Cuando los propietarios de empresas de eventos oyen el término «estrategia de precios», suelen pensar en lo que cobran por el alquiler de artículos y servicios. Esto puede abarcar desde la tarifa por hora de un local hasta el catering y el entretenimiento. Sin embargo, estos costos son solo una parte de la estrategia de precios. Otro aspecto clave son los cargos adicionales más allá artículos y servicios de alquiler.
Como profesional de eventos, en el fondo eres un proveedor de servicios. Por eso, cobrar tarifas adicionales de alquiler a los clientes puede resultar intimidante e incluso hacerte sentir culpable. Sin embargo, algunas tarifas adicionales son esenciales para que tu negocio funcione sin problemas y sea más rentable. A continuación, te presentamos cinco tarifas adicionales de alquiler que todo profesional de eventos debería considerar.
1. Tarifas por tramitación urgente
Un cliente hace una solicitud de última hora que os pone a ti y a tu equipo en un aprieto. Tienes que hacer horas extras y acelerar la entrega del inventario. ¿No debería recibir tu equipo una compensación por el tiempo y la energía adicionales que dedicó al proyecto?
Puedes cobrar un recargo por urgencia cuando un cliente te consulta sobre un evento o deja un contrato sin firmar fuera de tus plazos habituales. Cuando esto ocurre, tienes que tomar decisiones más rápidas y, a veces, incorporar personal o recursos de última hora. Los eventos no surgen por arte de magia, pero los clientes no lo saben. Tienes todo el derecho a cobrar por el trabajo titánico que estás realizando.
Cómo cobrar un recargo por urgencia
En primer lugar, define tus parámetros de plazos. ¿Qué consideras que es un caso urgente? Podría ser, por ejemplo, recibir una solicitud menos de un mes antes de la fecha del evento, o no haber firmado el contrato dos semanas antes del evento.
A continuación, define tu estructura de tarifas. Puedes hacer un tarifa fija (por ejemplo: una vez vencido el plazo, cobrar $75 por cada día que falte para la fecha del evento y el contrato no se haya firmado) o un porcentaje (por ejemplo: cobrar 101 TP3T del costo total del presupuesto si el contrato se firma después de la fecha límite).
Otras claves para el éxito
- Asegúrate de especificar el recargo por urgencia en los términos y condiciones de tu contrato, y si el contrato sufre modificaciones durante el proyecto, asegúrate de que el cliente firme siempre la versión más reciente. Esta segunda parte suele olvidarse, pero los programas especializados del sector, como Goodshuffle Pro facilita las cosas al automatizar el proceso.
- Si un cliente se queja después de que se le haya cobrado un recargo por urgencia, sé transparente y explícale por qué tu empresa lo requiere. Es posible que los clientes no comprendan todo lo que implica la organización de un evento, pero cuando se dan cuenta, por ejemplo, de que los cambios de última hora requieren contratar personal a toda prisa, suelen mostrarse más comprensivos.
- Si quieres ser aún más transparente con respecto a tu tarifa por urgencia, puedes enviar correos electrónicos al respecto al inicio del proyecto, en lugar de limitarte a incluirla en los términos y condiciones. Este es otro aspecto en el que Goodshuffle Pro puede ayudarte, en este caso con plantillas de correo electrónico personalizadas.
2. Tarifas de las consultas presenciales
Mostrarle a un cliente tu almacén para que pueda hacerse una idea más precisa de tu inventario lleva tiempo. Le haces un recorrido, respondes a todas sus preguntas y analizas los detalles de un proyecto. Al igual que con el recargo por urgencia, deberías recibir una compensación adecuada por el tiempo que dedicaste.
Puedes cobrar una tarifa por consulta presencial si los clientes o clientes potenciales visitan tu sala de exposición, estudio o almacén para recibir asesoramiento. Dedicas tu tiempo y energía a brindarles tranquilidad respecto a los artículos o servicios que alquilan. ¡Tu experiencia tiene un gran valor!
Cómo cobrar los honorarios de una consulta presencial
Algunas empresas ofrecen este servicio de forma gratuita, mientras que otras lo cobran. Recomendamos cobrarlo, ya sea mediante tarifa fija (p. ej.: cobrar $45 por cada consulta o visita) o cada hora (p. ej., $25 por cada hora de consulta o visita). Pero, en última instancia, depende de ti cómo quieras estructurarlo. Algunas preguntas que puedes plantearte:
- ¿Cuánto tiempo se dedica a preparar y llevar a cabo una consulta? Tanto si eres tú quien las dirige como si lo hace tu equipo de ventas, puedes hacer un cálculo inverso para determinar cuánto cobrar en función del valor de ese tiempo.
- ¿Qué servicios ofrecen durante la consulta? Los clientes estarán más dispuestos a pagar si les muestras tu almacén, les permites tocar y ver de cerca las opciones de inventario y/o les ayudas a plasmar su visión en un tablero de visualización.
- ¿Cuánto está dispuesto a pagar tu mercado objetivo? Si atiendes a novias de alto nivel, estarán más dispuestas a pagar por una consulta que en el caso de una boda con un presupuesto más reducido.
Otras claves para el éxito
- Investiga a tus competidores para ver cuánto cobran por las tarifas de consulta. Esto te puede dar una mejor idea de lo que los clientes de tu mercado objetivo están dispuestos a pagar. Puedes considerar aplicar la tarifa de consulta como un crédito para la reserva final, con el fin de incentivar a los clientes a aprovechar este servicio.
- Demuestra el valor de la consulta para que los clientes entiendan por qué están pagando. Si ofreces servicios especiales, inclúyelos en tu sitio web, un canal de marketing que cada vez más las empresas de eventos están invirtiendo en.
Lleve su negocio a Internet
Obtenga más información sobre nuestra potente integración con sitios web.
3. Tarifas fuera del horario habitual
Ya sea que tengas que lidiar con el caos de múltiples solicitudes o con un proyecto exigente, tu trabajo a menudo se extenderá más allá de tu horario habitual. Del mismo modo que cobrarías un recargo por urgencia, ese tiempo extra no debería pasar desapercibido.
Cobra a los clientes una tarifa por servicio fuera del horario habitual cuando te pidan que recojas o entregues un pedido a primera hora de la mañana o a última hora de la noche. Al ofrecer horarios más flexibles como este, te das más margen en tu agenda para realizar más entregas. Al cobrar por estas horas, obtienes dinero extra que puedes usar para aumentar los márgenes de ganancia, así como para pagar a tu personal que trabaja en estos turnos tempranos o tardíos. Cuando le pides a tu equipo que esté en el lugar a las 5 a. m. o que trabaje hasta las 2 a. m., no es de extrañar que no haya tantos voluntarios como te gustaría. ¡Motívalos con dinero!
Cómo cobrar una tarifa por servicio fuera del horario habitual
Algunas formas habituales de cobrar son simplemente tarifa fija (p. ej.: $200) o un porcentaje del costo total de la reserva (p. ej.: 5-10%). También puedes cobrar un tarifa fija por miembro de la tripulación quién está trabajando en ese turno (p. ej.: $50/miembro de la tripulación).
Es importante recordar que no debes limitarte; puedes cobrar una de las tarifas anteriores y, además, cobrar una tarifa fija adicional o un porcentaje por hora (por ejemplo: 1 TP4T50 por miembro del equipo, más 1 TP4T15 por hora).
Otras claves para el éxito
- Explica claramente estos detalles en tus términos y condiciones y, a continuación, haz que tu cliente firme el contrato.
- Aunque el contrato te cubre, también es buena idea recordarles a los clientes esta tarifa antes de su evento. Apreciarán el aviso y así evitarás que aleguen que no conocían las normas si hacen alguna solicitud.
4. Recargos por mora
Si el evento de un cliente se prolonga más de lo previsto, eso retrasará a tu equipo en las tareas de limpieza y en el uso posterior de ese inventario. Imagina que tienes un evento más tarde esa misma noche en el que se necesitan esas mismas sillas Chiavari, y ahora el montaje tendrá que retrasarse.
Cobra un recargo por retraso cuando tú y tu equipo hayan llegado a recoger el equipo en un evento, pero este aún esté en pleno apogeo. Al firmar el contrato, el cliente aceptó tus términos y condiciones (donde esto debe estar claramente detallado). Cuando tu equipo tiene que realizar varias recogidas en una sola noche, el horario es fundamental. Tu equipo necesita poder recoger el equipo y trasladarse al siguiente lugar. Si el evento se prolonga, tu equipo tiene que trabajar más tiempo, lo cual, si es habitual, puede afectar negativamente a la retención de tus empleados.
Modelos de tarifas habituales:
Cómo cobrar un recargo por demora
En primer lugar, decide si quieres establecer un período de gracia antes de aplicar los cargos por mora. Si es así, determina cuál será su duración: ¿15 minutos? ¿Una hora? ¿Más tiempo?
Desde allí, puedes cargar un tarifa fija (p. ej.: $500) o un latinoamericano (es-419) español porcentaje del total de la reserva (p. ej.: 5-10%). También puedes cobrar un recargo por cada periodo de tiempo adicional que se retrase el cliente. Por ejemplo, el costo aumenta en $50 por cada 15 minutos adicionales de retraso.
Considera la posibilidad de exigir un depósito de garantía que solo se devuelva si la recogida se realiza a tiempo. Por lo general, se trata de una tarifa fija que también puede cubrir otros gastos, como los gastos por daños.
Otras claves para el éxito
- Considera la posibilidad de exigir un depósito de garantía que solo se devuelva si la recogida se realiza a tiempo. Por lo general, se trata de una tarifa fija que también puede cubrir otros gastos, como los gastos por daños.
- Para simplificar el proceso general de cobro, registra los datos de la tarjeta de crédito del cliente la primera vez que realice un pago, de modo que queden archivados y sea más fácil realizar los cargos.
- Al igual que con el resto de tarifas, describe claramente esta política en tu contrato y difúndela en tu sitio web y en las plantillas de correo electrónico que envíes antes del evento.
- Por último, sé flexible. Si se trata de una circunstancia verdaderamente atenuante, tal vez te convenga más renunciar al cobro si eso te permite mejorar la relación con el cliente.
5. Gastos por daños y limpieza
A veces los padrinos de boda se ponen alborotadores, o mucha gente piensa que el castillo inflable no será demasiado pequeño para todos. Cuando un cliente devuelve algo roto o excesivamente sucio, a ti y a tu equipo les lleva tiempo y dinero repararlo o limpiarlo.
Si un artículo necesita reparación, sin duda puedes cobrar una tarifa por daños y limpieza. Cuando se trata de una reparación, sobre todo si es un artículo que se alquila con frecuencia o del que no tienes muchos ejemplares, también debes tener en cuenta el costo en términos de ingresos perdidos. ¿Cuánto dinero estás dejando de ganar porque no puedes alquilar el artículo en su estado actual? Todas estas son preguntas que debes considerar al fijar tu tarifa por daños y limpieza.
Cómo cobrar una tarifa por daños y limpieza
Por lo general, los cargos por daños y limpieza se cobran como un porcentaje del costo de los artículos que alquiles (p. ej.: 8%).
También puedes optar por configurar un importe mínimo en dólares (por ejemplo: $80 como base).
Otras claves para el éxito
- Considera la posibilidad de añadir un exención de responsabilidad por daños o incluir un depósito de garantía en tu contrato, y deducir de dicho depósito los gastos de limpieza y reparaciones antes de devolverlo.
- Pide a tu equipo que tome fotos de los artículos dañados antes de cargarlos en el camión en el momento de la recogida, para que tengas constancia de los daños. El sistema de actividades y mensajería de Goodshuffle Pro te permite registrar las fotos —y las notas sobre los artículos dañados— de una manera sencilla que garantiza que no se pase nada por alto.
Más información sobre Goodshuffle Pro
Reserve una demostración para ver nuestro software para la gestión de eventos en acción.
Compartir en
English 
Español de México 
Français du Canada