Cette série de blogs a été inspirée par la fantastique conférence de Cam Petty, leader de l'industrie, sur la façon de rédiger et d'utiliser les procédures d'exploitation normalisées dans votre entreprise de location d'événements, qu'elle a présentée au 2021 Annual User Summit de Goodshuffle Pro. Pour en savoir plus sur Cam et le travail extraordinaire qu'elle accomplit, consultez ses entreprises : Événements de rendu et Rendre Éduquer.

Nous avons précédemment publié un article l'introduction de procédures opérationnelles normalisées, Les procédures opératoires normalisées (PON) et la manière dont elles permettent d'améliorer le flux de travail de votre entreprise. Si vous l'avez manqué, vous pouvez le lire ici. Nous vous avions promis de vous proposer davantage de contenu sur les procédures d'exploitation normalisées. Aujourd'hui, nous allons donc poursuivre notre série et aborder les cinq étapes clés de la création de vos procédures d'exploitation normalisées.

Les modes opératoires normalisés sont essentiels pour établir des protocoles et des attentes pour les membres de votre équipe. Elles faciliteront les processus, réduiront considérablement les questions répétitives et créeront un environnement opérationnel plus cohérent pour votre entreprise. Tous ces avantages se conjuguent pour créer un meilleur environnement de travail. l'expérience du client pour vos clients, ce qui les incite à recommander votre entreprise à leurs amis. Que demander de plus ? Compte tenu de la portée et de l'importance des procédures opérationnelles standard, il peut être difficile de s'y mettre... où commencer ? commencer ?

La réponse ? Au cœur de votre entreprise.

“Définir son pourquoi”

Avant de commencer à créer vos modes opératoires normalisés, il est important de définir pourquoi vous faites ce que vous faites ou, pour citer Cam, “définir votre pourquoi”. En plaçant votre “pourquoi” au premier plan de votre esprit lorsque vous créez vos modes opératoires normalisés, les valeurs fondamentales de votre entreprise resteront au centre de tous les choix que vous ferez.

Il est également important de décider de la manière dont vous souhaitez que vos clients et vos employés sentir après avoir rédigé vos modes opératoires normalisés. En d'autres termes, quelle expérience essayez-vous de créer pour vos clients et les membres de votre équipe ?

Mettez par écrit tous vos processus

La meilleure façon de rédiger vos procédures opérationnelles standard est de créer une liste de vos processus quotidiens au fur et à mesure que vous les effectuez (nous vous recommandons d'utiliser Google Docs à cet effet). Vous éviterez ainsi d'oublier des étapes et des détails en cours de route.

Si vous avez des employés, vous pouvez leur demander de faire de même ou réserver du temps pour rédiger vos modes opératoires normalisés en groupe.

Vous pouvez commencer par séparer les activités de votre entreprise en différents départements, puis ces départements en tâches et activités, que vous documenterez au fur et à mesure. Vous pouvez également commencer par les tâches que vous accomplissez dans le cadre de votre routine quotidienne. Quelle que soit la manière dont vous commencez, l'essentiel est que vous commenciez. Ne vous préoccupez pas de tracer les grandes lignes tous des modes opératoires normalisés dont vous aurez besoin dès le départ ; les occasions de créer d'autres modes opératoires normalisés se présenteront au fur et à mesure.

La tâche peut sembler intimidante et prendre du temps au début, mais nous vous promettons qu'elle en vaudra la peine. Non seulement elle vous aidera à affiner vos processus, mais elle définira également les attentes des membres de votre équipe.

Demandez à quelqu'un de vous suivre

Si vous êtes un organisateur d'événements ou une entreprise de location travaillant seul, il peut être particulièrement utile de demander à quelqu'un de vous suivre pendant une semaine pour documenter toutes vos étapes et tous vos processus. Cette technique est également utile si vous vous retrouvez en mode pilote automatique lorsque vous effectuez des tâches quotidiennes. Certaines étapes peuvent être évidentes pour vous, mais pas pour une personne nouvellement arrivée dans votre entreprise.

Les stocker et les organiser

Après avoir créé vos procédures opérationnelles normalisées, vous devrez les stocker et les organiser. Les plateformes de stockage telles que Google Drive, Dropbox et YouTube sont idéales pour partager des documents et des vidéos sous forme numérique, ce qui signifie que vous et vos employés pourrez y accéder de n'importe où.

Vous pouvez également imprimer vos modes opératoires normalisés et les ajouter à des classeurs. Bien que nous encouragions toujours l'utilisation de copies numériques pour des raisons de facilité, de sécurité et d'accessibilité, nous savons que certaines personnes préfèrent encore les classeurs. Si vous utilisez des copies papier, veillez à ce qu'elles soient facilement accessibles à votre équipe. Si vous avez des procédures opérationnelles normalisées pour votre équipe d'entrepôt, assurez-vous qu'un ou plusieurs classeurs se trouvent dans l'entrepôt et que tout le monde les connaît. Il en va de même pour vos chauffeurs : gardez un classeur dans le camion.

Conseil de pro : il est utile de dresser une liste des endroits où vous conservez vos classeurs afin d'être sûr de n'en oublier aucun au moment de les mettre à jour. 

Évoluer et s'améliorer

Les modes opératoires normalisés ne sont pas censés être un document unique. Les choses changent et évoluent, et il doit en être de même pour vos modes opératoires normalisés. Si votre entreprise est nouvelle et que vos procédures ne sont pas encore établies, il serait utile de les réviser plus souvent jusqu'à ce que vous trouviez ce qui vous convient, à vous, à votre équipe et à votre entreprise. Si vous apportez des changements, il est important de les passer en revue avec votre équipe pour vous assurer que tout le monde est au courant et comprend les nouveaux changements.

Maintenant que vous savez comment rédiger des modes opératoires normalisés pour votre entreprise de services événementiels, il est temps de commencer ! Ne laissez pas la phase de planification vous empêcher de créer vos modes opératoires normalisés ; l'essentiel est que vous commenciez. Vous pouvez également consulter un prochain article sur les modes opératoires normalisés les plus importants pour les professionnels de l'événementiel. Ce processus deviendra de plus en plus facile au fur et à mesure que vous le mettrez en œuvre et vous commencerez bientôt à voir les avantages de l'utilisation des modes opératoires normalisés au sein de votre entreprise. Préparez-vous à une transformation !