Si vous êtes un professionnel de l'événementiel qui débute dans le secteur, vous entrez non seulement dans un territoire sans précédent, mais vous risquez d'être dépassé lorsqu'il s'agit de créer des calendriers d'événements et de respecter le calendrier, en particulier avec l'augmentation du nombre d'événements reportés au cours de l'année à venir.

Même si vous commencez un peu différemment des autres vétérans de l'industrie avant vous (d'accord, beaucoup différemment !), il existe encore quelques règles empiriques qui peuvent garantir que votre événement se déroule sans accroc et respecte le calendrier prévu.

Les éléments à prendre en compte lors de l'élaboration d'un calendrier

Que vous cherchiez à créer quelque chose d'interne pour garder vos canards en ligne ou que vous penchiez vers un itinéraire plus orienté vers le client, voici quelques éléments à garder à l'esprit, d'après Juls Sharpley de Bulles et nœuds papillons.

“Lorsque j'ai commencé à j'ai démarré mon activité, Je ne me donnais pas assez de temps sur place, avant l'arrivée des autres vendeurs, pour décharger les marchandises, m'informer auprès du responsable du lieu et m'installer. Désormais, j'ai pour principe d'arriver au moins une heure avant les autres vendeurs. Je pense toujours qu'il est très agréable d'accorder un peu de temps à la mariée pour l'aider à organiser ses détails avant l'arrivée du photographe. Oui, c'est très bien qu'elles le fassent avant de commencer la coiffure et le maquillage, mais elles sont en train de profiter de leur journée, alors si vous pouvez rassembler les bagues, les autres bijoux, les accessoires, les chaussures, les enveloppes, les pochettes, leurs ‘ choses à faire ’, les articles de papeterie, les cadeaux de bienvenue, etc. et les rassembler juste avant l'arrivée du photographe, vous rendez un énorme service à tout le monde !”

Liste de contrôle dont les experts de l'industrie ne peuvent se passer

Une bonne organisation ne donne pas seulement une excellente image de vous et de votre équipe, mais elle est également précieuse pour vos clients, qui peuvent vous faire confiance pour assurer le bon déroulement des opérations.

Nora Sheils de Le bonheur nuptial et Pierre-papier-pièce de monnaie note : “Il est important de savoir qui doit être présent lors des grands événements. La coupe du gâteau ? Assurez-vous que les deux mères sont présentes, ainsi que les autres personnalités qui ne voudraient pas manquer l'événement. Ce point a été ajouté à ma liste après que la mère du marié se soit mise en colère et qu'elle ait été dévastée de manquer la cérémonie de la coupe du gâteau.”

Éléments souvent négligés dans la préparation de l'événement

Il n'est pas rare de manquer quelques étapes lors de la coordination de vos premiers événements, mais cela peut être facilement évité en faisant preuve de diligence raisonnable et en effectuant quelques recherches rapides. Cela dit, l'organisation d'événements est une véritable courbe d'apprentissage, et il faut parfois plusieurs tentatives pour réussir et trouver ce qui fonctionne parfaitement pour vous et vos clients.Sélectionnez un domaine à commenter

Pour Kevin Dennis de Fantasy Sound Event Services, Le fait d'avoir toutes les coordonnées de vos partenaires créatifs en un seul endroit permet de gagner beaucoup de temps et d'éviter tout contretemps le jour de l'événement. “Si possible, assurez-vous d'avoir un contact direct avec les personnes avec lesquelles vous travaillez afin de pouvoir facilement appeler ou envoyer un message à toute personne que vous pourriez avoir besoin de joindre le jour de l'événement. Un traiteur, un DJ, un fleuriste ou toute autre personne en retard peut perturber l'organisation de l'événement, c'est pourquoi il est essentiel que tout le monde soit au courant. En outre, cela permet à vos clients d'avoir l'esprit tranquille et de profiter pleinement de leur journée.”

Tâches que vous pouvez attribuer aux membres de l'équipe

Lorsque vous constituez une équipe, vous recherchez des personnes dignes de confiance et fiables. Il est donc important de leur donner les moyens de réussir et de répartir les tâches dans la mesure du possible. Il est donc important de leur donner les moyens de réussir et de répartir les tâches dans la mesure du possible. Il est essentiel de travailler ensemble et de collaborer avec votre personnel.

Shannon Tarrant de WeddingVenueMap.com déclare : “J'ai toujours recommandé que l'équipe de fournisseurs sur place pour le mariage se réunisse rapidement pour revoir le calendrier et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Même s'il a été partagé lors des événements, des choses se produisent et des changements sont apportés. Lors de cette réunion, le chronométreur de la journée peut s'imposer comme la personne qui aidera à faire avancer les choses. Qu'il s'agisse de l'organisateur de l'événement, du gestionnaire du lieu ou de tout autre membre de l'équipe des fournisseurs, il est très important de s'assurer que quelqu'un contribue à maintenir l'événement sur la bonne voie.”

Cette année en matière de mariages et d'événements a pu être assez intimidante pour nous, notamment pour ceux qui débutent dans le secteur, mais sachez qu'il existe une multitude de ressources pour que votre prochain événement se déroule dans les temps.

Image d'illustration par Photographes classiques