1. Que vais-je réellement payer ?

Commencez par la question qui fait se tordre les représentants des ventes : “Quel sera mon coût total la première année, tout compris ?” Ne les laissez pas se contenter d'indiquer des frais d'abonnement mensuels. Vous avez besoin d'une vue d'ensemble.

Demandez des précisions sur les frais d'installation, les coûts de migration des données, les frais de formation et toute tarification basée sur les transactions qui s'applique au fur et à mesure de votre croissance.

Posez également des questions sur les augmentations de prix. Quand se produisent-elles ? Combien de temps à l'avance ? Certains fournisseurs vous bloquent sur les prix de la première année, mais vous imposent des augmentations significatives au cours de la deuxième année, lorsque le changement devient plus douloureux.

Chez Goodshuffle Pro, la tarification est simple : vous payez pour le logiciel et les modules complémentaires que vous choisissez (comme l'intégration au site Web ou la synchronisation avec QuickBooks). Pas de frais surprises, pas de frais par transaction au-delà du traitement standard des paiements par Stripe. Tout est indiqué dans notre page de tarification.

2. Les données de mon entreprise survivront-elles au changement ?

Votre base de données clients, votre historique de location et vos inventaires sont les éléments vitaux de votre entreprise. Avant de vous engager dans un logiciel, vous devez savoir exactement ce qui est transféré et ce qui disparaît à jamais.

Travaillez avec votre fournisseur de logiciel actuel et votre nouveau fournisseur potentiel pour comprendre quelles sont les données qui migrent automatiquement, celles qui nécessitent un travail manuel et celles qui ne peuvent tout simplement pas être transférées. N'acceptez pas de vagues promesses du type “nous nous occupons de tout”. Obtenez des informations précises sur les coordonnées de vos clients, l'historique des locations, les contrats en cours et les détails de l'inventaire.

Il est tout aussi important de s'interroger sur le calendrier et sur l'accès aux anciennes données pendant la transition. Allez-vous utiliser deux systèmes simultanément ? Pendant combien de temps aurez-vous accès à votre ancien logiciel à titre de référence ? Ces détails sont importants lorsque vous essayez de servir vos clients pendant la transition.

Avec Goodshuffle Pro, vous êtes généralement opérationnel en 7 jours grâce à un spécialiste de l'onboarding. Si vous souscrivez à un plan annuel, il importera vos données clients, vos listes d'inventaire et vos projets actifs pour vous. Vous n'aurez pas à vous débrouiller seul et vous n'aurez pas à attendre des semaines pour commencer à utiliser le logiciel.

3. Aurai-je du soutien quand j'en aurai besoin ?

Tous les logiciels événementiels promettent une assistance exceptionnelle, mais la qualité varie considérablement lorsque vous avez réellement besoin d'aide. Pour en avoir le cœur net, demandez à parler à trois clients actuels qui utilisent le logiciel depuis au moins un an.

Lorsque vous vous adressez à ces personnes, mettez l'accent sur les expériences de soutien pendant leur période d'activité :

• Quelle est la rapidité avec laquelle ils obtiennent des réponses aux questions urgentes ?
• Ont-ils l'impression que le service d'assistance comprend leur activité ?
• Que se passe-t-il lorsqu'ils ont besoin d'aide en dehors des heures normales de travail ?

Lorsque vous vous inscrivez sur Goodshuffle Pro, notre équipe répond aux messages de chat le jour même, de 9h à 18h (heure française). Notre équipe d'assistance a reçu une formation approfondie sur le secteur de la location d'événements (et beaucoup d'entre eux ont travaillé dans l'industrie). Lorsque vous demandez “comment gérer des locations de plusieurs jours avec des frais de livraison”, vous obtenez les conseils de quelqu'un qui comprend les opérations événementielles, et pas seulement les fonctionnalités du logiciel.

4. De quelles intégrations ai-je réellement besoin ?

Plus n'est pas toujours mieux.

Avant de commencer à cocher la liste de toutes les intégrations proposées par un fournisseur, posez-vous la question suivante : quels sont les outils absolument essentiels à la gestion de votre entreprise ? Pour la plupart des entreprises de location d'événements, cette liste est étonnamment courte.

Les deux intégrations qui comptent vraiment :

• Logiciel de comptabilité : Vous devez synchroniser automatiquement vos factures, vos paiements et vos données financières afin de ne pas avoir à saisir manuellement des chiffres.
• Traitement des paiements : Les clients doivent vous payer en ligne et ces transactions doivent passer par votre comptabilité.

Tout le reste dépend de votre opération spécifique.

Certains fournisseurs vous éblouiront avec des dizaines d'intégrations, mais n'oubliez pas que chaque intégration est un autre point de défaillance potentiel. Plus d'intégrations signifie plus de choses qui peuvent tomber en panne, plus de dépannage en cas de problème et plus de fournisseurs à coordonner en cas de besoin.

La meilleure question à se poser est la suivante : Ce logiciel gère-t-il les opérations de base de manière native, ou vais-je devoir assembler cinq outils différents ?

Chez Goodshuffle Pro, nous avons intégré les fonctionnalités essentielles directement dans la plateforme plutôt que de dépendre d'intégrations tierces :

• QuickBooks en ligne se synchronise automatiquement (nous sommes certifiés Intuit)
• Le traitement des paiements par Stripe est intégré (les clients paient directement à partir des devis)
• Intégration du site web vous permet de présenter votre inventaire sur votre site
• Envoi et le routage sont des fonctionnalités natives (pas d'intégrations séparées)

Pourrions-nous offrir plus de 50 intégrations ? Bien sûr, mais nous préférons exceller dans les fondamentaux plutôt que de maintenir un réseau fragile de connexions. Lorsque vous jonglez avec un week-end chargé d'événements et que quelque chose tombe en panne, vous voulez appeler une seule équipe d'assistance - et non pas jouer au chat et à la souris entre trois fournisseurs différents en essayant de déterminer à qui incombe la faute.

Questions à poser à tout fournisseur de logiciels pour l'organisation d'événements :

• Quelles sont les intégrations natives par rapport aux connecteurs tiers ?
• En cas de panne d'une intégration, quelle équipe d'assistance dois-je appeler ?
• Puis-je poursuivre mes activités si l'une de ces intégrations tombe en panne ?
• Dois-je payer des frais mensuels supplémentaires pour les connexions à d'autres outils ?

5. Cela permettra-t-il réellement d'éviter le chaos dans lequel je vis ?

Qu'est-ce qui vous empêche de dormir la nuit ? Qu'il s'agisse de doubles réservations, de messages “où sont les chaises chiavari ?” à minuit, ou d'équipes de vente qui promettent des équipements qui sont déjà à la porte - le logiciel que vous choisissez doit prévenir ces catastrophes avant qu'elles ne se produisent, et pas seulement vous aider à les nettoyer après coup.

Posez ces questions spécifiques aux fournisseurs de logiciels pour l'événementiel :

• Votre logiciel signale-t-il automatiquement les conflits avant que je ne les crée ? Vous devez savoir si vous êtes sur le point de réserver deux équipements avant d'envoyer un devis à un client, et non après.
• Mon équipe de vente peut-elle voir la disponibilité des stocks en temps réel lorsqu'elle établit des devis ? Si votre représentant réserve un mariage pour le week-end et que votre entrepôt ne le voit que juste avant le chargement, vous n'avez pas de système - vous avez un désordre qui attend d'arriver.
• Les équipes chargées de l'entreposage et de la livraison voient-elles les changements instantanément ou y a-t-il un décalage ? Lorsqu'un client ajoute des articles de dernière minute le jeudi, la feuille de retrait du vendredi matin de votre livreur est-elle automatiquement mise à jour ?
• Combien de clics faut-il pour effectuer des changements courants ? Comptez les étapes pour mettre à jour un itinéraire de livraison ou modifier un contrat. S'il faut 12 clics pour faire quelque chose que vous faites 20 fois par jour, cela fait 240 clics de perdus.

Chez Goodshuffle Pro, tout le système a été conçu pour éviter le chaos :

• La détection des conflits permet de repérer les doubles réservations avant qu'elles ne soient créées.
• Mises à jour en temps réel des ventes, de l'entrepôt et de la livraison
• Lecture de codes-barres pour l'enregistrement et le retrait des articles
• Tout se synchronise automatiquement - pas de travail manuel entre les équipes
• Accès mobile pour que votre équipe puisse mettre à jour les statuts depuis la route

6. Mon équipe peut-elle facilement apprendre à l'utiliser ?

Même les logiciels les plus intuitifs nécessitent une formation, et une mauvaise adoption peut réduire à néant les avantages des systèmes les plus performants. La question n'est pas seulement de savoir si mon équipe recevra une formation, mais plutôt de savoir si elle peut l'apprendre rapidement, même si elle n'est pas douée pour la technologie. Il s'agit plutôt de savoir si mon équipe peut apprendre rapidement, même si elle n'est pas douée pour la technologie.“

Posez des questions détaillées sur le processus d'intégration et le soutien à la formation continue :

• Quelle est la durée de la formation initiale ?
• Ce service est-il inclus dans votre abonnement ou représente-t-il un coût supplémentaire ?
• Que se passe-t-il lorsque vous embauchez de nouveaux membres du personnel six mois plus tard - bénéficient-ils également d'une formation ?
• Combien de clics ou d'étapes faut-il pour accomplir des tâches courantes ?

Certains éditeurs de logiciels proposent un accompagnement complet avec des responsables de la réussite, tandis que d'autres vous donnent accès à des tutoriels vidéo et vous souhaitent bonne chance.

Chez Goodshuffle Pro, l'onboarding est inclus : Votre spécialiste dédié vous accompagne dans l'installation en une semaine environ, et nous disposons d'un centre d'aide pour une référence permanente. Lorsque vous embauchez un nouveau collaborateur, il a accès aux mêmes ressources de formation, sans frais supplémentaires.

L'objectif est d'obtenir un logiciel suffisamment intuitif pour que votre équipe puisse le prendre en main et commencer à travailler sans avoir à suivre une formation de 40 heures.

7. Peut-il se développer en même temps que mon entreprise ?

Vous n'achetez pas un logiciel en fonction de la situation actuelle de votre entreprise. Vous l'achetez pour savoir où vous en serez dans deux ans - avec plus de stocks, plus de camions, plus de membres d'équipe et des événements plus importants.

Le secteur de l'événementiel est en constante évolution, tout comme votre entreprise. Vous avez besoin d'un logiciel qui évolue avec vous, et non d'un logiciel que vous dépasserez dans 18 mois lorsque vous atteindrez une limite arbitraire de projets ou d'utilisateurs.

Questions à poser aux fournisseurs de logiciels pour l'organisation d'événements :

• Votre logiciel peut-il s'adapter à l'augmentation des stocks, des camions et des membres de l'équipe ? Certaines plateformes vous limitent à un certain nombre d'inventaires. D'autres posent des problèmes de performance lorsque votre base de données devient volumineuse.
• Que se passe-t-il si mes besoins dépassent vos capacités actuelles ? À quel moment les clients doivent-ils procéder à une mise à niveau ou migrer ailleurs ? Existe-t-il des limites d'inventaire ? Des limites d'utilisateurs ? Des limites de transaction ?
• Votre système gère-t-il bien le chaos rapide des événements, comme les changements de dernière minute ? Les week-ends les plus chargés testeront les limites de votre logiciel. Peut-il gérer 50 utilisateurs simultanés ? Que se passe-t-il lorsque trois chauffeurs-livreurs mettent à jour des statuts, que deux commerciaux établissent des devis et que votre responsable d'entrepôt vérifie les retours - tout cela en même temps ?

Le pire scénario n'est pas seulement de ne plus pouvoir utiliser le logiciel, c'est d'avoir à migrer à nouveau dans deux ans. Vous serez alors confronté aux mêmes maux de tête liés à la migration des données, aux mêmes coûts de formation et aux mêmes perturbations opérationnelles.

Chez Goodshuffle Pro, nous avons construit une plateforme qui s'adapte aux entreprises de location d'événements :

• Pas de limites sur les articles en stock ou les projets
• Des performances qui permettent de gérer les week-ends les plus chargés sans décalage
• Accès mobile pour les équipes travaillant simultanément sur plusieurs événements
• Une infrastructure qui soutient les entreprises organisant des centaines d'événements par an

Cam Petty de Render Events a commencé avec nous en organisant 250 événements par an à $750 par commande. Cinq ans plus tard, ils organisent 500 événements à $4 500 par commande - même logiciel, même coût mensuel, aucune migration n'est nécessaire.

8. Avec qui est-ce que j'aime travailler ?

Le logiciel que vous choisissez va essentiellement gérer l'ensemble de votre entreprise. Vous devez vous attendre à travailler avec votre fournisseur de logiciels pendant des années.

Voici donc la question que personne ne pose : Appréciez-vous vraiment ces personnes ?

Si vous détestez le processus de vente, il y a de fortes chances que vous ne soyez pas satisfait du processus d'assistance. S'ils sont trop insistants aujourd'hui, ils ne vous aideront pas plus tard. S'ils éludent vos questions sur les prix, imaginez ce qui se passera lorsque vous aurez un problème.

Soyez attentif à la manière dont l'équipe de vente vous traite pendant le processus d'achat, car c'est probablement ainsi que l'équipe d'assistance vous traitera une fois que vous aurez signé.

De notre site de marketing à notre équipe de vente, en passant par l'intégration et l'assistance à long terme, nous sommes fiers d'être cohérents. Si vous aimez faire du shopping avec nous, vous aimerez travailler avec nous.

Ne cherchez pas la perfection. Trouvez ce qui vous permet de faire 85% du chemin avec des personnes que vous vous sentez à l'aise d'appeler lorsque vous avez des questions ou que vous voulez des conseils. C'est le logiciel qui vous aidera à vous développer.

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