén.)

Cuando llegue el momento de crecer, lo sabrás. Simplemente lo sabrás. No tendrás que preguntártelo.

— Howie Teger, NYX Entertainment & Events

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El verdadero sistema es el equipo

Lo que hace que el almacén de NYX funcione no es una estantería o una etiqueta en concreto, sino que todo el espacio está diseñado de tal manera que se puede confiar en que el equipo lo gestione sin que el propietario esté presente. Las secciones, la estandarización, el almacenamiento basado en el peso y un inventario fotografiado apuntan todos al mismo objetivo: facilitar que las personas hagan un excelente trabajo. Varias de estas mismas lecciones surgieron cuando NYX y otros operadores se reunieron para una mesa redonda sobre cómo hacer crecer un negocio de eventos. En el caso de NYX, gran parte de esa gestión diaria se lleva a cabo a través de Goodshuffle Pro, donde cada pieza de equipo cuenta con una foto, una ubicación asignada y un lugar en la siguiente hoja de selección.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo debería organizar su almacén una empresa de alquiler de material para eventos?

Agrupa los equipos similares, etiqueta todo y ordénalo según el peso y la frecuencia de uso: los artículos pesados o que se pueden enrollar en la parte de abajo, el equipo de uso diario a la altura de la cintura y los artículos que se usan con poca frecuencia en la parte de arriba. NYX mantiene el equipo de audio, video e iluminación en secciones separadas para que los técnicos no tengan que buscar un artículo por todo el edificio.

¿Cómo se puede hacer que un almacén resulte más fácil de manejar para los nuevos empleados?

Estandarizar y etiquetar. Cuando todos los kits de un tipo determinado son idénticos y se documenta la ubicación de cada elemento, un técnico nuevo puede localizar y preparar el equipo sin tener que memorizar primero la distribución del edificio.

¿Cómo ayuda el software de inventario a organizar el almacén?

Asigna cada artículo físico a un registro. NYX fotografió cada pieza de equipo, de modo que sus hojas de selección muestran una imagen del artículo y la sección exacta en la que se encuentra, lo que agiliza la carga y reduce los errores.

¿Cuándo es el momento de mudarse a un almacén más grande?

Los propietarios lo describen como una combinación de matemáticas e instinto: invierte cuando tu eficiencia esté limitando las ventas y esa medida facilite el cierre de la operación. Como dijo Howie, cuando sea el momento adecuado, no tendrás que preguntarlo.