Te metiste en el sector de los eventos porque eres: una persona creativa de corazón, te encanta tratar con la gente o eres un aficionado que se ha convertido en profesional... ¡quizás las tres cosas! De repente, te has encontrado al frente de un negocio próspero como propietario y gestor. Pero, para mantener una operación exitosa, tienes que tomar las mejores decisiones financieras. Aunque nos encanta lo que hacemos, también somos responsables de mantener no solo a nosotros mismos y a nuestras familias, sino también a nuestros empleados y a sus familias. Nos reunimos con Luna Tolunay, dueña de Organizadores de actividades, para obtener más información sobre cómo los profesionales del sector de los eventos pueden ajustarse al presupuesto y tomar buenas decisiones financieras en su negocio.

Elabora una estrategia y establece tu presupuesto

Al calcular tu presupuesto, tendrás que tener en cuenta varios aspectos, entre ellos:

• Adecuación al mercado – ¿Cómo posicionas tu negocio dentro de tu nicho?
• Competencia – ¿En qué invierten tus competidores?
• Estacionalidad – ¿Cuándo tienes la agenda llena y cuándo hay menos clientes? Nos gusta expresarlo así: “No vendas sopa en verano”, lo que significa que no malgastes tus esfuerzos (ni tu dinero) en vías poco prometedoras cuando no es el momento adecuado. En lugar de intentar vender montones de sopa cuando hace un calor abrasador afuera, ahorra tu dinero en verano y luego redobla tus esfuerzos en los fríos meses de invierno. Para ti, esto puede significar ir a toda velocidad durante la temporada de bodas y reducir el ritmo durante los meses más tranquilos.
• Costos – ¿En qué gastas tu dinero? Esto incluye el inventario, pero también los salarios, el marketing y otros gastos generales.

Aunque es importante fijar tu presupuesto para el presente, también debes mirar hacia el futuro. Luna nos recuerda una dura realidad: el hecho de que un evento genere muchos ingresos o sea divertido de organizar no significa que sea rentable. Ella dice: “Tienes que entender tus proyecciones y saber interpretar tus estados de resultados». A medida que tu empresa crece, debes analizar tus eventos y ver qué aspectos fueron rentables y cuáles no». no rentable, y adapta tu empresa en consecuencia. Si estás organizando un tipo de evento que no es rentable, o bien debes ajustar tus precios, modificar la forma en que lo llevas a cabo, o tal vez dejar de hacerlo por completo.”

Revisa tu presupuesto periódicamente

Tu presupuesto cambiará naturalmente a medida que tu negocio experimente fluctuaciones. Ya sea que tu negocio esté creciendo o reduciéndose, tu presupuesto debe adaptarse para reflejar estos cambios. En Fun Planners, Luna revisa su presupuesto cada trimestre. En esta revisión trimestral del presupuesto, ella y su equipo analizan lo que habían proyectado, dónde han quedado y cómo se ven las proyecciones para los próximos 6 a 12 meses. Dependiendo de los números, asignarán diferentes cantidades de fondos a diferentes áreas, como personal si necesitan más manos a bordo, o inventario si hay una gran demanda de ciertos artículos. Ella utiliza Goodshuffle Pro’s funciones de generación de informes para tomar estas decisiones estratégicas con el fin de mantener su negocio en buen estado y en crecimiento.

No caigas en estos errores comunes

Por desgracia, los profesionales del sector de los eventos pueden cometer un montón de errores costosos en lo que respecta a las finanzas. Evita estos errores que podrían resultar desastrosos para tu negocio:

No conocer tus gastos 

Por muy sencillo que pueda parecer en teoría, este es uno de los errores financieros más comunes que cometen los profesionales del sector de los eventos. No te dejes deslumbrar por los ingresos: centra tu atención en beneficio. Una factura de $50k puede parecer increíble a primera vista, pero si organizar el evento te cuesta $45k, puede que no valga la pena. Otro error que cometen los profesionales de eventos es pensar que tus costos son SOLO lo que pagaste por los artículos de inventario y los salarios de tu equipo. En realidad, tus costos también incluyen tu tiempo, así como detalles “menores” que realmente se acumulan, entre los que se incluyen el combustible, el mantenimiento de los camiones, los permisos y más.

Hacer descuentos con demasiada frecuencia

A todos nos gustaría poder ofrecer a cada persona el evento de sus sueños, aunque no se ajuste a su presupuesto. Muchos de nosotros hemos bajado los precios alguna vez porque un cliente nos ha llegado al corazón. Aunque esto te haga sentir bien, puede ser desastroso para tu negocio si se sale de control. Ten confianza en tus precios y en el valor que ofreces, y aprende cuándo ofrecer y evitar descuentos para mantener alto el retorno de la inversión (ROI).

Además, puedes hacer hincapié en donar una parte de tus ingresos a organizaciones benéficas y sin fines de lucro. Luna sugiere destinar una cantidad determinada de dinero cada trimestre a estas donaciones. Ella dice: “No le des dinero a cualquiera que se presente en tu puerta. Elabora un plan de [las organizaciones] que deseas apoyar, qué tipos de organizaciones sin fines de lucro, etc. Luego, haz un presupuesto para ello con un porcentaje de tus ganancias que quieras donar, y haz que tu equipo supervise esto”.”

Se enfrenta a un gran número de disputas y devoluciones

Las disputas, que surgen cuando un cliente se pone en contacto con su banco y afirma que se niega a pagar a tu empresa de eventos por un evento que has organizado, pueden ser una pesadilla para las empresas de alquiler de material para eventos. Después de dedicar tiempo, dinero y esfuerzo a un evento, lo último que quieres es que no te paguen. Perder miles de dólares en un evento puede ser desastroso para tu negocio. Evita tener que hacer reembolsos siempre que sea posible protegiendo a tu empresa de problemas legales; obtén más información sobre Cómo evitar conflictos ahora.

Sin tener en cuenta las situaciones imprevistas

Ya sea por tu temporada baja habitual o por una situación imprevista como la COVID-19, debes preparar tu negocio lo mejor posible para los tiempos difíciles. Mantén ahorros en el banco para estas situaciones, de modo que no te quedes sin recursos cuando el negocio vaya mal.

Toma las mejores decisiones financieras para tu negocio

Ahora que ya conoces las mejores prácticas para elaborar un presupuesto, así como los errores comunes que debes evitar a toda costa, estás listo para afrontar con determinación las decisiones financieras importantes. Aunque a todos nos gustaría poder centrarnos únicamente en el aspecto creativo, al fin y al cabo tenemos negocios que dirigir. Necesitamos ganar dinero para pagar las cuentas y mantener contentos a nuestros clientes: ¡es hora de salir a conquistar el mundo!

Organizadores de actividades Lleva más de 15 años ofreciendo a Florida el mejor entretenimiento, equipamiento y servicios. Comenzó como una pequeña empresa de casinos en la década de 1980, ofreciendo únicamente el mejor equipamiento y personal de la más alta calidad. Con el tiempo (principalmente a petición de los clientes), ha ampliado sus servicios a muchas otras áreas.