Le point de rupture : Quand vous savez qu'il est temps

Charlena s'est réveillée lorsque son ancien logiciel a cessé d'offrir des contrats et des propositions du jour au lendemain. Le pain et le beurre de son activité ont disparu comme ça. Mais ce n'était pas le véritable point de rupture. Il est apparu avec la course de chaises à Miami et les incidents de double réservation. Chaque expérience douloureuse a révélé une nouvelle faille dans son système - des failles qui lui coûtaient de l'argent, du temps et du sommeil.

La situation de Tanner était différente, mais tout aussi révélatrice. Tout gérer dans sa tête fonctionnait bien... jusqu'à ce que ce ne soit plus le cas. Avec 10 missions en un week-end et plusieurs tentes à distribuer (chacune comportant plus de 50 pièces qu'il qualifie de “puzzle très résistant”), il ne pouvait pas répondre en toute confiance à la question de savoir ce qui était réellement disponible sans vérifier physiquement l'entrepôt.

La plupart des propriétaires d'entreprises de location attendent qu'une panne survienne avant de se lancer dans l'achat d'un logiciel. Mais il est plus judicieux de s'organiser avant d'être submergé par les commandes.

Une approche de l'achat pas à pas

Voici votre approche en 6 étapes pour acheter un nouveau logiciel, avec les conseils de Charlena et Tanner.

Étape 1 : Écrire ce qui se brise

Avant de réserver une seule démonstration, prenez un carnet de notes et parlez franchement de vos problèmes :

• Qu'est-ce qui vous empêche de dormir ?
• Où les erreurs se produisent-elles le plus souvent ?
• Qu'est-ce qui prend beaucoup plus de temps que prévu ?
• De quoi les clients se plaignent-ils ?
• Où l'information se perd-elle ?

La liste initiale de Charlena était simple : elle avait juste besoin de contrats et de propositions que les clients pouvaient signer numériquement. C'est tout.

La liste de Tanner comprenait gestion des stocks sans déplacement de l'entrepôt, devis professionnels qui ne prenne pas une éternité, et un moyen d'arrêter l'hémorragie d'argent sur les frais de traitement.

Votre liste sera probablement différente, et c'est là tout l'intérêt. Vous ne pouvez pas évaluer un logiciel tant que vous ne connaissez pas les problèmes que vous essayez de résoudre.

Étape 2 : Parler à d'autres propriétaires d'entreprises de location

Ce point n'est pas négociable. Ne vous fiez pas uniquement au matériel de marketing.

La famille de Tanner travaille dans le secteur de la location depuis plus de 50 ans. Convention de l'ARA (American Rental Association). Mais sa véritable recherche a consisté à appeler d'autres propriétaires d'entreprises de location de matériel événementiel et à demander à la personne en première ligne - celle qui envoie les devis ou prend les appels - si elle aimait son logiciel et s'il ralentissait sa journée.

Il a parlé à des personnes de sa région, à des personnes d'autres États, et a même demandé à des entreprises dont il louait les services de lui parler de leurs systèmes. La tendance qui s'est dégagée est révélatrice : il n'a pas entendu beaucoup de plaintes au sujet de Goodshuffle Pro, mais il a bel et bien entendu des problèmes concernant d'autres plates-formes. Lorsque l'un de ses amis, qui dirige une entreprise beaucoup plus importante, lui a dit à quel point Goodshuffle Pro fonctionnait bien pour eux, cela a scellé le sort de l'entreprise.

Ce qu'il faut demander lorsque vous parlez à d'autres propriétaires :

• Qu'aimez-vous dans votre logiciel ?
• Qu'est-ce qui vous rend fou dans ce domaine ?
• Combien de temps a duré l'installation ?
• Le soutien est-il réellement utile lorsque vous en avez besoin ?
• Le choisiriez-vous à nouveau ?

Étape 3 : Connaître les caractéristiques les plus importantes

C'est là que la plupart des gens se retrouvent bloqués. Vous commencez à regarder les listes de fonctionnalités et tout semble important. Voyons donc ce qui est important à différents stades de l'activité de l'entreprise :

L'essentiel pour tous :

• Contrats et propositions numériques (pour que les clients puissent signer et payer sans que vous ayez à scanner les documents)
• Suivi des stocks (savoir ce que vous avez et quand c'est disponible)
• Communication avec le client en un seul endroit (plus besoin de chercher dans des courriels interminables)
• Des citations d'aspect professionnel (vous voulez paraître plus grand que vous ne l'êtes)

Des changements qui changent la donne au fur et à mesure que l'on grandit :

• Traitement des paiements avec les options ACH (économisez des milliers de dollars de frais) et Acheter maintenant, payer plus tard
• Mise à jour des stocks en temps réel (votre équipe de vente enregistre un événement, votre entrepôt le voit instantanément)
• Accès mobile (vérifiez les commandes sur votre téléphone, sans avoir à chercher du papier)
• Intégration avec des logiciels de comptabilité tels que QuickBooks (élimination de la double entrée)
• Intégration du site web (permet aux clients de demander des articles directement)

La perspective de Charlena a changé au fur et à mesure que son entreprise se développait. Au début, elle s'est concentrée sur l'envoi des contrats par voie électronique. Puis vint l'incident de la double réservation. Puis la pénurie de chaises qui a nécessité un déplacement d'urgence à Miami. Chaque expérience douloureuse a révélé une nouvelle faille dans son système. 

Aujourd'hui, elle s'appuie sur la gestion des stocks, les outils de communication avec les clients et le traitement intégré des paiements - des fonctions dont elle ne savait même pas qu'elle avait besoin lorsqu'elle a commencé à faire ses achats. Avec le recul, elle est reconnaissante d'avoir choisi un logiciel qui pouvait évoluer avec elle au lieu de se contenter de résoudre son problème immédiat.

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Étape 4 : Comprendre le coût réel

Parlons argent, parce que cela fait trébucher tout le monde.

Tanner explique clairement le calcul : la plupart des logiciels coûtent environ 1 000 TTP pour le modèle de base avec un engagement d'un an, soit environ 1 100 TTP par mois. Mais voici ce que personne ne vous dit d'emblée. Son ancien logiciel facturait des frais obligatoires de 3% pour le traitement des cartes de crédit, sans alternative ACH. Sur un chiffre d'affaires de 100 000 euros, cela représente une perte de 3 000 euros sur sa marge. Le logiciel adéquat a été immédiatement rentabilisé en donnant aux clients la possibilité de payer par ACH sans frais. Certains clients choisissent toujours les cartes de crédit, mais le fait de leur donner cette option lui a permis d'économiser des milliers de dollars.

Charlena admet que lorsque l'argent est versé pour la première fois, on panique un peu. Mais elle a vu son entreprise se développer naturellement une fois qu'elle a mis en place les bons systèmes. Les clients ont commencé à dire à leurs amis à quel point le processus était facile - tout est numérique, il n'y a pas de chaînes de courriels interminables. Ces recommandations sont venues directement de l'utilisation d'un logiciel professionnel. Il faut parfois investir au départ pour obtenir de bons résultats.

Les coûts cachés des logiciels bon marché ou gratuits :

• Fonctionnalités limitées (vous atteindrez rapidement un plafond)
• Support médiocre ou inexistant (bonne chance un samedi avant un grand événement)
• Solutions de contournement manuelles (votre temps a de la valeur)
• Manque de professionnalisme vis-à-vis des clients (ce qui vous fait perdre des réservations)
• Changer plus tard lorsque vous êtes devenu trop grand (les maux de tête liés à la migration se multiplient)

Ne cherchez pas l'option la moins chère. Concentrez-vous sur la recherche d'un logiciel qui élimine les erreurs coûteuses, fait gagner du temps et vous aide à conclure plus d'affaires. C'est ce qui est rentable.

Étape 5 : Faire un essai routier dans les règles de l'art

La plupart des logiciels de location de salles de fêtes proposent des essais gratuits. Voici comment les utiliser efficacement.

La plus grande erreur de Charlena a été de s'inscrire à beaucoup trop d'essais à la fois. “Je me suis inscrite à trop d'essais”, admet-elle. “Comment puis-je me concentrer sur les éléments importants d'une plateforme si j'en ai 14 en même temps ? On ne peut pas tout équilibrer. Lorsque vous jonglez avec plusieurs essais, vous ne pouvez évaluer correctement aucun d'entre eux. Faites-en un à la fois.

Comment maximiser un procès :

1. Rencontrez l'équipe d'assistance. Discutez avec eux. Voyez s'ils répondent rapidement. Posez une question difficile. Selon Charlena, quelle que soit la société choisie, son équipe doit être disponible. Elle s'est d'abord laissée séduire par le prix - elle a trouvé des options pour $20 par mois - mais elle s'est rendu compte que personne ne serait là lorsqu'un mariage aurait lieu le samedi et qu'elle aurait besoin d'aide le vendredi. L'équipe d'assistance, insiste-t-elle, ce sont les “magiciens de l'ombre qui font bouger les choses”.”
2. Faites-y passer une vraie réservation. Ne vous contentez pas de cliquer. Créez un devis réel pour un événement réaliste. Envoyez-le à vous-même ou à un ami. Accompagnez le client tout au long de son parcours : consultation du devis, signature du contrat, paiement.
3. Téléchargez un inventaire. Même s'il ne s'agit que de vos 20 articles les plus importants. Voyez s'il est facile de saisir et d'organiser les données. Pour Tanner, dont les tentes comportent chacune plus de 50 pièces, c'était essentiel - il devait savoir que son équipe pouvait facilement consulter une liste de contrôle et savoir exactement ce qui était disponible.
4. Vérifiez qu'il correspond à votre marque. Charlena pouvait savoir, rien qu'en regardant les contrats, si une plateforme représentait ce qu'elle était en tant qu'entreprise. Si la plateforme était encombrante, elle ne correspondait pas à sa marque. Dans le domaine du mariage, où l'esthétique est importante, ce n'était pas négociable.
5. Demandez de l'aide pour la migration. La société vous aidera-t-elle à importer vos données existantes ou devrez-vous vous débrouiller seul ? Tanner avait un tableur avec quelques centaines de pages de données d'inventaire. En s'engageant pour une année complète avec Goodshuffle Pro, il a pu remettre cette feuille et demander à Goodshuffle Pro d'importer toutes les données pour lui, ce qui lui a permis d'économiser de nombreuses heures de saisie manuelle.

Le conseil de Tanner : vous le saurez très vite. La plupart des gens n'ont même pas besoin de sept jours pour décider s'ils veulent explorer le logiciel. Il leur faut 24 heures pour savoir si le logiciel leur convient.

Étape 6 : Regarder au-delà d'aujourd'hui

Une question que Charlena aurait aimé poser plus tôt : où va cette entreprise ?

Votre entreprise va évoluer. Vous ajouterez des stocks. Vous embaucherez des employés. Vous développerez vos services. Vous aurez de plus gros clients. Le logiciel que vous choisissez doit pouvoir gérer cette croissance sans vous obliger à migrer à nouveau dans deux ans.

Posez-vous la question :

• Ce logiciel peut-il gérer deux fois mon volume actuel ?
• L'entreprise améliore-t-elle activement le produit ?
• Quelles sont les prochaines fonctionnalités qu'ils vont mettre en place ?
• Sera-t-il trop grand pour moi dans deux ans ?

Charlena travaille avec Goodshuffle Pro depuis 2018, soit depuis près de 8 ans. Elle a vu la plateforme évoluer de façon spectaculaire au cours de cette période et n'a jamais regardé ailleurs. Elle n'a jamais su qu'elle aurait besoin de toutes les fonctionnalités qu'ils ont maintenant, mais l'innovation continue a permis à son entreprise de se développer. Elle est heureuse de ne pas avoir choisi un logiciel en se basant uniquement sur ce dont elle avait besoin à ce moment-là.

Qu'en est-il du choix du moment - Quand faut-il passer à l'action ?

Le mythe : “J'attendrai d'être plus grand”.”

La réalité : On ne grossit pas pour ensuite acheter des logiciels. On achète des logiciels pour grossir.

Charlena n'en démord pas. “Que ferez-vous lorsque vous recevrez une réservation de $5 000 ou $10 000 ? ”Leur dire de patienter le temps que vous mettiez en place votre logiciel ? Cette personne n'est plus là.“

“Vous n'avez pas attendu pour acheter vos chaises ou vos tables - c'est la même chose. Sans le logiciel, vous n'avez pas les outils nécessaires pour exceller. Il est alors trop tard. Vous manquerez des opportunités parce que vous n'avez pas de systèmes en place.”

Tanner a commencé à travailler à plein temps dans la location d'événements il y a un peu moins de deux ans. Il a passé une année sans logiciel adéquat, puis a changé de logiciel. Ils ont connu une excellente première année et sont maintenant en passe de doubler leur chiffre d'affaires. 

“Si vous voulez grandir, faites disparaître les choses stressantes pour vous concentrer davantage sur le service et la croissance”, explique Tanner.

“Nous avons connu une première année d'activité assez impressionnante. Nous sommes en passe de doubler cette année. Cela s'explique en grande partie par le fait que nous avons organisé chaque secteur de l'entreprise de manière à ce qu'il n'y ait pas de stress et que tout soit propre.”

Le meilleur moment pour adopter un logiciel de location de salles de fêtes :

• Lorsque vous commettez des erreurs coûteuses (doubles réservations, pertes de stocks)
• Quand les citations prennent trop de temps à créer
• Lorsque vous passez des heures à rechercher des informations
• Lorsque les clients mentionnent que votre processus n'est pas professionnel
• Lorsque vous souhaitez engager de l'aide mais que vous ne pouvez pas confier votre chaos à quelqu'un d'autre

En résumé, si vous lisez cet article, c'est qu'il est probablement temps.

La vie de l'autre côté

L'entreprise de Charlena s'est transformée de manière tangible. Elle peut désormais reprendre son souffle car elle sait exactement ce qui est réservé et quand. Elle peut accéder à tout sur son téléphone. Goodshuffle Pro, dit-elle, est comme une extension de leur entreprise.

La confiance qu'elle en retire est évidente. Lorsqu'elle rencontre d'autres professionnels de l'événementiel, ils lui disent souvent qu'ils ont pensé à changer de système parce qu'ils l'ont essayé du côté client et qu'ils l'ont adoré. 

Elle est ravie de parler aux gens de la plateforme qu'elle utilise parce qu'elle simplifie tout. Charlena estime que le logiciel permet à son équipe d'économiser une à deux heures par commande. Étant donné qu'ils citent environ 1 000 événements par an, cela représente environ 1 500 heures économisées par an.

La transformation de Tanner est tout aussi spectaculaire. Son stress lié à l'inventaire a complètement disparu. Il n'a plus à se demander s'il y a quelque chose de disponible, ce qui lui permet d'avoir les idées plus claires et de mieux servir tous ceux avec qui il travaille. Ils reçoivent toujours des compliments sur le professionnalisme de leur processus de devis, et quand cette pièce est belle, cela se ressent dans tous les autres domaines de l'entreprise.

Il se préoccupe beaucoup moins des citations maintenant. Des petites choses comme expiration des devis (elles expirent automatiquement au bout de 10 jours, de sorte que quelqu'un ne peut pas réserver quatre mois plus tard après l'avoir envoyé) ont des sécurités intégrées qui sont tout simplement logiques. 

Avec environ cinq heures de stress en moins par semaine, cela se traduit par cinq heures de croissance - ou cinq heures qu'il peut consacrer à tout ce qui a besoin de plus d'attention dans sa vie.

Votre plan d'action

Prêt à arrêter de faire fonctionner votre entreprise sur l'espoir ?

Cette semaine :

1. Notez tous les points problématiques de votre système actuel
2. Parlez à 3-5 autres propriétaires d'entreprises de location à propos de leur logiciel
3. Recherche des meilleures plates-formes de logiciels de location de matériel de réception
4. Planifiez des démonstrations avec vos 2 ou 3 premiers choix

Pendant les démonstrations, demandez :

• Comment cela résout-il mes problèmes spécifiques ?
• À quoi ressemblent la migration et l'installation ?
• Quels sont les horaires d'assistance et les délais de réponse ?
• Puis-je effectuer une réservation réelle par l'intermédiaire de ce système pendant ma période d'essai ?
• Quel est le coût à long terme, y compris les frais de traitement ?

Pendant votre procès :

• Faites passer au moins 3 devis réels par le système
• Téléchargez vos principaux articles en stock
• Tester l'expérience du client de bout en bout
• Contacter l'assistance avec une vraie question
• Vérifiez s'il correspond à l'esthétique de votre marque

Prendre la décision :

• Cela résout-il mes principaux problèmes ?
• Je me verrais bien l'utiliser tous les jours ?
• Cette solution sera-t-elle adaptée à mon entreprise ?
• Ai-je confiance dans l'équipe d'assistance ?
• Quel est le coût réel par rapport à la valeur que j'obtiens ?

“Faites confiance à votre instinct”, dit Tanner. “De la même manière que vous vous faites confiance pour chaque décision commerciale, faites-vous confiance lorsque vous choisissez un logiciel.”

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