Lo más probable es que te hayas metido en el sector de los eventos por la creatividad y el ambiente de comunidad, no por los números. Pero, como dueño de un negocio, también te toca “hacer cuentas” y asegurarte de que el negocio crezca.

Lograr este equilibrio es uno de los retos más comunes a los que se enfrentan los profesionales del sector de los eventos, y todos los propietarios de pequeñas empresas, cara. Encontrar los datos que necesitas puede parecer una tarea abrumadora, pero la otra cara de la moneda es tomar decisiones sin conocer a fondo la situación de tu empresa, lo que puede provocar pérdidas económicas, una pérdida de tiempo y quedarte rezagado respecto a tus competidores.

Goodshuffle Pro se diseñó teniendo esto en cuenta, además de saber que los profesionales del sector de los eventos trabajan muchas horas y necesitan acceder a los datos rápido. En lugar de informes estáticos que requieren horas de análisis, nuestros informes dinámicos facilitan la búsqueda, el filtrado y la personalización de la información que necesitas.

Aquí tienes 10 de los mejores informes que puedes generar a través de Goodshuffle Pro.

Informes financieros

#1: Informe de saldos pendientes

Resumen

El informe de saldos pendientes muestra qué contactos y empresas te deben dinero, desde cuándo tienen esa deuda, cuánto se adeuda actualmente y cuál es el total pendiente (incluidos los pagos que aún no han vencido). Puedes agrupar el informe para ver los datos a nivel de empresa o de contacto, y luego profundizar en los detalles filtrando por empresas, contactos o oportunidades de venta específicas, lo que facilita consultar la información de un cliente o compañero de equipo concreto.

Respuestas a preguntas clave

• ¿Qué contactos tienen pagos atrasados?
• ¿Qué empresas me deben dinero?
• ¿Cuánto dinero me deben las distintas empresas?
• ¿Desde cuándo me deben dinero cada una de estas empresas?

Ejemplo de caso de uso

Si trabajas con la misma empresa con frecuencia, puedes consultar el importe total que te debe esa empresa, incluso si has tratado con diferentes personas de contacto.

Cómo encontrarlo en Goodshuffle Pro 

• Haga clic en la pestaña «Finanzas».
• Haz clic en ‘Informes’ en la parte izquierda.
• Haga clic en ‘Saldos pendientes’.
• Cambia el filtro ‘Agrupar por’ a ‘Empresa’ para ver los datos a nivel de empresa, o déjalo sin filtrar para ver los datos a nivel de contacto.

Consejo de experto

Cuando agrupes el informe por empresa, haz clic en el nombre de una empresa para ver un menú desplegable con todos sus proyectos y los saldos pendientes correspondientes.

#2: Informe de actividades de la empresa

Resumen

En Goodshuffle Pro, dispones de una cuenta financiera en la que los fondos se almacenan temporalmente después de que se hayan abonado y antes de que lleguen a tu cuenta. El informe de actividad de la empresa muestra el estado de tu dinero a medida que fluye desde tu cliente hasta tu cuenta bancaria externa, lo que garantiza una total transparencia mientras Stripe procesa el pago.

Respuestas a preguntas clave

• ¿Cuándo recibiré el dinero en mi cuenta bancaria externa?
• ¿Qué transacciones de los clientes forman parte de cada transferencia bancaria?

Ejemplo de caso de uso

Has visto que se ha ingresado una transferencia importante en tu cuenta bancaria externa, pero no sabes de qué clientes proceden esos pagos y, lo que es peor, qué pagos de clientes aún estás esperando.

Cómo encontrarlo en Goodshuffle Pro 

• Haz clic en la pestaña «Finanzas».
• Haz clic en ‘Actividad de la empresa’ en la parte izquierda.

Consejo de experto

Gracias a nuestra colaboración con Stripe, Goodshuffle Pro envía dinero a tu cuenta bancaria más rápido que la mayoría de los programas para eventos. Pero si lo que quieres es hacer un seguimiento exacto del flujo de tus transferencias, el estados en la columna «Estado» mostrarte exactamente cuál es su postura.

#3: Informe de actividad del cliente

Resumen

El Informe de actividad del cliente muestra todos los pagos (en línea y fuera de línea), reembolsos y disputas recibidos y registrados en tus proyectos. Puedes filtrar el informe por intervalo de fechas, cliente potencial, tipo de actividad, método de transacción y estado de la transacción.

Respuestas a preguntas clave

• ¿Cómo puedo generar un informe de comisiones para mi equipo de ventas?
  • ¿Quién ha conseguido más proyectos para mi empresa?
  • ¿Quién generó más ingresos para mi empresa?
  • ¿Qué cliente potencial tiene más contratos perdidos?
• ¿Cuál es el estado de cada una de mis transacciones?
  • ¿Cómo varía esto según el tipo de actividad (por ejemplo: pago, disputa) o el método de transacción (por ejemplo: tarjeta de crédito, Affirm)?

Ejemplo de caso de uso

Contrataste a un nuevo responsable de ventas —e invertiste en inventario— con la intención de aumentar los ingresos en un 301 % respecto al año pasado. Sin embargo, resulta que los ingresos se han mantenido iguales. Quieres averiguar si el nuevo responsable de ventas no está rindiendo lo suficiente o si, en realidad, los empleados con más antigüedad están bajando el rendimiento. Si el nuevo responsable de ventas no está rindiendo lo suficiente, ¿al menos está mejorando con la experiencia?

Cómo encontrarlo en Goodshuffle Pro 

• Haz clic en la pestaña «Finanzas».
• Haz clic en ‘Actividad del cliente’ en la parte izquierda.
• Haz clic en ‘Análisis’ en la parte derecha para abrir el panel de análisis, que muestra un resumen de toda la actividad de la lista filtrada.

Consejo de experto

Filtra por ‘Tipo de actividad’ para ver cuántas disputas y reembolsos se han generado por cada uno de tus clientes potenciales. Puedes consultar el estado de estas actividades filtrando por ‘Estado’.’

#4: Informe fiscal

Resumen

El Informe de impuestos te muestra un desglose de todos tus impuestos. Puedes generar un informe basado en el principio de devengo según la fecha de inicio de la logística o un informe basado en el principio de caja según la fecha de pago. También puedes filtrar por rango de fechas y período de tiempo.

Respuestas a preguntas clave

• ¿Dónde puedo exportar todos mis documentos fiscales para mi contador?
• ¿Cuánto pagué en impuestos sobre alimentos y bebidas en 2022?

Ejemplo de caso de uso

Faltan cuatro semanas para la fecha límite de presentación de impuestos y aún no has recopilado tus datos. Llamaste a tu contador y te dijo que necesita tus datos antes de que termine el día. Si no recopilas la información rápidamente, tu empresa corre el riesgo de ser auditada y de enfrentarse a graves consecuencias.

Cómo encontrarlo en Goodshuffle Pro 

• Haga clic en la pestaña «Finanzas».
• Haz clic en ‘Informes’ en la parte izquierda.

Haga clic en ‘Impuestos’.

Informes de inventario

#5: Informe de conflictos de inventario

Resumen

El Informe de conflictos de inventario te muestra qué proyectos corren el riesgo de sufrir sobreocupación. Goodshuffle Pro te señala los conflictos, los posibles conflictos y los subarrendamientos:

• Aparece un conflicto en un proyecto que es sobrevendido, lo que te indica dónde debes tomar medidas.
• Una alerta de posible conflicto te avisa de que estás en situación de riesgo de sobreventa, pero en realidad aún no lo han hecho —por ahora.
• El ícono de subarrendamiento te indica que has tomado prestado material de alguien de tu sector para poder atender la solicitud (por ejemplo, podrías pedir prestadas 25 sillas Ghost adicionales a un proveedor cercano si no dispones de la cantidad necesaria para un evento próximo).

Respuestas a preguntas clave

• ¿Qué proyectos requieren medidas para evitar el exceso de reservas?
• ¿Qué proyectos aún no están sobrecargados, pero podrían estarlo si se firman nuevos presupuestos?
• ¿En qué proyectos estoy subarrendando inventario?

Ejemplo de caso de uso

Te estás preparando para uno de los fines de semana más ajetreados del año y quieres asegurarte bien de que todos tus clientes reciban lo que han pedido. Generas este informe el lunes para tener tiempo de subalquilar artículos o buscar otras soluciones para cada conflicto.

Cómo encontrarlo en Goodshuffle Pro

• Haga clic en la pestaña «Proyectos».
• Haz clic en ‘Editar columnas’.
• Haz clic en el menú desplegable ‘Fulfillment’.
• Marca la casilla ‘Alertas de inventario’. Esto añadirá ‘Alertas de inventario’ como columna personalizada a la vista de tu proyecto.

Consejo de experto

En la fila inferior del panel lateral izquierdo, puedes filtrar fácilmente por cada alerta de inventario específica. Por ejemplo, puedes filtrar para ver solo los proyectos con un conflicto de inventario confirmado, es decir, aquellos en los que saber Es necesario tomar medidas. O bien, puedes filtrar los resultados para ver solo los proyectos con posibles conflictos de inventario, y así hacerte una idea del riesgo que has asumido con las últimas propuestas comerciales.

#6: Informe de ingresos por inventario

Resumen

El Informe de ingresos por inventario te muestra los ingresos brutos que un artículo ha generado para tu negocio a lo largo del tiempo, para que puedas tomar decisiones de compra aún más acertadas basándote en tus artículos más vendidos.

Respuestas a preguntas clave

• ¿Cuánto dinero han generado mis artículos a lo largo del tiempo?
• ¿De qué productos debería plantearme comprar más?
• ¿De qué cosas debería plantearme deshacerme?

Ejemplo de caso de uso

La temporada alta ha terminado y ahora estás enfocado en cerrar el año mientras te preparas para el próximo. Quieres hacer algunos cambios en tu selección de inventario, pero no estás del todo seguro de por dónde empezar. Con este informe, en lugar de basarte únicamente en las tendencias más populares o en lo que hacen tus competidores, podrás ver con qué frecuencia se alquilaron tus productos y cuántos (o cuán pocos) ingresos generaron.

Cómo encontrarlo en Goodshuffle Pro

• Haz clic en la pestaña «Inventario».
• Haz clic en el ícono ‘Personalizar columnas’.
• Haz clic en el menú desplegable ‘Uso e ingresos’.
• Marque la casilla ‘Ingresos brutos’.

Consejo de experto

Haz clic en cualquier artículo del inventario para ver los ingresos y la utilización previstos y históricos de ese artículo. Esto te ofrece una visión aún más detallada del rendimiento del artículo en el pasado y de cómo se espera que se comporte en el futuro.

#7: Informe de cantidades en inventario

Resumen

El informe de cantidades de inventario muestra qué artículos de inventario, y cuántos de cada uno, se están utilizando en pedidos firmados con entregas durante un período de tiempo determinado.

Respuestas a preguntas clave

• ¿Qué cantidad de un artículo se vende en un período determinado?
• ¿De qué productos debería plantearme comprar más?

Ejemplo de caso de uso

Supongamos que tu equipo de ventas informa de un aumento en la frecuencia con la que los clientes preguntan por tus sillas Crossback. Ahora quieres saber cuántas de estas sillas se están reservando realmente en contratos firmados. Con este informe, puedes ver cuántas de tus sillas con respaldo cruzado se van a utilizar en eventos en los próximos 60 días. Ahora tienes una mejor comprensión de cuál es la demanda, lo que puede servir de base para cualquier decisión de compra futura. Si estás alquilando estas sillas constantemente a un ritmo elevado, puede ser una señal de que deberías considerar comprar más.

Cómo encontrarlo en Goodshuffle Pro

• Haz clic en la pestaña «Inventario».
• Haz clic en el ícono ‘Personalizar columnas’.
• Haz clic en el menú desplegable ‘Detalles’.
• Marque la casilla ‘Cantidad reservada’.
• Filtra las fechas como prefieras.

Informes de proyectos

#8: Informe del gestor de tareas

Resumen

El informe del rastreador de tareas te muestra cuántas tareas asignadas de un proyecto se han completado, para que puedas ver fácilmente lo que tu equipo ha logrado y cuánto les queda por hacer.

Respuestas a preguntas clave

• ¿Qué nivel de productividad ha tenido mi equipo en un proyecto concreto?

Ejemplo de caso de uso

Es tu primer fin de semana repleto de actividades tras la temporada baja. No solo tienes varios eventos programados, sino que además te están llegando montones de consultas nuevas. Quieres asegurarte de que tanto tu equipo de ventas como el de almacén estén al día para que todo se haga a tiempo, pero sabes que están un poco oxidados después de un tiempo sin tanto trabajo. Usa esta vista para ver en qué punto está tu equipo en cada proyecto y así saber cuándo hacer un seguimiento de una tarea y con quién.

Cómo encontrarlo en Goodshuffle Pro

• Haga clic en la pestaña «Proyectos».
• Haz clic en ‘Editar columnas’.
• Haz clic en el menú desplegable ‘Otros’.
• Marca la casilla ‘Seguimiento de tareas’.
• Ordena la columna por orden de finalización de las tareas en la página de proyectos.

Consejo de experto

Haz clic en el proyecto específico desde la página de proyectos y, a continuación, haz clic en ‘Tareas’ para ver qué tareas se han completado y cuándo.

#9: Informe de cumplimiento

Resumen

El Informe de gestión te ofrece una visión completa de en qué punto del proceso de gestión de un evento te encuentras. El proceso de gestión consiste en personalizable por ti y puede incluir los procesos de preparación, entrega, ejecución, recogida y/o registro de un evento.

Respuestas a preguntas clave

• ¿En qué punto del proceso de organización de un evento nos encontramos?
• ¿Mi equipo ha marcado oficialmente el proceso de cumplimiento como “completado” en un evento?
• ¿Hay alguna observación específica relacionada con este evento que mi equipo o yo debamos tener en cuenta?

Ejemplo de caso de uso

El equipo de tu almacén está llevando a cabo diversas tareas a lo largo de varios días. Quieres hacer un seguimiento de su progreso para asegurarte de que todo va según lo previsto y, si no es así, tener tiempo para intervenir en caso de que sea necesario. Este informe te ofrece una visión clara del estado de cada uno de tus proyectos, para que sepas qué tareas pueden requerir tu atención.

Cómo encontrarlo en Goodshuffle Pro

• Haga clic en la pestaña «Proyectos».
• Haz clic en ‘Editar columnas’.
• Haz clic en el menú desplegable ‘Fulfillment’.
• Marque las casillas junto a ‘Hoja de retirada’, ‘Estado del cumplimiento’ y ‘Notas de cumplimiento’.

Consejo de experto

Puedes profundizar en detalles más específicos utilizando los filtros de la parte izquierda. Elige un intervalo de tiempo concreto, un cliente específico y mucho más.

#10: Informe de valor del contrato

Resumen

El informe de valor del contrato te muestra el valor total del contrato de cada uno de tus proyectos. Puedes ordenar fácilmente esta columna para ver qué eventos son los que más ingresos generan —o los que menos—.

Respuestas a preguntas clave

• ¿Cuál es el valor total del contrato de mis próximos eventos?
• ¿En qué etapa del proceso de ventas se encuentran mis contratos de mayor valor?

Ejemplo de caso de uso

Estás planificando tu estrategia para alcanzar unos importantes objetivos de ingresos antes de que termine el año y quieres comprobar si tus cifras van por buen camino. Para tener una visión general de tus próximos proyectos y saber cuánto dinero generarán para tu empresa, puedes utilizar este informe para identificar tus proyectos más importantes, así como en qué etapa del proceso de ventas se encuentran. Si tus contratos de mayor valor se encuentran en ‘Presupuesto enviado’, puede ser una señal de que debes ponerte en contacto con un toque personal.

Cómo encontrarlo en Goodshuffle Pro

• Haga clic en la pestaña «Proyectos».
• Haz clic en ‘Editar columnas’.
• Haz clic en el menú desplegable ‘Ventas’.
• Marque la casilla ‘Total del contrato’.

Consejo de experto

Si pasas el cursor por encima del título de la columna ‘Total del contrato’, podrás ver la suma total de los valores de los contratos de todos los proyectos que aparecen en tu vista. Este total varía en función de los filtros que hayas establecido.