Muchas empresas del sector de los eventos —especialmente las nuevas— piensan que pueden “arreglárselas” sin un contrato de exención de responsabilidad por daños para sus artículos, o con uno genérico que hayan encontrado en Internet. Si te encuentras en alguno de estos casos, ¡hazle un favor a tu empresa y deja de hacerlo! Al igual que todos tus contratos, las exenciones de responsabilidad por daños pueden ser legalmente vinculantes, y tener un contrato mal redactado puede llevarte a los tribunales y meterte en un buen lío gastos legales.

Aunque tal vez pienses que contratar a un abogado para que te ayude con tus contratos es un gasto innecesario, no podrías estar más equivocado. Se trata de una inversión en el futuro de tu empresa. Si tienes un mal cliente que causa daños por valor de miles de dólares a tus artículos de alquiler y no cuentas con un contrato a toda prueba, tú podría ser usted quien asuma la responsabilidad financiera, y no ellos. Si aún no lo ha hecho, le recomiendo que se tome en serio los contratos de su empresa y busque un buen abogado para que los redacte.

Aunque tu abogado sabrá perfectamente qué debe incluir, tú deberás explicarle tus políticas y revisar los contratos tanto con tus empleados como con tus clientes, para que todos entiendan lo que están firmando.

Se recomienda asegurarse de que estas exenciones no sean reembolsables. De lo contrario, tendrás que añadir un paso adicional para cobrar un depósito por daños y luego tendrás que reembolsarlo en cada proyecto. Esto no solo lleva mucho tiempo, sino que también afecta a tus capacidades de generación de informes. Simplifica tu proceso con exenciones de responsabilidad por daños no reembolsables. Sin embargo, es mejor que hables con tu abogado para revisar lo que permiten las leyes locales y asegurarte de que cumples con ellas.

Las exenciones de responsabilidad por daños especifican de qué daños son responsables tus clientes y de cuáles no. Por lo general, el desgaste por uso normal no es responsabilidad del cliente, pero el robo, la negligencia y el vandalismo sí se consideran responsabilidad del cliente. Las exenciones de responsabilidad por daños no son lo mismo que un seguro, y es posible que los clientes deseen contratar un seguro para cubrir su evento, especialmente si alquilan artículos de alto valor.

Entonces, ¿qué es lo que necesitas de tu seguro de exención de daños?

Sé claro

Tu póliza de exención de responsabilidad por daños debe ser clara y comprensible para tus clientes y tu equipo. No te preocupes por parecer demasiado directo y no andes con rodeos respecto a las responsabilidades de tu cliente. No debería haber lugar para debates ni dudas en tus contratos.

Sé concreto

Asegúrate de que quede claro ¿qué? los daños de los que sea responsable el cliente, y cuando ¿En qué casos el cliente es responsable de los daños y en cuáles no? Por ejemplo, ¿es responsable desde el momento en que los artículos salen de tu almacén o solo después de que tu equipo los haya entregado? ¿Es responsable de abolladuras y rayones? ¿A partir de qué punto una “abolladura” se considera un daño?

Comunicarse en exceso

Puede parecer una exageración, pero repasa el contrato verbalmente con tu cliente: la gente no suele leer los contratos. ¿Cuándo fue la última vez que leíste los términos y condiciones de una actualización en tu teléfono? ¡Eso es lo que pensaba! Nunca des por sentado que, solo porque les hayas enviado documentos a los clientes y hayan firmado algo indicando que los leyeron, realmente los hayan leído.

Aunque es una buena señal que tu cliente tenga preguntas sobre tus contratos, si se muestra agresivo o extrañamente a la defensiva al revisarlos, es una señal de alerta muy importante y deberías replantearte aceptar a ese cliente.

Asegúrese también de que entiendan que se les podría cobrar en la tarjeta de crédito que tienen registrada en caso de que el artículo sufra algún daño. Goodshuffle Pro se ha asociado con Stripe para el procesamiento de pagos, y Stripe cuenta con un almacén ultraseguro para guardar la información de las tarjetas de crédito. Esto no solo mantendrá sus datos a salvo, sino que también garantizará que recibas el pago si un cliente destroza tu inventario.

Próximos pasos: hacer fotos

Para protegerte aún más a ti y a tu cliente, toma fotos de tu inventario en el momento en que pase a ser responsabilidad de tu cliente. Si tu póliza establece que el cliente es responsable del inventario una vez que sale de tu propiedad, toma fotos justo antes de que se vaya. Si tu cliente es responsable desde el momento de la entrega, haz que tu equipo tome fotos mientras se descarga. Esto garantizará que sepas quién es responsable de los daños. Los miembros de su equipo pueden subir las fotos que tomen directamente al área del Proyecto del evento dentro de Goodshuffle Pro. De esa manera, cualquier daño queda documentado y asignado al evento correcto de inmediato.

Próximos pasos: informar al cliente

Si se detectan daños después del evento, es importante que se lo notifique al cliente y le informe de que se le cobrarán dichos daños en su tarjeta. Mantenga por escrito todas las conversaciones con el cliente relacionadas con los daños, de modo que, si surge algún problema y el cliente presenta una reclamación sobre la tarjeta de crédito o el asunto llega a un tribunal de reclamos menores, tenga todas las pruebas a mano. Goodshuffle Pro te permite llevar un control sencillo de todos tus correos electrónicos, mensajes y contratos firmados directamente desde el software, para que lo tengas todo a mano cuando lo necesites, junto con los contratos firmados y las fotos del antes y el después de tus artículos.

Todos estos pasos están pensados para preparar a su empresa para lo peor, aunque esperamos que eso nunca suceda. Elabora un procedimiento operativo estándar claro (procedimiento operativo estándar) para tu equipo sobre Cómo gestionar los daños en los artículos, para que sepan exactamente qué hacer. Los procedimientos operativos estándar (SOP) sirven para guiar a tu equipo a la hora de afrontar problemas y retos, sin perder de vista tu marca, tus políticas y tus procedimientos. Esto contribuirá en gran medida a proteger a tu empresa y a garantizar que tus clientes sigan recibiendo un servicio de primera calidad.