Si eres un profesional de eventos que acaba de incorporarse al sector, no solo te estás adentrando en un terreno desconocido, sino que es posible que te sientas desbordado a la hora de elaborar cronogramas y mantener un evento dentro de los plazos previstos, sobre todo ahora que se avecinan más eventos pospuestos para el próximo año.

Aunque quizá estés empezando de una forma un poco diferente a la de otros veteranos del sector que te han precedido (¡vale, muy diferente!), hay algunas reglas generales que pueden garantizar que tu evento salga a la perfección y se mantenga dentro del horario previsto.

Aspectos a tener en cuenta al elaborar un cronograma

Tanto si quieres crear algo interno para mantener todo en orden, como si te inclinas por un plan de trabajo más orientado al cliente, aquí tienes algunos consejos de Juls Sharpley de Burbujas y pajaritas.

“Cuando por primera vez...» puse en marcha mi negocio, no me daba tiempo suficiente en el lugar antes de que llegaran los demás proveedores para descargar, hablar con el encargado del lugar y acomodarme. Ahora, tengo por norma llegar al menos una hora antes que los demás proveedores. Siempre me parece un detalle muy bonito reservar algo de tiempo para ayudar a la novia a organizar sus detalles antes de que llegue el fotógrafo. Sí, es genial si lo hacen antes de empezar con el peinado y el maquillaje, pero están disfrutando de su día, así que si puedes reunir los anillos, otras joyas, accesorios, zapatos, chales, bolsos de mano, sus ‘algo’, artículos de papelería, regalos de bienvenida, etc., y tener todo listo justo antes de que llegue el fotógrafo, ¡le estás haciendo un gran favor a todos!”

Elementos de la lista de verificación imprescindibles para los expertos del sector

Mantener una buena organización no solo dará una excelente imagen de ti y de tu equipo, sino que también es muy valioso para tus clientes, ya que les permite confiar en que todo funcionará sin problemas.

Nora Sheils de La felicidad nupcial y Piedra, papel o moneda notas: “Un punto importante es anotar quién debe estar presente en los eventos importantes. ¿El corte del pastel? Asegúrate de que estén presentes ambas madres, así como cualquier otro invitado de honor al que le disguste perdérselo. Esto pasó a formar parte de mi lista después de que una madre del novio se enfadara mucho por haberse perdido el corte ceremonial”.”

Aspectos que suelen pasarse por alto en los preparativos del evento

No es raro pasar por alto algunos pasos al coordinar tus primeros eventos, pero esto se puede evitar fácilmente si te informas bien con una breve investigación. Dicho esto, la planificación de eventos supone un largo proceso de aprendizaje, y puede que te lleve varios intentos hacerlo bien y descubrir qué es lo que funciona a la perfección para ti y tus clientes.Selecciona un área para comentar

Para Kevin Dennis de Fantasy Sound Event Services, tener toda la información de contacto de tus socios creativos en un solo lugar supone un gran ahorro de tiempo y puede ayudar a evitar cualquier contratiempo el día del evento. “Si es posible, asegúrate de tener contacto directo con las personas con las que trabajas, para que puedas llamar o enviar un mensaje fácilmente a cualquiera con quien necesites comunicarte el día del evento. Un retraso de un proveedor de catering, un DJ, un florista o cualquier otro proveedor puede alterar el cronograma de preparación del evento, por lo que es crucial que todos estén al tanto de todo en la medida de lo posible. Además, esto le da tranquilidad a tu cliente para que pueda disfrutar de una experiencia sin preocupaciones y aprovechar su día al máximo”.”

Tareas que puedes asignar a los miembros del equipo

Cuando formas un equipo, lo que realmente buscas es gente de confianza y en quien puedas contar, por lo que es importante que les proporciones las herramientas necesarias para tener éxito y que les asignes tareas siempre que sea posible. Trabajar en equipo y colaborar con tu personal será fundamental.

Shannon Tarrant de WeddingVenueMap.com dice: “Siempre he recomendado que el equipo de proveedores presente en la boda tenga una breve reunión antes del evento para repasar el cronograma y asegurarse de que todos estén en sintonía. Aunque ya se haya compartido en reuniones previas, surgen imprevistos y se producen cambios. En esa reunión, la persona encargada de controlar el tiempo ese día puede establecerse como la persona que ayudará a que todo siga su curso. Ya sea el organizador del evento, el gerente del lugar o cualquier miembro del equipo de proveedores, es muy importante asegurarse de que alguien ayude a mantener el evento en marcha”.”

Este año, el sector de las bodas y los eventos puede haber resultado bastante abrumador para nosotros —sobre todo para quienes acaban de incorporarse al sector—, pero tened por seguro que hay una gran cantidad de recursos para que vuestro próximo evento se desarrolle según lo previsto.

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