Una empresa dedicada a la organización de eventos se ve perjudicada cuando no gestiona de forma proactiva sus asuntos legales. Por eso es tan importante el asesoramiento legal para este tipo de empresas. Un error común es pensar que las empresas solo deben preocuparse por los “asuntos legales” o contratar a un abogado cuando se encuentran en problemas legales. Si bien eso puede ser así en el caso de asuntos no relacionados con la empresa, por lo general es una mala idea cuando se es propietario de un negocio. El mejor momento para contratar (o al menos consultar con) un abogado es antes de lanzar, o en las primeras etapas de iniciar, un negocio de eventos. Para ayudarte a ser proactivo en lugar de reactivo, aquí tienes cuatro claves cruciales para tener un negocio de eventos legalmente sólido:

1) Utiliza un nombre distintivo y que no infrinja los derechos de terceros

Nuestro primer consejo legal para las empresas de eventos es crear un nombre de marca único. Lo mejor es utilizar un nombre de empresa, producto o servicio que sea muy original y se distinga claramente de la competencia. Cuanto menos revele el nombre de tu empresa de alquiler de material para eventos sobre la naturaleza de tus productos y servicios, mejor. Los nombres que consisten en palabras inventadas (como KLEENEX para pañuelos de papel) o palabras reales aplicadas a servicios no relacionados (como APPLE para computadoras) son los más distintivos y gozan de la mayor protección de marca en el mercado de los Estados Unidos a nivel nacional. Siempre puede utilizar un eslogan descriptivo y pegadizo para identificar la naturaleza de sus productos o servicios.

Para asegurarte de que el nombre de tu empresa, producto o servicio no infrinja los derechos previos de terceros, realiza búsquedas exhaustivas en la base de datos de la Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos (USPTO). Además, busca en Internet, en registros mercantiles y en bases de datos de nombres de dominio el nombre que propones, incluyendo variaciones similares, para productos y servicios idénticos, similares y estrechamente relacionados, a fin de confirmar si está disponible para su uso y registro en los Estados Unidos. El objetivo de una búsqueda exhaustiva de marcas registradas es minimizar el riesgo de recibir una carta de cese y desistimiento (también conocida como “nasty gram”), tener que cambiar toda la imagen de marca o ser objeto de una demanda. Una de cada tres pequeñas empresas tiene que cambiar su nombre y su imagen de marca debido a la similitud de marcas registradas. Como puede imaginar, es un proceso muy costoso y que requiere mucho tiempo.

2) Protege tu marca legalmente

Todas las empresas del sector de eventos cuentan con propiedad intelectual que vale la pena proteger. Por ejemplo, las marcas registradas protegen su marca, es decir, el nombre de su empresa, el eslogan, el logotipo, el nombre de los productos o servicios y otros activos de marca. Una marca registrada le otorga la titularidad legal efectiva y la protección de su marca. Invertir dinero en obtener registros de marcas ante la Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos no es simplemente un gasto, sino una inversión en la creación de activos reales para su negocio. Los registros de marcas registradas federales de EE. UU. son similares a los documentos de titularidad en el sector inmobiliario (que establecen la exclusividad, la propiedad, las presunciones legales y la aplicación). Como mínimo, su valor es al menos el monto gastado para asegurar el registro, pero su valor puede ser significativamente mayor dependiendo del historial de ingresos, el valor de mercado y la capacidad de generar ganancias proyectada para el futuro. A medida que crece la reputación y la influencia de su empresa, sus marcas registradas se vuelven más valiosas.

3) Documenta todo mediante contratos

Toda empresa dedicada a la organización de eventos debe contar con contratos a la hora de tratar con clientes, socios comerciales, empleados y contratistas independientes. Estos contratos pueden incluir acuerdos de servicios para eventos, contratos de contratistas independientes o de empleados, o acuerdos relacionados con el sitio web (por ejemplo, condiciones de uso y política de privacidad). También pueden incluir acuerdos de asociación y contratos de licencia. Es arriesgado llevar a cabo actividades comerciales sin contratos redactados o revisados por un abogado.

Si no hay nada por escrito, no hay pruebas. Es importante dejar constancia por escrito de los términos exactos de su acuerdo para eliminar cualquier incertidumbre o malentendido. Esto también protege sus derechos e intereses, y minimiza la responsabilidad y los litigios legales en el futuro. Si más adelante surge una disputa, siempre podrá recurrir a los contratos escritos como prueba de lo que acordaron las partes. En esencia, funciona como un “seguro de responsabilidad civil” para su negocio.

Recuerda: Contar con contratos en línea no solo sirve para garantizar el pago de un evento, sino también para proteger a tu empresa de posibles reclamaciones legales y daños y perjuicios.

4) Contrata a un profesional

Para ahorrar en gastos, los propietarios de empresas de eventos suelen optar por el enfoque «hágalo usted mismo» o contratar a profesionales sin experiencia para que se encarguen de asuntos comerciales y legales importantes. Dos áreas que pueden poner a tu empresa en serios problemas son los asuntos legales y los impuestos. Debes contar en tu equipo con un abogado, un contador y un contador público certificado (CPA) de confianza. Cuando externalizas y delegas estos asuntos tan importantes, tienes más tiempo para enfocarte en tu negocio y minimizas tus riesgos y responsabilidades legales.

El asesoramiento legal para empresas del sector de eventos marca una gran diferencia

Ya se trate de un conflicto con un antiguo cliente, socio comercial o contratista con el que no tuvieras un contrato por escrito, o de un competidor que afirme que estás infringiendo sus derechos de propiedad intelectual, un litigio es una experiencia muy costosa, que requiere mucho tiempo y resulta emocionalmente agotadora. Sigue estos consejos legales para empresas de eventos y elabora una estrategia proactiva. Si actúas de forma proactiva en lugar de reactiva, tu negocio de alquiler estará protegido legalmente y garantizado a largo plazo.