Lorsque les propriétaires d'entreprises événementielles entendent parler de stratégie de tarification, ils pensent généralement à ce qu'ils facturent pour la location d'articles et de services. Cela peut aller du tarif horaire d'un lieu à la restauration et aux divertissements. Toutefois, ces coûts ne représentent qu'une partie de la stratégie de tarification. Les frais supplémentaires constituent un autre élément clé au-delà les articles et services de location.
En tant que professionnel de l'événementiel, vous êtes un professionnel du service dans l'âme. Il peut donc être effrayant, voire culpabilisant, de facturer des frais de location supplémentaires à ses clients. Pourtant, certains frais supplémentaires sont essentiels au bon fonctionnement de votre entreprise et à sa rentabilité. Voici 5 frais de location supplémentaires que tous les professionnels de l'événementiel devraient envisager.
1. Frais d'urgence
Un client fait une demande de dernière minute qui vous laisse, vous et votre équipe, dans l'embarras. Vous devez faire des heures supplémentaires et accélérer la livraison de votre stock. Votre équipe ne devrait-elle pas être rémunérée pour le temps et l'énergie supplémentaires qu'elle a consacrés au projet ?
Vous pouvez facturer des frais d'urgence lorsqu'un client se renseigne sur un événement ou laisse un contrat non signé en dehors de vos délais habituels. Dans ce cas, vous devez prendre des décisions plus rapides et parfois ajouter du personnel ou des ressources de dernière minute. Les événements ne se produisent pas par magie, mais les clients ne le savent pas. Vous avez tout à fait le droit de facturer les montagnes que vous déplacez.
Comment facturer des frais d'urgence
Tout d'abord, déterminez les paramètres de votre calendrier. Qu'est-ce que vous considérez comme une urgence ? Il peut s'agir d'une demande de renseignements reçue moins d'un mois avant la date de l'événement ou d'un contrat qui n'a pas été signé dans les deux semaines précédant l'événement.
Déterminez ensuite votre structure tarifaire. Vous pouvez faire un forfait (ex : après la date limite, facturer $75 pour chaque jour plus proche de la date à laquelle le contrat n'a pas été signé) ou un pourcentage (ex : facturer 10% du coût total du devis si le contrat est signé après la date limite).
Autres clés de réussite
- Veillez à préciser les frais d'urgence dans les conditions générales de votre contrat - et si le contrat est modifié en cours de projet, assurez-vous que le client signe toujours la dernière version. Cette deuxième partie est souvent oubliée, mais des logiciels industriels tels que Goodshuffle Pro facilite les choses en automatisant le processus.
- Si un client se plaint d'avoir dû payer des frais d'urgence, soyez transparent et expliquez pourquoi votre entreprise les exige. Les clients peuvent ne pas comprendre ce qu'implique la production d'un événement, mais lorsqu'ils réalisent, par exemple, que des changements tardifs nécessitent du personnel de dernière minute, ils deviennent souvent plus raisonnables.
- Si vous voulez être très transparent sur les frais d'urgence, vous pouvez envoyer des courriels à ce sujet au début du projet, plutôt que de les inclure dans les conditions générales. Goodshuffle Pro peut également vous aider dans ce domaine, cette fois avec modèles d'e-mails personnalisés.
2. Frais de consultation en personne
Faire visiter votre entrepôt à un client pour qu'il puisse se faire une idée plus précise de votre stock prend du temps. Vous lui faites visiter les lieux, vous répondez à toutes ses questions, vous réglez les détails d'un projet. Tout comme les frais d'urgence, vous devez être correctement rémunéré pour le temps que vous avez passé.
Vous pouvez facturer des frais de consultation en personne si des clients ou des clients potentiels se rendent dans votre salle d'exposition, votre studio ou votre entrepôt pour une consultation. Vous consacrez votre temps et votre énergie à les rassurer sur les articles/services qu'ils louent. Votre expertise est précieuse !
Comment facturer des frais de consultation en personne ?
Certaines entreprises offrent ce service à titre gracieux, tandis que d'autres le font payer. Nous recommandons de le faire payer, que ce soit forfait (ex : pour chaque consultation ou visite, facturer $45) ou horaire (ex. $25 pour chaque heure de consultation ou de visite). Mais en fin de compte, c'est vous qui décidez de la manière dont vous voulez le structurer. Quelques questions à se poser :
- Combien de temps faut-il consacrer à la préparation et à la réalisation d'une consultation ? Que ce soit vous ou votre équipe de vente qui les dirigent, vous pouvez travailler à rebours pour déterminer le montant à facturer en fonction de la valeur de ce temps.
- Quels sont les services que vous proposez pendant la consultation ? Les clients seront plus enclins à payer si vous leur montrez votre entrepôt, si vous leur permettez de toucher les options de l'inventaire et/ou si vous concrétisez leur vision sur un tableau d'affichage.
- Quel est le prix que votre marché cible est prêt à payer ? Si vous vous adressez à des mariées haut de gamme, elles seront plus disposées à payer pour une consultation que pour un événement à plus petit budget.
Autres clés de réussite
- Faites des recherches sur vos concurrents pour savoir ce qu'ils facturent comme frais de consultation. Vous aurez ainsi une meilleure idée de ce que les clients de votre marché cible sont prêts à payer. Vous pouvez envisager d'appliquer les frais de consultation sous forme de crédit pour la réservation finale afin d'inciter les clients à profiter de ce service.
- Démontrez la valeur de la consultation pour que les clients comprennent ce qu'ils paient. Si vous proposez des services spéciaux, mentionnez-les sur votre site web - un canal de commercialisation qui est de plus en plus utilisé par les entreprises. les entreprises du secteur de l'événementiel investissent dans.
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3. Redevances en dehors des heures d'ouverture
Que vous soyez confronté au chaos de demandes multiples ou à un projet exigeant, votre travail s'étendra souvent au-delà de vos heures habituelles. De la même manière que vous changeriez un tarif d'urgence, ce temps supplémentaire ne doit pas être inapprécié.
Facturez à vos clients des frais pour les heures creuses lorsqu'ils souhaitent que vous veniez les chercher ou les déposer tôt le matin ou tard le soir. En offrant des heures plus flexibles, vous vous donnez plus d'espace dans votre emploi du temps pour effectuer plus de livraisons. En facturant ces heures, vous obtenez de l'argent supplémentaire dans vos poches que vous pouvez utiliser pour augmenter vos marges bénéficiaires ainsi que pour payer votre personnel qui travaille tôt ou tard. Si vous demandez à votre équipe d'être sur place à 5 heures du matin ou de rester dehors jusqu'à 2 heures du matin, il n'est pas surprenant que vous n'obteniez pas autant de mains levées que vous le souhaitez. Motivez-les avec de l'argent !
Comment facturer une taxe en dehors des heures de travail
Les modes de facturation les plus courants sont les suivants forfait (ex : $200) ou un pourcentage du coût total de la réservation (ex : 5-10%). Vous pouvez également facturer un forfait par membre d'équipage la personne qui travaille dans l'équipe (ex : $50/équipier).
Il est important de ne pas se limiter ; vous pouvez facturer l'une des prestations ci-dessus, puis facturer un forfait supplémentaire ou un pourcentage par heure (ex : $50/membre de l'équipe, + $15/heure).
Autres clés de réussite
- Expliquez clairement ces détails dans vos conditions générales, puis faites signer le contrat par votre client.
- Bien que le contrat vous couvre, il est bon de rappeler cette redevance aux clients avant l'événement. Ils apprécieront la notification et cela leur évitera de prétendre qu'ils n'avaient pas connaissance des règles s'ils en font la demande.
4. Frais de retard
Si l'événement d'un client dure plus longtemps que prévu, votre équipe prend du retard pour le nettoyage et l'utilisation future de ce stock. Imaginez que vous ayez un événement plus tard dans la soirée qui nécessite ces mêmes chaises chiavari, et que l'installation doive être retardée.
Facturez des frais de retard lorsque vous et votre équipe êtes arrivés pour le ramassage lors d'un événement, mais que l'événement bat son plein. Lorsque le client a signé le contrat, il a accepté vos conditions générales (qui doivent être clairement définies). Lorsque votre équipe doit effectuer plusieurs ramassages en une seule nuit, l'horaire est crucial. Votre équipe doit être en mesure de récupérer le matériel et de se rendre sur le site suivant. Si l'événement prend du retard, votre équipe doit travailler plus tard, ce qui, si c'est fréquent, peut nuire à la fidélisation de vos employés.
Modèles de frais communs :
Comment facturer des frais de retard
Tout d'abord, déterminez si vous souhaitez ajouter un délai de grâce avant d'appliquer des pénalités de retard. Dans l'affirmative, déterminez ce délai : 15 minutes ? Une heure ? Plus long ?
À partir de là, vous pouvez soit charger un forfait (ex : $500) ou un pourcentage de la réservation totale (ex : 5-10%). Vous pouvez également facturer davantage pour chaque tranche de temps supplémentaire pendant laquelle le client est en retard. Par exemple, le coût augmente de $50 pour chaque quart d'heure de retard supplémentaire.
Envisagez d'exiger un dépôt de garantie que vous ne restituerez que si l'enlèvement a lieu à temps. Il s'agit généralement d'une somme forfaitaire qui peut également couvrir d'autres coûts, comme les frais de dommages.
Autres clés de réussite
- Envisagez d'exiger un dépôt de garantie que vous ne restituerez que si l'enlèvement a lieu à temps. Il s'agit généralement d'une somme forfaitaire qui peut également couvrir d'autres coûts, comme les frais de dommages.
- Pour faciliter le processus global de facturation, saisissez les informations relatives à la carte de crédit du client lors de son premier paiement, afin de les conserver dans le dossier et de faciliter la facturation.
- Comme pour les autres frais, définissez clairement cette politique dans votre contrat et diffusez-la sur votre site web et dans les modèles de courriels envoyés avant l'événement.
- Enfin, faites preuve de souplesse. En cas de circonstances vraiment atténuantes, il peut être plus intéressant pour vous de renoncer à la redevance si cela vous permet d'améliorer vos relations avec vos clients.
5. Frais de dommages et de nettoyage
Il arrive que les garçons d'honneur soient turbulents ou que suffisamment de personnes pensent que le château gonflable ne sera pas trop petit pour les accueillir. Lorsqu'un client retourne un objet cassé ou déraisonnablement sale, il vous faut, à vous et à votre équipe, du temps et de l'argent pour le réparer ou le nettoyer.
Si un objet doit être réparé, vous pouvez tout à fait le facturer en facturant des frais de nettoyage et de réparation. S'il s'agit d'une réparation, en particulier pour un article couramment loué ou un article que vous ne possédez pas en grande quantité, vous devez également prendre en compte le coût des recettes pour vous. Combien d'argent vous manque-t-il parce que vous ne pouvez pas louer l'article dans son état actuel ? Autant de questions à prendre en compte pour déterminer le montant des frais de nettoyage et d'endommagement.
Comment facturer des frais de dommages et de nettoyage ?
En règle générale, les frais de nettoyage et d'endommagement sont facturés en tant que frais d'administration. pourcentage du coût de vos articles de location (ex : 8%).
Vous pouvez également choisir de définir un montant minimum (ex : $80 comme base).
Autres clés de réussite
- Envisagez d'ajouter un renonciation aux dommages ou le dépôt de garantie à votre contrat, et déduire le coût du nettoyage et des réparations du dépôt avant de le rembourser.
- Demandez à votre équipe de prendre des photos des articles endommagés avant de les charger dans le camion lors de l'enlèvement, afin d'avoir une preuve des dommages. Le système d'activité et de messagerie de Goodshuffle Pro peut vous aider à enregistrer les photos - et les notes sur les articles endommagés - d'une manière conviviale qui garantit que rien ne passe à travers les mailles du filet.
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