A todos nos ha pasado alguna vez, y lo peor es cuando tienes que decepcionar al menos a un cliente. Después de haberlo vivido varias veces, me di cuenta de que era hora de implementar un sistema mejor. Si reservas dos veces los mismos artículos de inventario, dañas tu reputación, pierdes dinero y pierdes tiempo. Evita las reservas duplicadas, lo cual supone un desperdicio de recursos que se puede evitar con unos cuantos trucos.

Tu software de alquiler para eventos debe ser la solución, no el problema.

El software de alquiler para eventos de tu empresa debería estar trabajando a tu favor. Es posible que algunas empresas sigan utilizando técnicas anticuadas para el seguimiento de artículos, o que distribuyan esta tarea entre varias plataformas. Esto genera desperdicio innecesario, confusión y ralentiza las operaciones. Si utiliza un software que no realiza un seguimiento de los artículos, inevitablemente se producirán reservas duplicadas. Incluso con múltiples artículos en su inventario de alquiler, es posible que se dé cuenta de que necesitaba esas 10 sillas o mesas adicionales, pero desafortunadamente ya estaban comprometidas para otro evento y se dio cuenta de ello demasiado tarde.

Con Goodshuffle Pro, un programa de software para alquiler de artículos para fiestas basado en la nube, el sistema alertará rápidamente al usuario con una señal de alto roja en caso de conflicto. Esto podría significar:

• Se enviaron varios presupuestos para el mismo artículo o artículos;
• Otro cliente ya ha reservado el artículo (o es posible que lo reserve); o bien,
• El artículo se ha marcado como «en espera», lo que significa que podría necesitar limpieza, reparación o sustitución.

Mantenga en stock varias unidades de los artículos más vendidos.

Si puedes contar con varios ejemplares de cada artículo en tu colección de alquiler para eventos, puede ser una buena inversión. Por supuesto, muchos artículos deberán estar disponibles en varios ejemplares para poder atender eventos de gran envergadura o varios eventos en el mismo día, tales como: mesas, sillas, muebles de salón, cristalería, vajilla, cubertería, lámparas de calor, mantelería básica o números de mesa. Sin embargo, también deberías ofrecer una variedad de modelos de estos artículos si tu negocio puede asumir los costos.

• Infórmate bien antes. Empieza comprando una pequeña cantidad o habla con otros profesionales del sector en los que confíes para que te cuenten qué es lo que ven en los eventos y bodas.
• También podría valer la pena comprar al por mayor si sabes que el producto es fresco, único y que nadie más lo tiene, pero que, sin embargo, es una apuesta segura para alquilar.

Al ofrecer varias unidades del mismo artículo, tendrás más posibilidades de evitar reservas duplicadas y satisfacer a todos tus clientes. También es importante establecer relaciones con proveedores confiables y de buena reputación, con los que puedas asegurarte de que tu inventario llegue en perfectas condiciones y a tiempo.

Ofrece alternativas en stock para artículos populares o exclusivos.

Además, si no puedes hacerlo o si tu negocio no se adapta al mantenimiento de múltiplos, las alternativas son una solución fantástica.

• Tu empresa de alquiler de artículos para fiestas puede ofrecer una amplia variedad de productos sin perder la coherencia. Además, cuando no hay disponibles artículos más exclusivos, es útil contar con una alternativa adecuada que los sustituya.
• Esto también ayuda a tus ventas: en lugar de decir “No, lo siento, no puedo ayudarte”, demuestras que eres capaz de resolver problemas de forma creativa. Tu trabajo consiste en crear soluciones para los clientes, no en enviarlos directamente a la competencia.
• A veces, los clientes incluso prefieren la alternativa. Tú y tu equipo de ventas debéis conocer bien los productos. Familiarizaos con el estilo, los tejidos, los materiales, los colores, las cantidades y todos los detalles que podáis. Esto impulsará las ventas cuando el personal conozca bien los productos y sienta pasión por ellos.
• Y lo que es más importante, si tienes preparadas algunas alternativas que sugerir para no quedarte sin saber qué ofrecer, reduces las probabilidades de que se produzca una doble reserva de un artículo.

Goodshuffle Pro ofrece una forma sencilla de añadir alternativas. En la pestaña “Inventario” encontrarás tus productos. En cada producto, haz clic en el ícono del lápiz para editarlo y, a continuación, selecciona «Relaciones» > «Alternativas». En el cuadro «Buscar en el inventario», empieza a escribir el nombre de un artículo existente. Aunque escribas un término genérico como «Espejo», aparecerán todos los artículos cuyo nombre contenga la palabra «espejo». Puedes añadir varias alternativas; no tiene por qué ser solo una.

Trabaja en tus relaciones con otros profesionales del alquiler de material para eventos y recurre al subalquiler solo como último recurso.

Aquí es donde colaborando con otras empresas de alquiler de material para eventos viene muy bien. Es recomendable conocer al menos a algunos de tus competidores y establecer relaciones cordiales con ellos. Es posible que se necesiten mutuamente en el futuro.

Aunque no te recomiendo que estés constantemente beneficiando a tu competencia, puede que te encuentres en una situación apurada en la que necesites subarrendar un artículo, o varios. También puedes llevar un registro de esto en Goodshuffle Pro. Incluso puedes hacer un seguimiento de los datos en tu panel de control. Las cifras te indicarán si vale la pena reinvertir en nuevo inventario o si es hora de dejar de ofrecerlo.