Vous n'êtes probablement pas entré dans le secteur de la location de matériel événementiel parce que vous étiez passionné par la négociation de contrats événementiels. Peut-être vous concentrez-vous sur l'organisation de la fête prénatale la plus chic de l'année ou de la plus grande conférence de votre ville.

Mais pour pouvoir vous concentrer sur vos priorités, vous devez vous acquitter des formalités administratives nécessaires. Lorsque vous négociez avec succès des contrats d'événements, vous pouvez consacrer plus de temps et d'énergie aux projets qui vous font plaisir - et moins de temps à marchander sur les postes de dépense.

Voici notre guide pour des négociations contractuelles plus fluides et plus productives.

Préparer le terrain pour les négociations de contrats de location d'événements

Avant de pouvoir négocier, vous devez savoir un certain nombre de choses :

• Le type de contrat d'événement dont vous avez besoin : La façon dont vous négociez dépend du type de contrat en question. Les contrats de spectacle nécessitent des informations sur les exigences techniques, l'installation du son et de l'éclairage et la durée du spectacle, tandis que les conditions générales des clients directs doivent porter sur des éléments tels que les dépôts, les cas de force majeure et les politiques en matière de dommages matériels.
• Les attentes et le budget de vos clients : Dès le premier appel de découverte avec vos clients, vous devez avoir une idée approximative du montant qu'ils sont prêts à investir dans l'événement, ainsi que de leurs attentes et de leurs priorités.
• Clauses essentielles à inclure: Lors de l'élaboration de vos contrats, veillez à inclure les clauses essentielles. La liste ci-dessous est loin d'être exhaustive, et il est conseillé de consulter un avocat avant d'envoyer quoi que ce soit à des clients potentiels. Mais elle constitue un bon point de départ pour élaborer des contrats d'événement qui protègent votre entreprise :
  • Description de l'événement
  • Responsabilités en matière de location d'événements
  • Paiement
  • Annulation
  • Durée
  • Dommages matériels et pertes d'équipement
  • Cessation d'activité
  • Limitation de la responsabilité
  • Indemnisation
  • L'arbitrage
  • Force majeure
  • Droit applicable et juridiction
  • Divers

Négociations de contrats d'événements : Les 10 choses à faire et à ne pas faire

Maintenant que vous disposez d'un contrat étayé par des recherches pour vos offres de location d'espaces événementiels, vous êtes prêt à négocier. Voici 5 choses à faire et 5 choses à ne pas faire pour vous aider :

#1 : Alignement anticipé sur le prix à l'aide de devis de postes individuels

Vos clients voudront savoir exactement où va leur argent, surtout s'ils sont sensibles aux prix. Détailler les postes est un bon moyen de leur montrer exactement ce qu'ils obtiendront en échange de leurs dépenses. Cela leur montre également que s'ils veulent économiser sur leur mariage sur la plage, ils devront peut-être faire des compromis sur le bar tiki de leurs rêves.

Il est également utile de répertorier votre inventaire sur votre site web par le biais d'un intégration du site web, Vous n'avez donc pas besoin de passer en revue vos articles de location un par un avec chaque client. Un catalogue prêt à l'emploi de votre inventaire de location est un moyen sûr de s'assurer que vos clients obtiennent ce dont ils ont besoin tout en respectant leur budget.

Si vous êtes clair et transparent sur vos devis dès le départ, vous éviterez les négociations par la suite, ce qui fera gagner du temps à tout le monde.

Conseil : veillez à ne pas énumérer tous dans vos devis. Des éléments tels que les fils électriques et les sacs de glace devraient rester caché dans la plupart des circonstances, ce qui vous évitera de perdre du temps pour des choses insignifiantes.

#2 : Ne pas gâcher les relations pour des raisons professionnelles

Lorsque vous donnez la priorité à l'établissement de relations plutôt qu'à la victoire, il est plus facile de comprendre le point de vue de l'autre partie et de travailler à une solution mutuellement bénéfique. Même si vous êtes légèrement en dehors de la fourchette de prix de votre client potentiel, laissez une marge de manœuvre pour de petites remises ponctuelles, surtout s'il a le potentiel de devenir un client récurrent.

Et si vous décidez que vous n'êtes pas faits l'un pour l'autre cette fois-ci, vous aurez de bons rapports pour l'avenir si la situation change. Qui sait, vous pourrez même vous envoyer mutuellement des recommandations dans l'intervalle.

#3 : Demandez plusieurs devis lorsque vous commencez à sous-louer

Si vous recherchez de nouveaux fournisseurs pour la sous-location, n'acceptez jamais le premier devis au pied de la lettre. 

Faites le tour du marché pour trouver le meilleur équilibre entre la valeur, l'offre et le prix. Même si vous décidez d'opter pour le premier fournisseur venu, vous aurez une meilleure idée des tarifs pratiqués sur le marché pour chaque tâche ou article, ce qui vous permettra d'étayer vos négociations. Et si votre client insiste pour obtenir un prix plus bas, vous aurez d'autres options à votre disposition - mais méfiez-vous des options les moins chères.

Vous pouvez également profiter de cette occasion pour rechercher d'éventuels accords à long terme si vous aimez travailler avec un fournisseur particulier ou si vous souhaitez devenir le partenaire d'un site. fournisseur privilégié. 

Veillez simplement à traiter vos relations à long terme avec loyauté et à ne faire le tour des fournisseurs qu'au moment de leur sélection initiale.

#4 : Ne pas avoir peur de s'éloigner

Négocier, c'est en partie faire ce qui est le mieux pour vous et votre entreprise de location de matériel événementiel. Si vous disiez oui à tous les clients et fournisseurs potentiels, vous seriez débordé. Pour continuer à organiser des événements réussis pour vos clients prioritaires, vous devez parfois être un peu exigeant. 

Si un client a des problèmes avec le paiement des dommages ou des retards de paiement, il est possible qu'il ne soit pas satisfait. politiques en matière de redevances, Par exemple, travailler avec eux n'est pas une décision judicieuse pour votre entreprise. Dans ce cas, un compromis pourrait avoir un impact négatif sur l'événement et sur la réputation de votre entreprise. 

Si vous arrivez à la table des négociations prêt à conclure une affaire à tout prix, vous ne vous donnez pas la possibilité de prendre des décisions rationnelles dans l'intérêt de votre entreprise. 

#5 : Prévoir les annulations à l'avance

Parfois, des circonstances inévitables se présentent. Votre client se retire à mi-parcours ou vous ne pouvez pas organiser l'événement en raison de conditions météorologiques extrêmes.

Si votre client met fin à son contrat, vous devez vous assurer d'être correctement rémunéré pour le travail que vous avez effectué jusqu'à présent et pour le stock que vous avez mis de côté. En général, les entreprises de location de matériel événementiel fixent des conditions pour les annulations anticipées, les annulations à mi-parcours et les annulations de dernière minute. Les délais et les montants des remboursements à chaque étape peuvent être négociés. 

Mais n'oubliez pas que plus votre politique d'annulation est souple, plus les clients risquent d'en profiter, ce qui se traduira par une perte de revenus pour votre entreprise.

En cas de circonstances indépendantes de votre volonté (pandémies ou catastrophes naturelles), vous devez toujours inclure une clause de résiliation en cas de force majeure.

#6 : Ne pas précipiter les affaires

Vous ne précipiteriez pas un long voyage de remise en forme, et vous ne devriez pas non plus précipiter la négociation d'un contrat pour un événement. Si vous souhaitez négocier le prix des chaises que vous sous-louez, par exemple, vous devrez le faire à l'avance, plutôt que la semaine précédant l'événement.

Les décisions prises à la hâte sont rarement bonnes. Des délais plus longs vous permettent de prévoir les imprévus et de prendre des décisions en toute confiance.

#7 : Permettre une certaine flexibilité

Dans toute négociation, les deux parties ont des éléments non négociables. Que vous travailliez avec votre client ou avec un autre fournisseur, il est essentiel d'identifier d'emblée quelques points non négociables pour déterminer si vous êtes en présence d'un partenariat viable ou non.

Demandez-vous quels sont les articles de location ou les prix sur lesquels vous pouvez avoir une certaine marge de manœuvre, tout en vous rappelant que la réussite de l'événement est importante pour l'image de votre entreprise.

Comprendre les éléments non négociables de votre client vous permet de savoir comment réagir en cas de conflit d'inventaire. Si vous êtes double réservation sur l'un de leurs articles incontournables, vous pouvez sous-louer auprès d'un autre vendeur. Si vous êtes surbooké sur un produit qu'ils veulent mais dont ils n'ont pas besoin, des remplaçants peuvent vous aider à proposer une solution différente.

Lorsque vous faites preuve d'une certaine flexibilité, vous gagnez la confiance et le respect de l'autre partie.

Conseil : Goodshuffle Pro's Détection des conflits vous avertit des doubles réservations pendant que vous établissez des devis, ce qui vous permet d'avoir cette conversation plus tôt. Notre fonction Alternates vous permet de proposer rapidement des produits de remplacement pour tout ce qui n'est pas disponible, ce qui vous permet de négocier avec plus de succès.

#8 : Ne pas utiliser de contrats uniquement verbaux

Dans une étude publiée en 2017 dans la revue Journal de psychologie sociale expérimentale, Les chercheurs ont constaté qu'une demande en face-à-face est 34 fois plus de succès qu'un courriel. Même si les méthodes de communication numérique telles que le texte, l'email, Facebook Messenger et Instagram DMs prennent une part plus importante dans votre activité, le maintien de connexions en face à face est vital pour votre entreprise de location d'événements - en particulier lorsqu'il s'agit de négociations contractuelles claires et productives.

Même si la communication verbale est excellente, vous ne voulez pas vous retrouver dans une situation de “il a dit, elle a dit”. Dès que vous parvenez à un accord verbal, mettez-le par écrit. Envoyez-le à toutes les parties pour examen afin d'éviter tout malentendu et de maintenir tout le monde sur la même longueur d'onde.  

Conseil : lorsque vous travaillez avec des amis ou des membres de votre famille, il est toujours important d'avoir un contrat écrit. Quelle que soit la confiance que vous leur accordez, les relations d'affaires peuvent tourner au vinaigre. C'est un signe de respect pour les deux parties que de conclure un accord écrit.

#9 : Aborder les négociations contractuelles avec confiance

C'est vous qui connaissez le mieux votre entreprise et vos clients. Gardez cela à l'esprit lorsque vous entamez des négociations contractuelles. Il se peut que vous ne sortiez pas toujours des négociations avec le résultat de votre premier choix, surtout au début. 

Mais la confiance dans votre modèle d'entreprise et dans vos recherches peut vous permettre de prendre l'avantage dans une négociation. Vous devez notamment dresser une liste de vos besoins, de vos souhaits, de vos options de rechange et de ce qui vous empêche de conclure une affaire. L'association du barreau du comté de San Diego adhère à la règle des 80/20, selon laquelle 80% de la négociation est la préparation et seule 20% est la négociation elle-même.

Cela ne signifie pas que si vous vous préparez, vous n'aurez jamais à faire de compromis. Mais cela vous donne la recette d'une négociation réussie. En vous entraînant à négocier des contrats, vous acquerrez de l'expérience sur les points à repousser et ceux à concéder. 

#10 : Ne partez pas de zéro à chaque fois - gérez vos contrats d'événements en un seul endroit

Maintenant que vous êtes devenu un négociateur expérimenté, il est temps d'exercer vos talents de négociateur en envoyant davantage de contrats. Créez facilement des modèles de conditions générales de vente et citations avec un outil comme Goodshuffle Pro - puis envoyez des contrats d'événement en quelques minutes.