Vous vous êtes lancé dans le secteur de l'événementiel parce que vous êtes un créatif dans l'âme, un amoureux des gens ou un amateur devenu professionnel - peut-être les trois à la fois ! Soudain, vous vous retrouvez à la tête d'une entreprise florissante. Mais pour maintenir une activité prospère, vous devez prendre les meilleures décisions financières. Bien que nous aimions ce que nous faisons, nous sommes également responsables de notre alimentation et de celle de nos familles, mais aussi de celle de nos employés et de leurs familles. Nous avons rencontré Luna Tolunay, propriétaire de Planificateurs amusants, to learn more about how event professionals can stay on budget and make good event business financial decisions.

Élaborer une stratégie et fixer votre budget

Lorsque vous déterminez votre budget, vous tenez compte de plusieurs éléments, notamment

• Adaptation au marché - Comment positionner votre entreprise dans votre niche ?
• Concours - Où vos concurrents placent-ils leur argent ?
• Saisonnalité - Quand êtes-vous complet et quand les clients se font-ils plus rares ? Nous aimons dire qu'il ne faut pas vendre de la soupe en été, c'est-à-dire qu'il ne faut pas se lancer (ou dépenser son argent) dans des voies peu prometteuses lorsque le moment n'est pas propice. Au lieu d'essayer de vendre des tonnes de soupe lorsqu'il fait très chaud dehors, économisez votre argent en été, puis redoublez d'efforts pendant les mois froids de l'hiver. Pour vous, cela peut signifier de vous lancer à fond pendant la saison des mariages et de réduire vos dépenses pendant les mois plus calmes.
• Coûts - Où dépensez-vous votre argent ? Il s'agit des stocks, mais aussi des salaires, du marketing et des autres frais généraux.

S'il est important d'établir votre budget pour le présent, vous devez également vous projeter dans l'avenir. Luna nous rappelle une dure réalité : ce n'est pas parce qu'un événement rapporte beaucoup ou qu'il est amusant à organiser qu'il est rentable. Elle ajoute : “Vous devez comprendre vos projections et savoir lire vos comptes de résultats. Au fur et à mesure que vous développez votre entreprise, vous devez vous pencher sur vos événements et voir comment les choses ont été rentables, où elles l'ont été...". pas rentable, et adapter votre entreprise en conséquence. Si vous organisez un type d'événement qui n'est pas rentable, vous devez soit ajuster vos prix, soit ajuster votre façon de faire, ou peut-être ne pas le faire du tout”.”

Réexaminez périodiquement votre budget

Votre budget évoluera naturellement en fonction des fluctuations de votre activité. Que votre entreprise se développe ou se contracte, votre budget doit être modifié en conséquence. Chez Fun Planners, Luna revoit son budget tous les trimestres. Lors de cette révision trimestrielle, elle et son équipe examinent les prévisions, les résultats obtenus et les projections pour les 6 à 12 mois à venir. En fonction des chiffres, ils allouent différents montants à différents domaines, comme la dotation en personnel s'ils ont besoin de plus de personnel, ou les stocks s'il y a une forte demande pour certains articles. Elle utilise le logiciel Goodshuffle Pro caractéristiques des rapports de prendre ces décisions stratégiques afin de maintenir son entreprise en bonne santé et de la développer.

Ne soyez pas victime de ces erreurs courantes

Malheureusement, les professionnels de l'événementiel peuvent commettre de nombreuses erreurs coûteuses en matière de finances. Évitez ces erreurs potentiellement désastreuses pour votre entreprise :

Ne pas connaître ses coûts 

Aussi simple que cela puisse paraître en théorie, c'est l'une des erreurs financières les plus courantes commises par les professionnels de l'événementiel. Ne vous laissez pas aveugler par les recettes : fixez vos sites sur bénéfice. Une facture de $50k peut sembler étonnante à première vue, mais si l'organisation de l'événement vous coûte $45k, cela n'en vaut peut-être pas la peine. Une autre erreur commise par les professionnels de l'événementiel est de penser que leurs coûts ne se limitent qu'à ce qu'ils ont payé pour les articles en stock et les salaires de leur équipe. En réalité, vos coûts comprennent également votre temps, ainsi que les “petits” détails qui s'additionnent, comme le carburant, l'entretien du camion, les permis et bien d'autres choses encore.

Remise trop fréquente

Nous aimerions tous pouvoir offrir à chacun l'événement de ses rêves, même si ce n'est pas dans son budget. Nous sommes nombreux à nous rendre coupables d'avoir baissé nos prix parce qu'un client nous a fait de l'œil. Bien que cela puisse vous faire plaisir, cela peut être désastreux pour votre entreprise si cela devient incontrôlable. Ayez confiance en vos prix et en votre valeur, et sachez quand vous devez le faire. accorder et éviter des remises pour maintenir un retour sur investissement (ROI) élevé.

En outre, vous pouvez mettre l'accent sur le don d'une partie de vos revenus à des organisations caritatives et à des organismes à but non lucratif. Mme Luna suggère de budgétiser une certaine somme d'argent pour ces dons chaque trimestre. Elle ajoute : “Ne vous contentez pas de donner à tous ceux qui se présentent à votre porte. Établissez un plan des [organisations] que vous souhaitez soutenir, des types d'organisations à but non lucratif, etc. Ensuite, établissez un budget avec un pourcentage de vos bénéfices que vous souhaitez reverser, et demandez à votre équipe d'en assurer le suivi.”

Souffrir d'un nombre important de litiges et de remboursements

Les litiges, qui surviennent lorsqu'un client contacte sa banque et déclare qu'il refuse de payer votre entreprise pour un événement que vous avez organisé, peuvent être un cauchemar pour les entreprises de location d'événements. Après avoir consacré du temps, de l'argent et des efforts à un événement, la dernière chose que vous souhaitez est de ne pas être payé. Le fait de perdre des milliers de dollars pour un événement peut être désastreux pour votre entreprise. Dans la mesure du possible, évitez les remboursements en protégeant votre entreprise contre les problèmes juridiques. comment prévenir les litiges maintenant.

Ne pas tenir compte des situations de crise

Qu'il s'agisse de la période de ralentissement annuelle ou d'une force inattendue comme le COVID-19, vous devez préparer au mieux votre entreprise pour les jours de pluie. Gardez des économies à la banque pour ces situations, afin de ne pas être laissé à l'abandon lorsque les affaires tournent au ralenti.

Prendre les meilleures décisions financières pour votre entreprise

Maintenant que vous connaissez les meilleures pratiques en matière de budgétisation, ainsi que les erreurs courantes à éviter à tout prix, vous êtes prêt à vous attaquer de front aux décisions financières importantes. Nous aimerions tous pouvoir nous concentrer uniquement sur l'aspect créatif des choses, mais en fin de compte, nous avons des entreprises à gérer. Nous devons gagner de l'argent pour payer les factures et satisfaire nos clients - il est temps d'aller de l'avant et de conquérir !

Planificateurs amusants fournit à la Floride les meilleurs divertissements, équipements et services depuis plus de 15 ans. L'entreprise a débuté comme une petite société de casino dans les années 1980, en ne fournissant que le meilleur équipement et le personnel de la plus haute qualité. Au fil du temps (principalement à la demande des clients), ils ont étendu leurs services à de nombreux autres domaines.