Poner en marcha una empresa dedicada a la organización de eventos es una tarea de gran envergadura y siempre conlleva algunas dificultades iniciales, sobre todo para quienes se inician en este campo. Desde las estrategias de marketing hasta la experiencia del cliente, para que un negocio tenga éxito es necesario que todos los engranajes funcionen en el orden adecuado.

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Afortunadamente, el sector de los eventos es una comunidad muy unida de profesionales dispuestos a apoyar a sus colegas creativos. Hacer crecer un negocio es una experiencia de aprendizaje, y cualquier profesional del sector tiene sus propias lecciones aprendidas que está dispuesto a compartir con los principiantes.

Preguntamos a profesionales del sector de los eventos de todo el mundo qué les hubiera gustado saber antes de fundar sus empresas y, entre todos, han trazado un panorama que muestra los aspectos clave que deben tener en cuenta los nuevos emprendedores que están listos para entrar en el sector de los eventos.

Tómate tu tiempo para aprender y crecer

Puede resultar tentador lanzarse de cabeza, pero es fácil sentirse abrumado por todos los elementos que hay que tener en cuenta. Jackie Watson, dueña de Jaclyn Watson Events, explica, basándose en su propia experiencia: “Si hay un consejo que les daría a los futuros profesionales del sector nupcial, es que no se lancen a la aventura sin pensarlo bien. Les recomendaría buscar prácticas o puestos temporales de verano. Únanse a organizaciones locales o estatales dedicadas a la organización de eventos, como NACE o ILEA, y asiste a sus eventos, empieza a establecer contactos, toma los cursos que ofrecen, colabora con proveedores con los que conectes y conoce de cerca sus campos de trabajo.”

Watson continúa, haciendo hincapié en la importancia de la formación continua: “Cuanto más aprendas mientras ocupas el asiento del copiloto, mejor te irá cuando te pasen el volante. Dedicar tiempo a adquirir experiencia ayudará a un nuevo profesional del sector de eventos a descubrir no solo en qué ámbito le gustaría desarrollarse, sino también con qué tipo de clientes le gustaría trabajar”.”

Dirigir un negocio es un trabajo en sí mismo

Aunque tal vez ofrezcas servicios o productos creativos, dirigir un negocio implica mucho más que simplemente ofrecer tu trabajo. Eres responsable de la satisfacción de tus clientes, así como de dirigir a tu equipo, gestionar las finanzas y la nómina, promocionar tu marca y mucho más.

Laura Maddox, propietaria de Magnolia celebra, explica: “Ojalá hubiera estado preparada para la cantidad de trabajo administrativo que conlleva un negocio y el tiempo que hay que dedicar a trabajar EN el negocio o PARA el negocio, en lugar de a los servicios que realmente prestas”. Selecciona un área para comentar

JoAnn Gregoli, propietaria de Ocasiones elegantes JoAnn Gregoli está de acuerdo: “Dirigir tu negocio es tu máxima prioridad. Si empezaste un negocio de eventos como un pasatiempo, ahora debes tomártelo en serio, elaborar un plan de negocios y establecer metas. Debes darte cuenta de que vas a dedicar la mayor parte de tu tiempo a desarrollar estrategias comerciales, hacer marketing, vender, interactuar con los clientes y realizar tareas administrativas como la contabilidad, la facturación y la nómina. La realidad es que, en primer lugar, eres dueño de un negocio y, en segundo lugar, organizador, diseñador o fotógrafo”. Aclara primero las finanzas. Es fácil perderse en los muchos aspectos de las operaciones comerciales, pero lo único sin lo cual una empresa no puede funcionar es la financiación. La solvencia financiera debe ser la máxima prioridad para todo negocio, pero especialmente para aquellos que están comenzando en la industria.

“Ojalá hubiera tenido un plan financiero mejor, elaborando un presupuesto para el negocio y llevando un control de todos los gastos”, comenta Shannon Tarrant, fundadora de WeddingVenueMap.com. Y continúa: “Estaba tan centrada en tener suficiente dinero en el banco y en vender para cubrir los gastos, que no seguí realmente un presupuesto que me hubiera permitido crecer más rápido. Habría invertido desde el primer mes en un equipo de apoyo financiero. Tenía una visión clara con un plan de crecimiento, pero nunca imaginé que me vería tan abrumada por el día a día como para que mi visión se volviera borrosa. Busca un equipo financiero que incluya un contador, un encargado de la contabilidad y un asesor de rentabilidad”.”

Contrata a las personas adecuadas

Tu equipo es tu activo más valioso, tanto si cuentas con una plantilla de 25 personas como si acabas de decidir contratar a un asistente virtual para que se encargue de las tareas administrativas. Independientemente de hasta qué punto quieras expandirte, asegúrate de que cada contratación sea una decisión inteligente y rentable.

“Si vas a gastar la misma cantidad de dinero en algo, busca a la persona más adecuada para el trabajo, no necesariamente a las personas más cercanas a ti”, afirma Loren Petrowski, propietario de Casémonos en Hawái. “En los negocios, a veces no es bueno mezclar la amistad con los negocios. Habría evaluado minuciosamente a cada proveedor que contratara para asegurarme de que realmente tuviera la perspicacia empresarial y los conocimientos necesarios para realizar el trabajo para el que lo contratara”.”

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Céntrate más en ti mismo, no en tus competidores

En las primeras etapas de la creación de una empresa dedicada a la organización de eventos, es normal preguntarse qué están haciendo los demás. Sin embargo, investigar demasiado a la competencia puede impedirte trazar tu propio camino y generar inseguridades sobre tu situación actual.

“No te preocupes demasiado por lo que hagan los demás”, subraya Henry Chen, propietario de Marketing en redes sociales para bodas. “Siempre habrá alguien ‘por delante de ti’, al igual que siempre habrá alguien unos pasos por detrás de ti. Recuerda que todos empezaron desde cero y cometieron errores. Concéntrate más en dónde estás ahora mismo y en dónde puedes llegar de manera realista en un futuro cercano. Lo más importante es no perder de vista el panorama general, es decir, tener una idea clara de quién es tu cliente ideal y cómo puedes ayudarlo a obtener lo que busca con tu experiencia”.”

¡Descubre aquí cómo crear una empresa de organización de eventos!

Aparece donde realmente importa en Internet

Más importante que lo que hacen tus competidores es dónde estás llegando a tus clientes ideales en línea. “El hecho de que tengas un sitio web no significa que la gente te vaya a encontrar”, explica Matt Campbell, fundador de Las canciones de mi boda. “Optimización para motores de búsqueda es fundamental para el éxito empresarial. No todas las empresas de SEO son iguales. Debes tener conocimientos básicos sobre cómo exigir responsabilidades a tu empresa de SEO o a ti mismo.”

Campbell continúa y añade su opinión sobre cómo captar el interés de los clientes potenciales en redes sociales: “No puedes destacar en todas las redes sociales. Debes concentrarte en un máximo de tres plataformas y destacar en ellas. Sin embargo, deben ser plataformas en las que se encuentren tus clientes o tus socios comerciales. Crea vínculos auténticos con tus seguidores”.”

Tu red lo es todo

A quién conoces es tan importante como lo que sabes, por lo que es una buena idea que los nuevos profesionales del sector de eventos se comprometan a ampliando su red y conocer a gente nueva que pueda apoyar su negocio (y viceversa). “La comunidad de eventos es pequeña, aunque muy poderosa”, asegura Kristin Wilson, dueña y directora ejecutiva de Nuestro DJ es lo más. “Ojalá hubiera sabido lo importantes que son las relaciones auténticas. Cuando uno es nuevo en el sector de los eventos, no cuenta con el portafolio ni la reputación que tienen la mayoría para sacar provecho de los eventos que consiguen”.”

Wilson sugiere a los nuevos empresarios que se centren en establecer relaciones: “Será fundamental empezar a crear alianzas estratégicas y forjar vínculos sinceros y auténticos. A medida que construyas estas alianzas, será crucial la forma en que trates a otros profesionales del sector de los eventos. Esto incluye a tus colegas, a los clientes y a otras empresas. Tu carácter se pondrá de manifiesto y será precisamente tu carácter lo que te ayude a crecer”.”

Busca un mentor

Además de contar con una amplia red de contactos, encontrar un mentor puede marcar la diferencia en el crecimiento de tu negocio. Es muy útil contar con un colega con experiencia que pueda dedicarte tiempo de forma personalizada para ayudarte a aprender y a desarrollar tu empresa.

Nora Sheils, fundadora de La felicidad nupcial y cofundador de Piedra, papel o moneda, comparte su propio pesar por no haber contado con un mentor: “Empecé como organizadora de bodas allá por 2002, cuando esta profesión aún no era muy conocida. Me puse en contacto con varios, pero apenas obtuve respuesta. Ojalá me hubiera esforzado más y hubiera trabajado con un mentor. Con poca o ninguna experiencia, fui aprendiendo sobre la marcha y a base de prueba y error. ¡Ojalá hubiera tenido un verdadero mentor que me hubiera guiado, especialmente en los primeros años!”.”

Puede parecer mucho que asimilar, pero ten por seguro que poner en marcha (y gestionar) un negocio de eventos exitoso no es un sprint, sino una maratón. Llevará tiempo alcanzar tus metas, pero siempre y cuando te comprometas a dar pequeños pasos, vas por buen camino. El progreso es gradual, así que no te rindas y verás cómo tu negocio crece y prospera.

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