De un sótano a 24,000 pies cuadrados

Staging Design DC se dedica al home staging y al alquiler de mobiliario para eventos desde un almacén de 24,000 pies cuadrados ubicado en Beltsville, Maryland. Lo que más nos llamó la atención durante nuestra visita fue lo bien organizado que está todo. Cuando el equipo repite un error, el departamento de operaciones reorganiza el espacio.

El fundador, Christian Salinas, creó la empresa en 2007, comenzando primero con el home staging. Trabajaba en el sector inmobiliario cuando se dio cuenta de que sus propiedades en venta necesitaban algunos accesorios. Compró cojines, flores y toallas, y él mismo los llevó en auto a las casas. “Mi sótano era prácticamente mi almacén”, les contó al grupo. El inventario se volvió demasiado grande para el sótano, luego para los trasteros, después para un pequeño almacén y, finalmente, para este edificio.

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Los sofás que están más cerca del muelle

Los sofás se colocan en el centro del piso, lo más cerca posible del muelle de carga, ya que son los muebles más grandes y se cargan primero en los camiones. El resto de la habitación se organiza en torno al sofá, por lo que las mesitas auxiliares y las sillas decorativas se colocan en los siguientes espacios.

Gustavo les pide a los de la cuadrilla que mantengan todo agrupado por estilo y forma, lo que facilita detectar si falta alguna pieza. Si una pieza no está en su lugar, casi siempre es porque está en un trabajo y alguien no la escaneó.

En el área de eventos, Hannah Howe, gerente de ventas y cuentas de la empresa para el alquiler de equipos para eventos, nos mostró los eventos de la semana programados y listos para ser cargados. Cuando surge una emergencia relacionada con un evento —y, según ella, siempre hay alguna—, el equipo puede cargar rápidamente un artículo en el camión.

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Soluciones a los errores que se repetían constantemente

La mayor parte de lo que Gustavo nos mostró comenzó como un error que el equipo cometió más de una vez.

• Las mesas con tapa de vidrio están junto al muelle: El vidrio solía estar separado de los muebles a los que pertenece, y el equipo siempre se lo olvidaba. Ahora está junto al muelle de carga. Además, está etiquetado por tamaño, porque el equipo no dejaba de preguntar cuál era el 42 y cuál el 63.
• La reina y el príncipe viven separados: El equipo seguía trayendo cabeceras o marcos completos a un trabajo en el que se necesitaba una cama queen. Todo estaba marcado, pero él separó los dos tamaños en áreas distintas de todos modos.
• Las lámparas deben devolverse con sus pantallas: Cada lámpara que regresa de un trabajo se revisa dos veces y se le coloca la pantalla adecuada antes de guardarla en el estante.

Esta solución funciona para cualquier par de mesas similares. Si tu equipo confunde las mesas redondas de 60 pulgadas con las de 72 pulgadas, asigna a cada tamaño su propio área.

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Los datos de uso determinan cuál es el mejor estante

Gustavo revisa en Goodshuffle Pro con qué frecuencia se usa cada artículo, y todo lo que rara vez se saca se coloca en la parte de arriba. Marca esas piezas y le dice al equipo que saquen cosas de abajo. El estante de arriba se convierte en la lista de lo que probablemente donarán o se desharán pronto.

El equipo también lleva la cuenta de las sillas y registra cuántas veces se utiliza cada una. Una vez que una silla se ha utilizado cinco, seis o siete veces, ya se ha amortizado. Para entonces ya está desgastada y se reemplaza. Si hace tiempo que no revisas el rendimiento de tu inventario, estos informes demuestra que vale lo que cuesta.

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El equipo se turna para organizar

Dos miembros del equipo reorganizan el almacén una semana, y otros dos lo hacen la siguiente. Cuando alguien ya ha ordenado una sección, duele ver cómo un compañero de trabajo lo desordena, y así lo expresan. Si una sección resulta difícil de manejar, Gustavo les recuerda al equipo que ellos mismos la organizaron, y así la mejoran en su siguiente turno.

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Un área de reparación sin culpas

Los miembros de la tripulación que encontraban algo roto solían dejarlo en el muelle de carga sin decir nada. A la mañana siguiente, los diseñadores que imprimían la lista de carga encontraban la pieza dañada junto al muelle.

El equipo montó un área de reparaciones, y Gustavo tuvo que convencer a la tripulación de que informar sobre los daños no les traería problemas.

“No estoy tratando de culparte, no estoy tratando de demandarte… Solo estoy tratando de resolver este problema”.”

Ahora, el equipo lleva las piezas dañadas directamente al área de reparación y publica una foto en el chat grupal del almacén.

Después de que Gustavo revisa los artículos devueltos de un evento, separa todo lo que esté dañado desde el momento del registro de ese evento en Goodshuffle Pro. De esta manera, esos artículos quedan fuera de lo que se puede reservar. Al trabajar directamente desde el evento, también puede saber qué cliente tuvo el artículo, sin tener que preguntarle a un equipo que ya no lo recuerda. En el caso de un cliente importante y si la reparación es sencilla, es posible que no cobre por algo que pueda reparar o limpiar.

El área de ventas de ese mismo almacén se encuentra en nuestro puesto de ventas y almacén. En cuanto al aspecto normativo, véase gestión de daños en alquileres.

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Fundas para el viaje en camioneta

Para los eventos, el equipo no le pide al personal que envuelva los muebles en el lugar del evento. El muelle de carga está repleto de otras empresas y todos quieren salir de ahí.

Compraron fundas para los sofás y las sillas decorativas. Un sofá puede salir limpio del almacén y, aun así, dañarse por manos sucias o por un camión sucio, y las fundas evitan eso. El razonamiento del equipo es que cualquier cosa complicada en el lugar del evento no se llevará a cabo, así que hicieron que proteger los muebles fuera la parte fácil.

Ahora es la tripulación la que pregunta dónde están las mantas.

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Lo que pueden imitar los propietarios de empresas de alquiler para eventos

No necesitas 24,000 pies cuadrados para nada de esto. Empieza por el error que tu equipo comete con más frecuencia y fíjate qué es lo que en el piso lo provoca.

• Mueve la pieza o separa las que se parecen para que la correcta quede más a la mano.
• Ofrece un único lugar al que llevar los artículos dañados del inventario y elimina la culpa de tener que reportarlos.
• Deja que tus datos de uso determinen qué productos merecen un lugar en los estantes.

Al final de un largo día, un equipo cansado no siempre lee la etiqueta, sino que toma lo que esté más cerca del camión. Organiza el piso de manera que esa sea la pieza correcta.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo debo organizar un almacén de alquiler para eventos para que el equipo cargue los artículos correctos?

Coloca las piezas que se cargan primero lo más cerca posible del muelle de carga y mantén los artículos agrupados por estilo para que se note claramente si hay algún espacio vacío. Separa físicamente los artículos similares, como los cabeceros de cama queen y full. Las etiquetas ayudan, pero un equipo cansado no siempre las lee, por lo que Staging Design DC soluciona un error recurrente en la carga moviendo el inventario.

¿Qué debo hacer con los artículos de alquiler que casi nunca se reservan?

Revisa con qué frecuencia se utiliza cada artículo durante un período determinado. En Goodshuffle Pro, la pestaña «Uso» de cualquier artículo del inventario muestra esta información para cualquier rango de fechas que elijas. Luego, coloca los artículos de baja rotación en un lugar de más difícil acceso, para que el equipo utilice lo que sí funciona. En Staging Design DC, el estante más alto sirve al mismo tiempo como lista de piezas para donar o desechar.

¿Cómo hago para que mi equipo informe sobre el inventario de alquiler dañado?

Establece un lugar específico para los artículos dañados del inventario y deja claro que nadie será culpado ni sancionado por reportarlos. El equipo de Staging Design DC deja las piezas rotas en un área de reparación y publica una foto en el chat grupal del almacén. Luego, la pieza se marca como no disponible para que no se pueda reservar por error.

¿Debería el equipo envolver los muebles en el lugar del evento?

No siempre. Staging Design DC no les pide a sus equipos que desmonten todo en el lugar del evento, donde los muelles de carga están abarrotados y todos tienen prisa. Utilizan fundas en los sofás y las sillas decorativas, lo que las protege de las manos sucias y de los camiones sucios, y ahorra tiempo en un muelle abarrotado.