Quand la tension devient le signal

La plupart des entreprises de location démarrent de la même manière : une ou deux personnes, un camion, quelques stocks, et les fondateurs qui s'occupent eux-mêmes de tous les aspects de l'entreprise. Fun Planners n'était pas différent. Ce n'est pas la charge de travail qui a changé. Ce qui a changé, c'est la volonté de Luna de s'arrêter et de regarder où les choses se cassaient.

“Vous sentez que des choses commencent à vous échapper et vous continuez à aller de l'avant. Mais ce qu'il faut savoir, c'est que lorsque vous sentez cette tension constante, vous devez vous arrêter et réévaluer où se trouvent ces fissures, est-ce que c'est toujours au même endroit ? Et ce que vous pouvez faire pour combler ces lacunes”.”

- Luna Tolunay, Fun Planners

Cette rupture répétée - une commande toujours manquée, un camion de livraison constamment sous-chargé, le même client qui appelle pour le même problème - est la partie que la plupart des propriétaires passent en force au lieu de réparer. L'encadrement de Luna est que, sous l'effet de l'adrénaline et de l'alcool, l'entreprise ne peut pas faire face à ces problèmes. gérer une entreprise évolutive sont des choses différentes, et la ligne de démarcation entre les deux est de savoir si vos processus existent sur le papier.

Se mettre à l'écart

Le principe auquel revient Luna est celui auquel la plupart des propriétaires de logements locatifs résistent : créer une entreprise où les clients n'ont pas besoin de vous en particulier.

“Je ne veux pas que chacun de mes clients m'appelle pour me dire qu'il doit parler à Luna pour obtenir les résultats dont il a besoin, ou qu'il doit s'assurer de la présence de Luna à mon événement pour être sûr qu'il se déroulera bien. Vous devez mettre en place des processus pour vous assurer que tous les membres de votre équipe et tous ceux qui occupent ces postes savent ce qu'ils font, et qu'ils peuvent exécuter pour vous. Ils peuvent faire comme si vous étiez là”.”

- Luna Tolunay, Fun Planners

“La barre est fixée à ”comme si vous y étiez". Pas assez bien. Pas proche. Si votre équipe n'est pas en mesure d'atteindre le niveau d'exécution que vous auriez atteint, le SOP n'est pas encore terminé.

Élaborer des modes opératoires normalisés à partir de ce que sait votre équipe

La plupart des propriétaires imaginent la documentation de leur entreprise comme un projet gigantesque - et ne s'y lancent jamais. La méthode de Luna permet d'éviter tout projet.

Elle demande à chaque membre de son équipe de rédiger un texte ou de parler à un texte de ce qu'il fait au quotidien. Cela n'a pas besoin d'être organisé. Il n'est pas nécessaire que ce soit joli. Il s'agit simplement d'une description non filtrée du travail.

Ensuite, elle déverse tous ces éléments dans un outil d'intelligence artificielle qui génère la procédure d'exploitation réelle.

“Prenez tous ces textes et toutes les informations que vous obtenez et déversez-les dans quelque chose comme Claude. Je l'utilise. Je l'adore. Et créez un mode opératoire normalisé pour votre entreprise.”

- Luna Tolunay, Fun Planners

L'astuce : votre responsable d'entrepôt n'est probablement pas en mesure de s'asseoir et de rédiger un mode opératoire normalisé pour lui-même, mais il peut décrire son travail. L'IA se charge de la structure. Vous disposez ainsi d'un véritable document décrivant le fonctionnement réel de votre équipe, et non l'idée que vous vous en faites. (Si vous partez de zéro, ce document peut vous être utile. Guide pour la rédaction des modes opératoires normalisés (en anglais seulement).

Les transferts se font dans le logiciel

Fun Planners gère chaque étape d'un événement avec Goodshuffle Pro : ventes et devis, signature du contrat, affectation des équipes, préparation de l'entrepôt, l'expédition et l'acheminement des livraisons, rapport post-événement. Chaque étape déclenche la personne suivante.

Quelques mouvements spécifiques qui valent la peine d'être volés :

Nom du projet. Fun Planners nomme toujours les projets en fonction du client et du groupe final, de sorte que le travail de l'entreprise est consultable dans les deux sens.

Appels de clients le jour même. Avant que le camion ne quitte l'entrepôt, le responsable appelle le client pour lui poser des questions spécifiques sur l'accès, les plans de secours en cas d'intempéries et le chargement. La règle de Luna est de leur donner des éléments de réponse concrets.

“Si vous leur donnez une question à laquelle ils doivent répondre, vous obtiendrez des réponses.”

- Luna Tolunay, Fun Planners

Lorsque l'équipe arrive, les réponses sont déjà connues. Ils ne sont pas en train d'arpenter le site en essayant de savoir où s'arrêter.

Photos à chaque installation. Les équipes photographient leur travail terminé. Les photos sont intégrées aux messages de l'équipe sur le projet - preuve de livraison pour le dossier et, au fil du temps, photographie de produit réel pour l'intégration du site Web.

Ce qui se passe le lendemain matin

La plupart des entreprises de location se concentrent sur l'événement lui-même. Le véritable atout de Fun Planners est le lendemain matin.

“Chaque matin, la première chose que nous faisons en tant qu'équipe, c'est de nous rendre sur place, d'examiner les rapports d'événements, de voir quel équipement doit être mis en commun, quel équipement doit être vérifié, s'il y a des frais de main-d'œuvre supplémentaires, si l'événement a été prolongé”.”

- Luna Tolunay, Fun Planners

Les équipes remplissent un rapport de livraison structuré et un rapport de grève - des questions conçues pour recueillir des informations sur les fournisseurs, des notes sur les lieux, des indices de récurrence et des dommages. Ces données sont conservées dans les messages de l'équipe et sont associées au projet et au lieu. Un an plus tard, lorsqu'un organisateur veut savoir si une plaque de documentation est nécessaire dans un hôtel spécifique, la réponse est là.

Les stocks endommagés ou éraflés sont envoyés dans ce que Luna appelle “l'hôpital”, un coin de l'entrepôt pour des réparations rapides. Si un article ne peut être retourné à temps, il est mis de côté dans Goodshuffle Pro afin de ne pas être loué à court terme.

L'examen du matin sert également à faire le point avec l'équipe : les réussites, les corrections, ce qui aurait pu mieux se passer. Tout cela avant que le travail de la journée ne commence.

La culture fait partie du POS

Le système n'est pas seulement l'endroit où va le matériel. C'est la façon dont l'équipe se présente.

“Je suis fier de pouvoir dire que des personnes qui travaillent avec nous depuis plus de 15 ans font partie de notre équipe et nous voulons qu'elles aient envie de venir travailler. On veut qu'ils aient envie de venir travailler, qu'ils soient heureux d'être là où ils sont”.”

- Luna Tolunay, Fun Planners

Fun Planners documente des normes uniformes. Ils documentent le ton employé avec les clients. L'équipe appelle les clients en toute confiance parce qu'elle a été formée à cet effet. Luna envoie chaque semaine à l'équipe un courrier électronique contenant des informations et des leçons sur la semaine précédente, ainsi qu'une session trimestrielle de quatre heures en personne qui combine la formation et le renforcement de l'esprit d'équipe.

Le résultat de tout cela est quelque chose de plus silencieux que l'échelle : 90% des nouvelles affaires proviennent du bouche à oreille. Le système fonctionne parce que les personnes qui le gèrent le veulent.

“J'ai l'impression que si le train est sur les rails et que la machine fonctionne correctement, les choses se mettent en place d'elles-mêmes, sans que les gens ne s'inquiètent d'un montant précis.”

- Luna Tolunay, Fun Planners

La session complète présente en détail le processus du jour J de Luna, ainsi que les questions et réponses du public sur l'expiration des devis, les commandes de dernière minute et la spécialisation de l'équipe. L'enregistrement est disponible sur le hub webinaire de Goodshuffle Pro. Pour savoir quelles procédures opératoires normalisées (SOP) écrire en premier, voir les 5 meilleures procédures opérationnelles standard dont tout professionnel de l'événementiel a besoin.

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