Esta serie de entradas del blog se inspira en la fantástica charla de Cam Petty, líder del sector, sobre cómo redactar y utilizar los procedimientos operativos estándar (SOP) en tu empresa de alquiler de material para eventos, que presentó en la Cumbre Anual de Usuarios de Goodshuffle Pro de 2021. Para saber más sobre Cam y el increíble trabajo que realiza, echa un vistazo a sus empresas: Eventos de renderizado y Renderizar Educar.

Anteriormente publicamos una entrada Introducción de procedimientos operativos estándar, también conocidos como SOP, y cómo contribuyen a mejorar el flujo de trabajo de tu empresa. Si te lo perdiste, puedes leerlo aquí. Prometimos ofreceros más contenido sobre los procedimientos operativos estándar (SOP), así que hoy vamos a continuar con nuestra serie y hablaremos de los 5 pasos clave para crear vuestros SOP.

Los procedimientos operativos estándar (SOP) son fundamentales para establecer protocolos y expectativas para los miembros de tu equipo. Facilitarán los procesos, reducirán considerablemente esas molestas preguntas repetidas y crearán un entorno operativo más cohesionado para tu empresa. Todos estos beneficios se combinan para crear un mejor experiencia del cliente para tus clientes, lo que hará que sean más propensos a recomendar tu negocio a sus amigos. ¿Qué más se puede pedir? Dado el alcance y la importancia de los procedimientos operativos estándar (SOP), dar los primeros pasos puede resultar un poco abrumador… ¿por dónde empezar siquiera? ¿Empezamos?

¿La respuesta? En el corazón de tu empresa.

“Define tu motivo”

Antes de empezar a redactar tus procedimientos operativos estándar (SOP), es importante definir por qué haces lo que haces o, como dice Cam, “definir tu porqué”. Tener siempre presente ese “porqué” mientras redactas tus SOP hará que los valores fundamentales de tu empresa sean el eje central de todas las decisiones que tomes.

También es importante decidir cómo quieres que tus clientes y empleados sentir una vez que hayas redactado tus procedimientos operativos estándar. En otras palabras, ¿qué experiencia quieres ofrecer a tus clientes y a los miembros de tu equipo?

Anota todos tus procesos

La mejor manera de redactar tus procedimientos operativos estándar (SOP) es crear una lista de tus procesos diarios a medida que los vas realizando (te recomendamos usar Google Docs para ello). Esto te ayudará a evitar que se te pasen por alto pasos y detalles en el proceso.

Si tienes empleados, puedes pedirles que hagan lo mismo, o reservar un tiempo para redactar los procedimientos operativos estándar (SOP) en grupo.

Puedes empezar por dividir tus actividades empresariales en diferentes departamentos y, a continuación, dividir esos departamentos en tareas y actividades, y documentarlas a medida que avanzas. Como alternativa, también puedes empezar por las tareas que realizas como parte de tu rutina diaria. Sea cual sea la forma en que empieces, lo más importante es que te pongas en marcha. No te preocupes por hacer un esquema todos los procedimientos operativos estándar (SOP) que necesitarás desde el principio; a medida que avances, surgirán oportunidades para crear otros SOP

Al principio, la tarea puede parecer abrumadora y llevar mucho tiempo, pero te aseguramos que valdrá totalmente la pena. No solo te ayudará a perfeccionar tus procesos, sino que también establecerá expectativas claras para los miembros de tu equipo.

Pide a alguien que te acompañe

Si trabajas por tu cuenta como organizador de eventos o tienes una empresa de alquiler, puede resultarte especialmente útil que alguien te acompañe durante una semana para documentar todos tus pasos y procesos. Esta técnica también resulta útil si te das cuenta de que realizas las tareas diarias de forma automática. Es posible que ciertos pasos te parezcan obvios a ti, pero no a alguien que sea nuevo en tu empresa.

Guárdalos y organízalos

Una vez que hayas creado tus procedimientos operativos estándar (SOP), tendrás que almacenarlos y organizarlos. Las plataformas de almacenamiento como Google Drive, Dropbox y YouTube son ideales para compartir documentos y videos de forma digital, lo que significa que tanto tú como tus empleados podrán acceder a ellos desde cualquier lugar.

También puedes imprimir tus procedimientos operativos estándar (SOP) y guardarlos en carpetas. Aunque siempre recomendamos el uso de copias digitales por su comodidad, seguridad y accesibilidad, sabemos que algunas personas siguen prefiriendo las carpetas. Si utilizas copias impresas, asegúrate de que tu equipo pueda acceder a ellas fácilmente. Si tienes SOP para el personal de tu almacén, asegúrate de que haya una o varias carpetas en el almacén y de que todos lo sepan. Lo mismo para tus conductores; mantén una carpeta en el camión.

Consejo de experto: Es útil hacer una lista de dónde guardas tus carpetas para que, cuando llegue el momento de actualizarlas, te asegures de no olvidarte de ninguna. 

Evolucionar y mejorar

Los procedimientos operativos estándar (SOP) no están pensados para ser un documento que se elabora una sola vez y ya está. Las cosas cambian y evolucionan, y tus SOP también deberían hacerlo. Cam recomienda revisar tus SOP al menos una vez al año con tu equipo para asegurarte de que todo esté actualizado; si tu empresa es nueva y tus procedimientos aún no están establecidos, sería útil revisarlos con más frecuencia hasta que encuentres lo que funciona para ti, tu equipo y tu empresa. Si realiza cambios, es importante revisarlos con su equipo para asegurarse de que todos estén al tanto y comprendan los nuevos cambios.

Ahora que ya sabes cómo redactar procedimientos operativos estándar (SOP) para tu negocio de organización de eventos, ¡es hora de ponerse manos a la obra! No dejes que la fase de planificación sea un obstáculo para crear tus SOP; lo más importante es que comiences. También puedes estar atento a una próxima publicación sobre los SOP más importantes para los profesionales de eventos. Este proceso se volverá más fácil cuanto más lo practiques y pronto comenzarás a ver los beneficios de usar SOP dentro de tu empresa. ¡Prepárate para una transformación!