D'un sous-sol à 24 000 pieds carrés

Staging Design DC gère ses activités de home staging et de location de mobilier événementiel depuis un entrepôt de 24 000 pieds carrés situé à Beltsville, dans le Maryland. Ce qui nous a particulièrement frappés lors de notre visite, c'est l'organisation irréprochable des lieux. Lorsque l'équipe commet une erreur à plusieurs reprises, le service des opérations réaménage l'espace.

Le fondateur, Christian Salinas, a lancé l’entreprise en 2007, en se consacrant d’abord à la mise en valeur immobilière. Il travaillait dans l’immobilier lorsque ses biens à vendre ont eu besoin d’être agrémentés de quelques accessoires. Il a acheté des coussins, des fleurs et des serviettes, puis les a lui-même transportés jusqu’aux maisons. “ Mon sous-sol me servait pratiquement d'entrepôt ”, a-t-il expliqué au groupe. Le stock a fini par déborder du sous-sol, puis des boxes de stockage, puis d'un petit entrepôt, pour aboutir finalement à ce bâtiment.

Les canapés sont placés le plus près possible du quai

Les canapés sont placés au centre de la salle, près du quai de chargement, car ce sont les meubles les plus volumineux et ce sont eux qui sont chargés en premier dans les camions. Le reste de la pièce s'organise autour du canapé ; les tables d'appoint et les fauteuils décoratifs sont donc disposés dans les baies suivantes.

Gustavo demande à l'équipe de tout regrouper par style et par forme, ce qui permet de repérer facilement une pièce manquante. Si une pièce n'est pas à sa place, c'est presque toujours qu'elle se trouve sur un chantier et que quelqu'un a oublié de la scanner.

Dans le service événementiel, Hannah Howe, responsable des ventes et des comptes pour la location de matériel événementiel, nous a montré les événements de la semaine déjà programmés et prêts à être chargés. En cas d'urgence liée à un événement – et, selon elle, il y en a toujours une –, l'équipe peut rapidement charger le matériel nécessaire dans le camion.

Corrections apportées aux erreurs qui se reproduisaient sans cesse

La plupart des choses que Gustavo nous a montrées sont en fait issues d'une erreur que l'équipe a commise à plusieurs reprises.

• Des plateaux en verre sont posés près du quai : Avant, le verre était entreposé à l'écart des meubles auxquels il est destiné, et l'équipe n'arrêtait pas de l'oublier. Maintenant, il se trouve près du quai de chargement. Il est également étiqueté par taille, car l'équipe n'arrêtait pas de demander lequel était le 42 et lequel était le 63.
• La reine et le prince consort vivent séparément : L'équipe n'arrêtait pas d'apporter des têtes de lit ou des sommiers complets sur un chantier où il fallait un lit queen size. Tout était étiqueté, mais il a quand même séparé les deux tailles dans des zones distinctes.
• Les lampes doivent être rapportées avec leurs abat-jours : Chaque lampe qui revient d'une intervention est vérifiée deux fois et associée à l'abat-jour correspondant avant d'être rangée.

Cette astuce fonctionne pour toutes les paires de tables similaires. Si votre équipe mélange des tables rondes de 60 pouces et de 72 pouces, attribuez à chaque taille son propre espace.

Les données d'utilisation déterminent la place de choix

Gustavo vérifie dans Goodshuffle Pro la fréquence d'utilisation de chaque objet, et tout ce qui est rarement utilisé remonte tout en haut de la liste. Il marque ces objets et demande à l'équipe de les retirer du bas. L'étagère du haut devient ainsi la liste des objets qu'ils sont susceptibles de donner ou de jeter prochainement.

L'équipe numérote également ses chaises et comptabilise le nombre de fois où chacune d'entre elles est utilisée. Lorsqu'une chaise a été utilisée cinq, six ou sept fois, elle est rentabilisée. À ce stade, elle est usée et est remplacée. Si vous n'avez pas vérifié depuis un certain temps les performances de votre stock, ces rapports montrer ce qui vaut son pesant d'or.

Les membres de l'équipe s'organisent à tour de rôle

Deux membres de l'équipe réorganisent l'entrepôt une semaine, et deux autres s'en chargent la semaine suivante. Lorsqu'un collaborateur a mis en place un espace, cela fait mal de voir un collègue tout défaire, et ils n'hésitent pas à le dire. Si une section s'avère difficile à gérer, Gustavo rappelle à l'équipe qu'ils l'ont mise en place eux-mêmes, et ils s'efforcent de l'améliorer lors de leur prochain tour.

Un espace de réparation sans reproches

Auparavant, les membres de l'équipage qui découvraient un article endommagé le laissaient sur le quai de chargement sans rien dire. Le lendemain matin, les préparateurs chargés d'imprimer la liste de chargement trouvaient alors l'article endommagé près du quai.

L'équipe a aménagé une zone de réparation, et Gustavo a dû convaincre l'équipage que le fait de signaler les dégâts ne leur causerait pas d'ennuis.

“ Je ne cherche pas à te reprocher quoi que ce soit, je ne cherche pas à te faire porter la responsabilité… J'essaie simplement de régler ce problème. ”

Désormais, l'équipe apporte directement les pièces endommagées à l'atelier de réparation et publie une photo dans le groupe de discussion de l'entrepôt.

Une fois que Gustavo a vérifié les retours d’un événement, il met de côté tout matériel endommagé dès l’enregistrement de cet événement dans Goodshuffle Pro. Cela permet de l’exclure des articles disponibles à la réservation. Le fait de travailler directement à partir des données de l’événement lui permet également de savoir quel client a utilisé l’article, sans avoir à interroger une équipe qui ne s’en souvient pas. S’il s’agit d’un gros client et que la réparation est simple, il peut décider de ne pas facturer une pièce qu’il est en mesure de réparer ou de nettoyer.

Le service commercial de ce même entrepôt se trouve à nos postes dans les services commerciaux et d'entrepôt. Pour ce qui est des aspects politiques, voir gestion des dommages causés aux biens loués.

Housses pour le trajet en camion

Pour les événements, l'équipe ne demande pas aux employés de l'équipe de transport d'emballer le mobilier sur place. Le quai de chargement est bondé d'autres entreprises, et tout le monde veut partir.

Ils ont acheté des housses pour les canapés et les fauteuils d'appoint. Un canapé peut sortir de l'entrepôt en parfait état et être tout de même abîmé par des mains sales ou un camion sale, et ce sont les housses qui protègent le mobilier. L'équipe part du principe que tout ce qui est compliqué sur place ne sera pas fait ; elle a donc décidé de faire de la protection du mobilier la partie la plus simple.

Maintenant, c'est l'équipe qui se demande où sont les couvertures.

Ce que les propriétaires d'entreprises de location de matériel événementiel peuvent s'inspirer

Vous n'avez pas besoin de 24 000 pieds carrés pour tout ça. Commencez par l'erreur que votre équipe commet le plus souvent, et identifiez ce qui, sur le plan de travail, la favorise.

• Déplacez l'élément ou séparez les éléments similaires afin que le bon soit le plus à portée de main.
• Prévoyez un seul endroit où acheminer les articles endommagés et évitez que leur signalement ne soit source de reproches.
• Laissez vos données d'utilisation déterminer quels produits méritent une place en rayon.

À la fin d'une longue journée, une équipe fatiguée ne prendra pas toujours le temps de lire l'étiquette, mais elle prendra ce qui se trouve le plus près du camion. Disposez les pièces au sol de manière à ce que ce soit justement celle qu'il faut.

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