La contabilidad desempeña un papel fundamental en cualquier tipo de negocio relacionado con la organización de eventos. Tener tus cifras organizadas, fáciles de entender y al alcance de la mano te proporciona las herramientas necesarias para comprender tus ganancias y pérdidas, así como para tomar decisiones empresariales cruciales.

QuickBooks Lanzaron por primera vez su software de contabilidad para computadoras de escritorio en 1998 y su producto de contabilidad en línea en 2001. Desde entonces, cada vez más propietarios de empresas de eventos lo han incorporado a sus procesos contables. A lo largo de las últimas dos décadas, ha habido una gran oleada de profesionales del sector de eventos que han pasó de la versión de escritorio a la versión en línea. Dar este paso puede resultar intimidante cuando uno está acostumbrado a los documentos y procesos físicos, pero esta evolución ha permitido a las empresas llevar sus finanzas a un nuevo nivel al aumentar la productividad y simplificar los procesos complejos.

A pesar de este avance positivo, muchas empresas del sector de los eventos siguen operando según las “viejas reglas” de la contabilidad, lo que a menudo les hace perder tiempo y dinero. A continuación, te presentamos tres mitos que hemos desmentido sobre la contabilidad empresarial y QuickBooks Online.

Mito #1: Si tienes un contador, no necesitas un programa informático

Puede parecer que necesitas uno de estos programas o un contador que se encargue de las finanzas de tu empresa, pero en muchos casos, en realidad necesitas a ambos. Si bien los contadores se encargan de llevar un registro de tus ingresos y gastos, además de tus registros financieros, sus beneficios adicionales son limitados. Ahí es donde entra en juego un software como QuickBooks Online:

• Guardar Hora: El software de contabilidad simplifica el proceso de contabilidad, lo que a la larga te ahorra tiempo. Tanto tú como tu contador pueden acceder a QuickBooks Online desde sus propios dispositivos, por lo que no es necesario perder tiempo enviando documentos por correo electrónico o haciendo idas y venidas. Ahorrarás aún más tiempo cuando integrar tu cuenta de QuickBooks Online con tu software de alquiler para eventos. Con Goodshuffle Pro, puedes sincronizar automáticamente las facturas desde tu software a QuickBooks Online con el mismo número de identificación para facilitar su seguimiento. QuickBooks Online también clasifica automáticamente todos los gastos de la empresa en las categorías fiscales adecuadas, lo que ahorra tiempo a lo largo del año y durante la temporada de declaración de impuestos. No es de extrañar que los proveedores informen reducir el tiempo que dedican a las tareas contables en un 50%.
• Guardar Dinero: La contabilidad no es un costo fijo. Si le pagas a un contador por hora y este no utiliza software, le llevará exponencialmente más tiempo realizar un trabajo que podría haberse hecho en una fracción del tiempo. Sin una tecnología confiable, tu contador tiene que dedicar tiempo a revisar recibos e informes de gastos de la empresa. Cuando utilizas QuickBooks Online, toda tu información estará organizada de manera eficaz, lo que evita que tu contador pierda este valioso tiempo. Aunque pueda parecer contradictorio, pagar tanto a un contador y El software te permite ahorrar dinero a largo plazo. Por el costo del software, recuperas horas de trabajo tanto para ti como para tu contador, lo que se traduce en un gran ahorro de dinero.
• Añadir seguridad: Aunque pueda parecer contradictorio, los documentos financieros, como los recibos, están más seguros en un programa informático que cuando se manejan sin conexión. Una pila de papeles se puede perder —y de hecho, a menudo se pierde—, pero los archivos digitales se guardan de forma segura en el nube. Un software completo y fiable como QuickBooks tiene un larga lista de funciones de seguridad para mantener tus datos a salvo, protegidos y accesibles.

Mito #2: QuickBooks Desktop es mejor que QuickBooks Online

Si empezaste a usar QuickBooks antes del auge del software basado en la nube, es posible que utilices QuickBooks Desktop en lugar de QuickBooks Online.

Quizás te resulte más cómodo, y tal vez también te guste la idea de tener todos tus datos almacenados en un solo dispositivo en lugar de en la nube, que es como funciona el software basado en servidor.

Sin embargo, QuickBooks Online ofrece varias ventajas clave que lo convierten en una solución mejor, hasta tal punto que QuickBooks acaba de dejar de comercializar la versión 2020 de su software de escritorio. Esas ventajas se pueden resumir en tres aspectos principales:

• Más funciones: QuickBooks Online ofrece varias funciones útiles que ahorran tiempo y dinero a los empresarios. A diferencia de QuickBooks Desktop, ofrece una configuración guiada gratuita y asistencia en línea, lo que ayuda a los usuarios a ponerse al día (y mantenerse al día) más rápidamente. Además, elimina la necesidad de cuota anual de recompra para tener acceso a nuevos productos y funciones, ya que se añaden automáticamente. Aunque tanto QuickBooks Online como Desktop pueden integrarse con aplicaciones, QuickBooks Online ofrece más de 750 integraciones, mientras que QuickBooks Desktop tiene menos de 300. En la versión Online, también puedes obtener contabilidad en tiempo real cuenta con el respaldo de contadores y contadores públicos certificados, además de ofrecerte facturas personalizadas con un diseño atractivo y un portal para clientes que facilita y agiliza los pagos.
• Más flexibilidad: QuickBooks Desktop te limita, ya que te obliga a gestionar todo tu negocio desde un solo ordenador. Esto resulta muy restrictivo, ya que los profesionales del sector de los eventos siempre están en movimiento. Con QuickBooks Online, puedes gestionar tu negocio desde cualquier lugar, utilizando cualquier dispositivo, navegador o la Aplicación móvil de QuickBooks. Además, QuickBooks Online ofrece acceso directo a tu cuenta, lo que les permite consultar facturas, informes de ingresos y mucho más desde el propio programa.
• Mayor seguridad: Si has descargado un programa en un dispositivo físico y ese dispositivo se ve afectado por un desastre natural o un virus informático, no hay nada que hacer. Perderás todos tus archivos. El software basado en la nube no solo actúa como protección frente a amenazas físicas, como un incendio o daños en el piso, sino que también cuenta con altos niveles de seguridad que protegen tu información confidencial contra virus y ransomware. QuickBooks Online realiza automáticamente copias de seguridad, encripta y restaura tus datos, al tiempo que registra todas las actividades para garantizar que puedas seguir cada rastro (digital).

Mito #3: No es necesario integrar QuickBooks con otro software

Aunque QuickBooks se creó para facilitar la contabilidad a las pequeñas empresas, no se diseñó específicamente para el sector de los eventos. Esto significa que otros aspectos fundamentales para el éxito de los profesionales del sector, como la elaboración de presupuestos, la firma de contratos y la gestión de inventario, no están automatizados en la plataforma. Aquí es donde entra en juego un software de alquiler para eventos como Goodshuffle Pro aquí es donde entra en juego. Con Goodshuffle Pro, puedes personalizar lo que se muestra u oculta en el presupuesto del cliente, crear un proceso de pago fluido y mucho más.

Algunas de las ventajas de la integración son:

• Más flexibilidad: En lugar de tener que navegar por múltiples páginas u hojas de cálculo para llevar un control de tus finanzas, la potente herramienta de Goodshuffle Pro Centro financiero te permite ver la información que necesitas de forma clara y organizada. ¿Quieres profundizar en los detalles? Personaliza tus informes con filtros flexibles para responder a todas tus preguntas.
• Más seguridad: La integración de Goodshuffle Pro con QuickBooks cuenta con la certificación de Intuit, la empresa matriz de QuickBooks Online. Nos sometemos a rigurosas auditorías de seguridad y mantenemos nuestros sistemas siempre actualizados para garantizar que usted obtenga un nivel óptimo de seguridad. Además, Goodshuffle Pro no almacena ningún dato que no sea necesario para el funcionamiento de QuickBooks Online. Se trata de una sincronización unidireccional, lo que la convierte en la integración más segura posible.
• Ayuda para contadores: La conexión directa de Goodshuffle Pro con QuickBooks Online permite a los contadores acceder a todos los documentos, registros financieros e informes necesarios para que su empresa funcione de manera eficiente. Las cuentas de ingresos se pueden organizar por ventas, servicios, honorarios y más, lo que proporciona la organización fluida que los contadores necesitan para trabajar con éxito. Al tener la información financiera importante organizada y de fácil acceso, su contador ahorrará tiempo y le facturará menos horas.

Puntos clave

La contabilidad es un campo dinámico, y precisamente por eso programas como QuickBooks Online y Goodshuffle Pro son pasos valiosos para seguir avanzando en el camino de tu empresa. Con cualquier producto nuevo pueden surgir dudas y mitos, por lo que es importante investigar siempre, comparar y buscar segundas opiniones. En resumen:

Los profesionales del sector de los eventos necesitan tanto un contador y software. A pesar de lo que puedas pensar, un contador no lo es todo. El software es una herramienta importante que puede ayudar a que la contabilidad funcione de la mejor manera posible. Además, el software permite ahorrar dinero en general, ya que tu contador dedicará menos tiempo (y, por lo tanto, gastará menos de tu dinero) a organizar las finanzas que QuickBooks Online podría presentar fácilmente.

QuickBooks Online ofrece más ventajas a los empresarios que QuickBooks Desktop. Aunque es tentador pensar que la versión de escritorio es más segura y eficiente, hemos descubierto que el software basado en la nube y QuickBooks Online no solo son más seguros, sino que además ofrecen una flexibilidad y un sinfín de funciones de las que carece la versión de escritorio.

Aunque QuickBooks Online se encarga de tu contabilidad, el resto de tu negocio también necesita automatización. Si quieres lograr una conexión más fluida entre tus finanzas y tu sitio web, y tu negocio en sí, es muy recomendable que integrarse con programas como Goodshuffle Pro. Esto garantiza que organices tu negocio de la forma más productiva posible.