Reservas de última hora: ¿cuándo conviene aceptarlas?

Hazte estas preguntas a la hora de decidir si aceptas o no una reserva de última hora.

Hola a todos,

Bienvenidos de nuevo a «Busy Season», vuestra guía con las últimas tendencias, consejos de expertos e historias reales que están revolucionando el sector de los eventos.

Esta semana voy a hablar de las reservas de última hora. ¿Cuándo conviene aceptarlas? ¿Y cómo se mantiene al equipo organizado en medio del caos de un evento de última hora? Hablemos de ello.

A todos nos ha llegado ese temido correo electrónico de un cliente a altas horas de la noche…

A todos nos pasa, y ¿no parece que siempre ocurre justo cuando... especialmente ¿Épocas de mayor actividad?

Tanto si trabajas por tu cuenta como si tienes un gran equipo, en mi opinión, las reglas para gestionar las reservas de última hora suelen ser las mismas. (A continuación usaré la palabra “equipo”, pero si eres un emprendedor independiente que desempeña múltiples funciones, ¡esto también se aplica a ti!)

Hay dos preguntas básicas que debes responder:

1. ¿Mi equipo tiene el capacidad ¿Te animas a participar en este evento?
2. ¿Se celebrará el evento? rentable ¿Vale la pena todo ese lío?

Nota: Según mi experiencia, es muy difícil responder a estas preguntas sin procedimientos operativos estándar (SOP) bien definidas. Así que, si aún no las tienes bajo control, empieza por ahí y luego vuelve a este correo. Es fundamental tener una idea realista de la capacidad de tu equipo, ya que las reservas de última hora afectan a todo, desde los plazos de otros eventos hasta el pago de horas extras a los empleados.

Si cuentas con procedimientos operativos estándar (SOP) bien definidos para gestionar tu día a día y tu respuesta a ambas preguntas anteriores es Sí, entonces ve al concierto y asegúrate de cobrar un recargo por urgencia!

Si es No Si te sientes tentado a decir que sí a ambas cosas, entonces rechaza el trabajo. Con el deseo de satisfacer a nuestros clientes, podemos exigirnos demasiado a nosotros mismos y a nuestras finanzas más allá de lo razonable. Hacer esto una y otra vez acabará agotando tu energía y mermando los ingresos de tu negocio. Y, según mi experiencia, este es el escenario más común que conduce al agotamiento.

Lo complicado es cuando respondes Sí a una pregunta, pero No hacia el otro.

Si te encuentras en uno de los cuadrantes de “Quizás”, pregúntate:

1. ¿Qué beneficios obtiene la empresa al organizar este evento? El criterio de referencia para esto debe ir más allá de simplemente ayudar a un cliente que lo necesita.
2. ¿Aceptar este trabajo fortalecerá o arruinará una relación? Si ya has alcanzado tu capacidad máxima, los entregables de otros clientes se verán sin duda afectados.
3. ¿Tiene este cliente potencial para generar negocios recurrentes (que compense la menor rentabilidad a corto plazo)? Si respondes «No» a la pregunta sobre la rentabilidad, pero se trata de un cliente con el que puedes establecer una relación comercial a largo plazo, entonces podrías considerar aceptar el trabajo. Pero si se trata de un encargo puntual que no ofrece más oportunidades con ese cliente, yo sería menos propenso a asumir ese trabajo adicional.
4. ¿Se puede subcontratar alguna parte de este trabajo (para compensar la escasa capacidad del equipo)? Una de las cosas que más me gustan del sector de los eventos es nuestra capacidad para ayudarnos unos a otros. Si no puedes hacerte cargo de este cliente, ¿conoces a alguien en tu red que pueda hacerlo?

¿Cómo dice el viejo refrán? “Tu falta de planificación no es una emergencia para mí”. Recuérdalo antes de asumir más de lo que tu empresa puede manejar.

Recuerda también que la forma en que digas ‘no’ debe ajustarse a tu estilo habitual de comunicación. Probablemente te lleve un poco de práctica si tus clientes no están acostumbrados a que les digas «no».

Me gusta mucho Estos 9 consejos de HubSpot sobre un marco específico que puedes utilizar a la hora de decir ‘no’. Por supuesto, puedes adaptarlo a tu propio estilo y omitir los pasos que no tengan sentido para tu clientela, pero, en términos generales, es un buen punto de partida.

Siempre estoy aquí para ayudarte a practicar cómo decir ‘no’, ¡así que si te apetece!

Nos vemos el próximo martes,

Mallory Mullen

Goodshuffle