A medida que el 2022 va cobrando impulso, parece que algunas tendencias del 2021 siguen vigentes, incluidas algunas de las que dan más dolores de cabeza. A todos nos molesta el alquiler de última hora, la contratación en el momento y las entregas y recogidas fuera del horario habitual, pero todos los profesionales del alquiler para eventos tendrán que lidiar, o ya han lidiado, con estos cambios. Aunque nunca es fácil manejarlos, encontrar el precio perfecto para cambios como estos ayudará a recuperar el control en un momento agitado. Hablamos con Lonielle Cousar de ¡Sí! Decoración para eventos y mucho más, Paul Hines de Eventos de fabricación, y Luna Tolunay de Organizadores de actividades para descubrir cómo estos profesionales del sector de los eventos gestionan los asuntos urgentes y cómo eligen la mejor estrategia de precios para sus negocios. ¡Descubre los tipos de cambios de última hora a los que se enfrentan a diario los profesionales de los eventos y cómo recuperan el control de sus pedidos y negocios!

1. Alquileres de última hora

2. Contratación inmediata

3. Entregas y recogidas fuera del horario habitual

4. Prepararse para el éxito

Alquileres de última hora

Los alquileres de última hora se han convertido en una tendencia en el sector del alquiler de material para eventos debido a la pandemia de COVID-19. A la gente le preocupa que, si planifica los eventos con meses de antelación, se produzca otro repunte y tenga que cancelar el evento, lo que supondría gastos de cancelación, problemas logísticos y recuerdos perdidos. Luna describe estos eventos como “simulacros de incendio constantes”. Para evitar las cancelaciones, la gente está programando los eventos con muy poca antelación respecto a la fecha de celebración, pero al hacerlo, las empresas de alquiler de material para eventos tener que trabajan horas extras para asegurarse de que los eventos de sus clientes salgan perfectos.

A la hora de cobrar por alquileres de última hora, las tarifas varían en función de las necesidades y de las tareas adicionales que haya que realizar. Lonielle ha comenzado a cobrar un recargo por urgencia a partir de $75 para los contratos firmados con dos semanas de antelación a la fecha del evento. Aunque ella puede completar estos pedidos urgentes con la ayuda de su familia, otros necesitan contar con personal adicional para que les eche una mano.

Cuando las empresas necesitan empaquetar y entregar rápidamente los pedidos para grandes eventos, los alquileres de última hora pueden suponer un gasto de recursos aún mayor. La empresa de Luna recibe pedidos para muchos eventos de gran envergadura, y ella señala que también cobra un recargo por urgencia si el contrato no se firma entre 7 y 14 días antes del evento. Luna también agrega que, si bien el cargo por urgencia es un buen incentivo para que la gente firme contratos y planifique eventos con más anticipación, “la gente se está resistiendo porque nos hemos vuelto más exigentes y no permitimos cancelaciones de eventos una vez que se firma el contrato, así que ahora la gente no está firmando contratos”.”

Aunque esto pueda parecer preocupante, hay que encontrar un equilibrio. Un recargo por urgencia animará a la gente a contratar tus servicios con más antelación, pero inevitablemente habrá quienes sigan reservando a última hora. Estos recargos te compensan a ti y a tus empleados por el tiempo y el esfuerzo que supone atender eventos de última hora.

Contratación inmediata

Cuando llegan pedidos de última hora, por lo general se necesitan más personas para cubrir el trabajo que los empleados de tiempo completo no pueden realizar. Todo profesional del sector de eventos quiere saber que cuenta con los mejores trabajadores, que sean leales y conozcan todas las expectativas que se tienen de ellos. Aunque es excelente fijarse este objetivo, cuando llegan pedidos de última hora y se necesitan más personas, la única solución es contratar rápidamente.

También es importante tener en cuenta que los empleados a tiempo completo que se dedican a tu negocio pueden agotarse fácilmente con los preparativos de última hora, lo cual es otra razón para incorporar personal temporal nuevo. Cuando se trata de encontrar personal con poca antelación, los profesionales del sector de los eventos disponen de múltiples formas de encontrar buenos trabajadores.

¿Qué tipo de ayuda necesitas?

• Físicamente fuertes y preparados para el trabajo físico: la policía y los bomberos
• Rápido y listo lo antes posible: Instawork
• Experiencia en el sector de la restauración: Qwick, hoteles y complejos turísticos
• Horario de trabajo flexible: Trabajadores del sector teatral

Paul dice que solo recurre a contrataciones de última hora cuando recibe un pedido fuera del horario laboral o durante el fin de semana que desborda la capacidad de su equipo. Para los pedidos que se reciben fuera del horario comercial habitual, Paul cobra $50 por la entrega el mismo día y solo decide aplicar un recargo si le falta personal debido a la necesidad de contratar personal temporal. Paul suele intentar evitar estos cargos y dice que “por lo general le dice que no a la gente, o pone un precio tan alto que los clientes vienen a recoger [el pedido] ellos mismos. Todo esto depende de la disponibilidad de nuestro equipo y de los contratados temporales”.”

Entregas y recogidas fuera del horario habitual

Además de tener que lidiar con los problemas mencionados anteriormente, los profesionales del alquiler para eventos también se enfrentan a retos como las entregas y recogidas fuera del horario laboral. Los pedidos que requieren una entrega fuera del horario habitual de trabajo o las solicitudes de recogida fuera de ese horario suponen un gran desgaste para los equipos de reparto. Este desgaste puede provocar que los buenos empleados se agoten y renuncien, o que cometan más errores debido al cansancio y a sentirse abrumados. Lonielle mitiga estas solicitudes nocturnas cobrando una tarifa fuera de horario, pero señala que algunos profesionales del alquiler para eventos cobran por un día completo de trabajo.

Algunos profesionales del sector de los eventos cobran una tarifa fija por las entregas o recogidas fuera del horario habitual, con precios diferentes para los sábados y los domingos. Las tarifas también pueden ajustarse en función de la distancia entre el almacén y el domicilio del cliente en el caso de las entregas. Esto ayuda a compensar el tiempo de desplazamiento de los miembros del equipo y permite ofrecer una remuneración más adecuada al equipo de reparto.

Preparándose para el éxito

Cuando los cambios se producen a un ritmo tan rápido y fuera del horario laboral, asegurarse de que cada artículo del inventario esté debidamente catalogado, cada pedido confirmado y cada entrega programada a tiempo puede parecer una tarea abrumadora. Con un software de gestión de inventario como Goodshuffle Pro, Recuperar el control sobre las solicitudes urgentes de los clientes es muy fácil.

Lonielle utiliza Goodshuffle Pro para llevar un registro de lo que necesita para cada evento, lo cual resulta extremadamente útil cuando llega un pedido urgente que requiere una entrega rápida. A Lonielle le gusta etiquetar cada evento para el que crea un pedido, de modo que pueda visualizar los distintos eventos a los que atiende su empresa. Luna utiliza Goodshuffle Pro para detallar los artículos que planea llevar un registro en el futuro, y puede hacer un seguimiento de los ingresos que estos artículos generan gracias a los recargos por pedidos urgentes.

Goodshuffle Pro también permite que varios miembros de un equipo vean los pedidos y sus detalles, como los artículos que hay que empaquetar, qué pedidos están programados para su entrega, qué pedidos saldrán cada día y mucho más. Aprovechar al máximo el potencial de Goodshuffle Pro será la pieza clave para tener un control total sobre los pedidos de última hora y asegurarte de que todo tu equipo esté en sintonía.

Recuperar el control sobre el caos que suponen los pedidos de última hora, las contrataciones inmediatas y las entregas y recogidas fuera del horario habitual variará de una empresa a otra, pero existe una solución perfecta para tu negocio de eventos. Nada de lo relacionado con la creación de una estrategia de precios es fácil, pero prepararse para el futuro y construir una excelente Estrategia de precios para el alquiler de material para eventos ¡es clave para fortalecer tu negocio! La respuesta definitiva no será fácil de encontrar, pero tras un proceso de prueba y error, con el tiempo, tú y tu equipo podréis estar más tranquilos sabiendo que estáis totalmente preparados para afrontar cambios repentinos.