Probablemente no te metiste en el negocio del alquiler de material para eventos por tu pasión por negociar contratos. Quizás lo que te interesa es organizar el baby shower más elegante del año o la conferencia más grande de tu ciudad.

Pero para poder centrarte en tus prioridades principales, tienes que ocuparte primero de los trámites necesarios. Cuando consigues cerrar con éxito los contratos de los eventos, puedes dedicar más tiempo y energía a los proyectos que te apasionan, y menos tiempo a regatear cada partida del presupuesto.

Aquí tienes nuestra guía para que las negociaciones de contratos de eventos sean más fluidas y productivas.

Preparando el terreno para las negociaciones de contratos de alquiler para eventos

Antes de empezar a negociar, hay algunas cosas que debes saber:

• El tipo de contrato(s) para eventos que necesita: La forma de negociar depende del tipo de contrato de que se trate. Los contratos de entretenimiento requieren información sobre los requisitos técnicos, la configuración de sonido e iluminación y la duración de la actuación, mientras que los términos y condiciones de los contratos directos con los clientes deben centrarse en aspectos como los depósitos, los casos de fuerza mayor y las políticas de daños a la propiedad.
• Las expectativas y el presupuesto de sus clientes: Desde la primera reunión inicial con tus clientes, deberías tener una idea aproximada de cuánto están dispuestos a invertir en el evento y cuáles son sus expectativas y prioridades.
• Cláusulas imprescindibles que deben incluirse: A medida que redactes tus contratos, asegúrate de incluir las cláusulas esenciales. La siguiente lista no es en absoluto exhaustiva, y es recomendable consultar a un abogado antes de enviar cualquier documento a tus posibles clientes. No obstante, constituye un buen punto de partida a la hora de redactar contratos para eventos que protejan tu negocio:
  • Descripción del evento
  • Responsabilidades en el alquiler para eventos
  • Pago
  • Cancelación
  • Término
  • Daños materiales y pérdida de equipos
  • Rescisión
  • Limitación de responsabilidad
  • Indemnización
  • Arbitraje
  • Fuerza mayor
  • Legislación aplicable y jurisdicción
  • Varios

Negociaciones de contratos para eventos: 10 cosas que se deben y no se deben hacer

Ahora que ya tienes un contrato respaldado por estudios de mercado para tus servicios de alquiler para eventos, estás listo para negociar. Aquí tienes 5 cosas que debes hacer y 5 que no debes hacer para ayudarte:

#1: Acuerde el precio desde el principio mediante cotizaciones por partida

Tus clientes querrán saber exactamente en qué se gasta su dinero, sobre todo si son sensibles al precio. Detallar cada partida del presupuesto es una buena forma de mostrarles exactamente qué obtienen a cambio de su inversión. Además, les deja claro que, si quieren ahorrar en su boda en la playa, tal vez tengan que renunciar al bar tiki de sus sueños.

También es útil publicar tu inventario en tu sitio web a través de un integración de sitios web, para que no tengas que revisar los artículos de alquiler uno por uno con cada cliente. Contar con un catálogo listo para usar de tu inventario de alquiler es una forma segura de garantizar que tus clientes obtengan lo que necesitan sin salirse de su presupuesto.

Si eres claro y transparente con tus cotizaciones desde el principio, evitarás tener que negociar más adelante, lo que ahorrará tiempo a todos.

Consejo: Ten cuidado de no incluir todos artículos incluidos en tus presupuestos. Cosas como cables eléctricos y bolsas de hielo deberían permanecer oculto en la mayoría de los casos, para que no pierdas el tiempo con tonterías.

#2: No arruines las relaciones por cuestiones de negocios

Cuando priorices el establecimiento de relaciones por encima de ganar, te resultará más fácil comprender el punto de vista de la otra parte y trabajar para alcanzar una solución que beneficie a ambas partes. Aunque tu oferta se salga ligeramente del presupuesto de tu posible cliente, deja margen para pequeños descuentos puntuales, sobre todo si existe la posibilidad de que se convierta en un cliente habitual.

Y si decidís que esta vez no encajáis bien, mantendréis una buena relación para el futuro por si las circunstancias cambian. Quién sabe, quizá incluso podáis recomendaros clientes mutuamente mientras tanto.

#3: Pide varios presupuestos cuando empieces a subalquilar

Si estás buscando nuevos proveedores a los que subcontratar, nunca aceptes el primer presupuesto sin más. 

Compara diferentes opciones para encontrar el mejor equilibrio entre calidad, oferta y precio. Aunque al final decidas quedarte con el primer proveedor que hayas investigado, tendrás una idea más clara de los precios de mercado para cada trabajo o artículo, lo cual te servirá de base para tus negociaciones. Y si tu cliente insiste en un precio más bajo, tienes otras opciones a las que recurrir; solo ten cuidado con las opciones más baratas.

También puedes aprovechar esta oportunidad para buscar posibles acuerdos a largo plazo si te gusta trabajar con un proveedor en particular o si quieres convertirte en el proveedor oficial de un local proveedor preferido. 

Solo asegúrate de tratar tus relaciones a largo plazo con lealtad, y compara precios únicamente cuando evalúes a los proveedores por primera vez.

#4: No tengas miedo de alejarte

Parte de la negociación consiste en hacer lo mejor para ti y para tu negocio de alquiler de material para eventos. Si dijeras que sí a todos los clientes y proveedores potenciales, te verías desbordado. Para seguir organizando eventos exitosos para tus clientes más importantes, a veces tienes que ser un poco selectivo. 

Si un cliente tiene problemas con el pago de los daños o con el retraso políticas de tarifas, por ejemplo, trabajar con ellos no es una decisión sensata para tu negocio. En este caso, ceder podría afectar negativamente al evento y a la reputación de tu empresa. 

Si te sientas a la mesa decidido a cerrar un trato a toda costa, no te estás dejando margen para tomar decisiones racionales que beneficien a tu empresa de eventos. 

#5: Planifica con antelación por si se producen cancelaciones

A veces surgen circunstancias inevitables. Tu cliente se retira a mitad del proceso o no puedes llevar a cabo el evento debido a condiciones climáticas extremas.

Si tu cliente decide cancelar el evento, querrás asegurarte de recibir una compensación adecuada por el trabajo que has realizado hasta el momento y por el material que has reservado. Por lo general, las empresas de alquiler para eventos establecen condiciones para las cancelaciones anticipadas, las cancelaciones a medio plazo y las cancelaciones de última hora. Los plazos y los montos de los reembolsos en cada etapa son negociables. 

Pero ten en cuenta que, cuanto más flexible sea tu política de cancelación, más clientes podrían aprovecharse de ella, lo que se traduciría en una pérdida de ingresos para tu negocio.

En caso de que se produzcan circunstancias ajenas a tu voluntad (como pandemias o desastres naturales), siempre debes incluir una cláusula de rescisión por fuerza mayor.

#6: No te precipites al cerrar acuerdos

No hay que precipitarse en un largo proceso de puesta en forma, y tampoco hay que precipitarse en la negociación del contrato de un evento. Si te interesa negociar el precio de las sillas que vas a subalquilar, por ejemplo, tendrás que hacerlo con antelación, en lugar de esperar a la semana previa al evento.

Las decisiones tomadas a toda prisa rara vez son acertadas. Contar con plazos más amplios te ayuda a prever imprevistos y a tomar decisiones con las que te sientas seguro.

#7: Deja un margen de flexibilidad

En cualquier negociación, ambas partes tienen sus puntos innegociables. Ya sea que trabajes con tu cliente o con otro proveedor, identificar desde el principio algunos puntos innegociables es clave para determinar si se trata de una colaboración viable.

Pregúntate en qué artículos de alquiler o precios podrías tener cierto margen de maniobra, sin olvidar que el éxito del evento es importante para la imagen de tu empresa.

Entender los puntos no negociables de tu cliente te ayuda a saber cómo reaccionar cuando surgen conflictos con el inventario. Si eres reserva duplicada Si no tienes disponible uno de sus artículos imprescindibles, puedes subcontratarlo a otro proveedor. Si tienes exceso de reservas de algo que ellos quieren pero no necesitan, las alternativas pueden ayudarte a proponer una solución diferente.

Cuando demuestras cierta flexibilidad, te ganas la confianza y el respeto de la otra parte.

Consejo: Ventajas de Goodshuffle Pro Detección de conflictos te avisa de posibles reservas duplicadas mientras elaboras presupuestos, lo que te permite abordar el tema con mayor antelación. Nuestra función «Alternativas» te permite proponer rápidamente sustitutos para cualquier elemento que no tengas disponible, lo que te ayuda a negociar con mayor éxito.

#8: No utilices contratos que sean solo verbales

En un estudio de 2017 publicado en la revista Revista de Psicología Social Experimental, los investigadores descubrieron que una solicitud en persona es 34 veces más exitoso que un correo electrónico. Aunque los medios de comunicación digitales como los mensajes de texto, el correo electrónico, Facebook Messenger y los mensajes directos de Instagram cada vez tienen más peso en tu negocio, mantener el contacto cara a cara es fundamental para tu empresa de alquiler de material para eventos, sobre todo cuando se trata de llevar a cabo negociaciones contractuales claras y productivas.

Por muy buena que sea la comunicación verbal, no querrás encontrarte más adelante en una situación en la que cada uno diga una cosa diferente. Por eso, tan pronto como llegues a un acuerdo verbal, ponlo por escrito. Envíalo a todas las partes para que lo revisen, con el fin de evitar malentendidos y asegurarte de que todos estén en sintonía.  

Consejo: Aunque trabajes con amigos o familiares, sigue siendo importante contar con un contrato por escrito. Por mucha confianza que tengas en ellos, las relaciones comerciales pueden deteriorarse. Firmar un acuerdo por escrito es una muestra de respeto hacia ambas partes.

#9: Aborda las negociaciones contractuales con confianza

Tú eres quien mejor conoce tu negocio y a tus clientes. Tenlo en cuenta al iniciar las negociaciones contractuales. Puede que no siempre consigas el resultado que más te conviene, sobre todo al principio. 

Sin embargo, la confianza en tu modelo de negocio y en tu investigación puede ser clave para tomar la iniciativa en una negociación. Esto incluye preparar una lista de tus necesidades, deseos, opciones alternativas y condiciones innegociables. El Colegio de Abogados del Condado de San Diego se rige por la regla del 80/20, según la cual El 80% de negociación es una preparación y solo 20% corresponde a la negociación en sí.

Esto no significa que, por el hecho de prepararte, nunca tengas que ceder. Pero sí te da la clave para una negociación exitosa. A medida que practiques la negociación de contratos, irás adquiriendo experiencia sobre en qué puntos debes insistir y en cuáles debes ceder. 

#10: No empieces desde cero cada vez: gestiona los contratos de tus eventos en un solo lugar

Ahora que te estás convirtiendo en un negociador experimentado, es hora de poner a prueba tus habilidades enviando más contratos. Crea fácilmente plantillas de términos y condiciones y citas con una herramienta como Goodshuffle Pro, y luego envía los contratos de los eventos en cuestión de minutos.