En tant que professionnel de l'événementiel, vous êtes un expert dans la gestion d'une logistique complexe, la communication avec de multiples clients et la création d'expériences inoubliables. 

Mais lorsque la saison des impôts arrive, même les professionnels de l'événementiel les mieux organisés peuvent se sentir dépassés. Que vous envisagiez de remplir vous-même votre déclaration ou de faire appel à un professionnel, ce guide complet vous aidera à aborder la saison des impôts en toute confiance afin que vous puissiez vous concentrer sur ce que vous faites le mieux : organiser des événements exceptionnels.

Faut-il bricoler ou faire appel à un professionnel ? 5 points essentiels à prendre en compte

La préparation des impôts n'est pas une solution unique, en particulier dans le secteur de l'événementiel. Parlons de ce qui est vraiment important lorsque vous décidez de vous occuper vous-même de vos impôts :

1. Volume et complexité des transactions

Lorsque votre entreprise traite des centaines de transactions par an, il devient vite risqué de faire du bricolage. Chaque contrat de location, chaque achat d'équipement et chaque justificatif de dépenses doit être suivi, et plus il y en a, plus il est facile de faire des erreurs.

Pensez également à toutes ces catégories de dépenses - de l'entretien et du transport au marketing et à la dépréciation des équipements. Chaque catégorie a ses propres implications fiscales, et manquer des déductions potentielles signifie laisser de l'argent sur la table. Et soyons honnêtes, lorsque vous jonglez avec plusieurs événements au cours d'un même week-end, l'organisation de ces reçus n'est pas vraiment une priorité.

2. Structure de l'entreprise et recettes

La structure de votre entreprise fait une plus grande différence que vous ne le pensez. Vous exercez votre activité annexe de photomaton en tant que propriétaire unique ? Vous pouvez vous contenter de faire cavalier seul en matière d'impôts. 

Mais si vous avez créé une SARL ou une S-Corp pour votre société de production d'événements à service complet, les choses se compliquent. Nous avons vu trop de professionnels de l'événementiel passer à côté d'avantages fiscaux importants parce qu'ils ne savaient pas quels formulaires remplir ou quelles déductions demander pour leur structure d'entreprise spécifique.

Et si votre chiffre d'affaires augmente - en particulier si vous franchissez le seuil des $100K - vous serez confronté à de nouvelles considérations fiscales que vous ne soupçonniez pas auparavant.

3. Gestion des actifs et dépréciation

Passons maintenant au matériel et à l'inventaire dans lesquels vous avez investi. Ces tentes, ces chaises, ces systèmes de sonorisation et cet équipement d'éclairage représentent beaucoup d'argent. Pour suivre correctement la dépréciation, il faut tenir des registres détaillés de la date d'achat de chaque article, de son prix et calculer des tableaux de dépréciation.

Au fur et à mesure que votre stock s'accroît, ce défi se pose également - et les enjeux deviennent de plus en plus importants. Un fiscaliste peut gérer ces détails critiques de manière systématique.

4. Expériences fiscales antérieures et contraintes de temps

Tenez compte de vos antécédents fiscaux et de la valeur de votre temps. Si vous avez été confronté à des demandes de renseignements de l'IRS, à des factures d'impôt inattendues ou à des erreurs de déclaration au cours des années précédentes, il est peut-être temps de faire appel à un professionnel pour éviter de nouveaux maux de tête.

Et soyons honnêtes quant au coût d'opportunité. Votre temps est précieux et les heures passées à déchiffrer les formulaires fiscaux pourraient être mieux investies dans le développement de votre entreprise. Parfois, faire appel à un professionnel est la décision la plus rentable si l'on tient compte du coût d'opportunité.

5. Aisance avec les logiciels fiscaux

Enfin, soyez honnête quant à vos connaissances technologiques et à votre capacité à rester à jour. Les logiciels de comptabilité modernes sont utiles, mais seulement si vous savez les utiliser efficacement.

Et comme les lois fiscales changent constamment, rester à jour exige une attention constante que de nombreux professionnels de l'événementiel, très occupés, ne peuvent tout simplement pas accorder en priorité. Un professionnel s'assure que vous êtes toujours à jour et que vous profitez de toutes les déductions disponibles dans le climat fiscal actuel.

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Le classement des dossiers : 7 conseils de préparation essentiels

Vous avez décidé d'affronter la saison des impôts en solo ? Pour de nombreux professionnels de l'événementiel, c'est une excellente façon d'économiser de l'argent, mais ne vous lancez pas à l'aveuglette. Commencez par déterrer tous ces reçus et relevés - je sais, ce n'est pas exactement l'idée que vous vous faites d'un samedi soir amusant.

Croyez-nous, votre futur vous remerciera de vous être organisé tôt. Voici comment vous préparer à la réussite :

1. Rassembler tous les documents : Recherchez tout ce qui a trait à l'argent - déclarations de revenus, reçus, factures, relevés bancaires, etc. Les outils d'organisation numérique tels que les applications de numérisation des reçus, les solutions de stockage dans le nuage comme Google Drive et le logiciel Hub financier de Goodshuffle Pro sont autant d'éléments qui permettent d'économiser de l'argent lorsque l'on essaie de donner un sens à une année de transactions.
2. Classez soigneusement vos dépenses : Classez vos dépenses dans des catégories qui ont un sens pour votre entreprise. Le kilométrage a-t-il servi à livrer des tables à un lieu de mariage ou à récupérer de nouveaux stocks ? Ces détails sont importants lorsque vous cherchez à maximiser les déductions. Créez des catégories claires pour des éléments tels que l'entretien, le transport, le marketing et la dépréciation de l'équipement.
3. Revue précédente Retours : Jetez un coup d'œil aux impôts de l'année dernière. Vous seriez surpris de voir combien de professionnels de l'événementiel répètent les mêmes schémas de déclaration sans se rendre compte qu'ils ratent des opportunités. Cette perspective historique peut s'avérer précieuse pour planifier votre stratégie actuelle.
4. Planifier les rapprochements mensuels : Une vérification mensuelle rapide permet d'éviter que de petites erreurs ne se transforment en cauchemars fiscaux. Réservez une heure sur votre calendrier chaque mois et respectez-la.
5. Mettez à jour votre logiciel fiscal : Cette notification de mise à jour de votre logiciel de comptabilité ? Ne l'ignorez pas. Ces mises à jour comprennent souvent de nouvelles fonctionnalités qui peuvent faciliter vos déclarations ou refléter des modifications fiscales dont vous devez être informé.
6. Restez informé des changements fiscaux : Le monde de la fiscalité n'est pas figé. S'abonner à mises à jour de l'IRS ou votre administration fiscale locale. Ennuyeux ? Peut-être. Essentiel ? Absolument, surtout lorsque ces changements peuvent se traduire par des rentrées (ou des sorties) d'argent.
7. Prévoir des paiements estimés : Si vous effectuez des paiements d'impôts trimestriels, mettez ces fonds de côté de manière méticuleuse et tenez-en compte. Il n'y a rien de pire que de se retrouver à la recherche de liquidités lorsque le paiement estimé est dû. (Et si votre État et votre ville ont des impôts à payer, n'oubliez pas de les soumettre également).

Tirer le meilleur parti de la collaboration avec un professionnel de la fiscalité

Si vous avez décidé de vous associer à un fiscaliste, ne vous contentez pas de déposer une boîte à chaussures de reçus une fois par an et d'espérer que tout ira bien. Considérez votre comptable comme un allié financier tout au long de l'année, et pas seulement comme un héros de la saison des impôts.

Construire une véritable relation, pas seulement une transaction

Si vous ne vous entretenez avec votre comptable qu'une fois par an, en avril, c'est que vous faites fausse route. Planifiez des rencontres régulières tout au long de l'année. Si vous venez d'organiser le plus grand mariage de votre histoire ou d'ajouter des services de photomaton à votre offre, prévenez-le.

Ces conversations ne sont pas de simples bavardages - elles permettent à votre comptable de déceler des opportunités avant la période des impôts. Plus il comprend les rythmes de votre entreprise et l'évolution de vos services événementiels, meilleurs sont les conseils qu'il peut vous donner.

Facilitez leur travail (et économisez de l'argent)

Votre comptable ne peut pas vous aider s'il passe la moitié de ses heures facturables à trier vos reçus en désordre. Plus vous serez organisé, plus il pourra passer de temps à vous trouver des avantages fiscaux au lieu de se contenter d'analyser votre paperasse.

Le numérique est la voie à suivre. Si vous utilisez Goodshuffle Pro avec QuickBooks Online, assurez-vous que tout est correctement synchronisé. Votre comptable vous remerciera, et votre facture sera peut-être moins élevée si vous ne le payez pas pour qu'il soit votre commis aux dossiers personnel.

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Demander plus qu'une simple déclaration d'impôts

Un bon comptable ne se contente pas de remplir vos déclarations de revenus. Il peut vous aider à déterminer s'il est plus judicieux, d'un point de vue financier, de louer ce nouvel appareil d'éclairage que de l'acheter. Il peut vous dire quand il est temps d'ajuster vos prix parce que vos marges se réduisent.

Lorsque vous vous rencontrez, apportez vos questions générales : Comment puis-je améliorer mon flux de trésorerie pendant les périodes creuses? Est-il temps d'embaucher mon premier salarié ? Quels indicateurs financiers dois-je surveiller à mesure que mon entreprise se développe ? Leurs réponses pourraient valoir bien plus que ce que vous leur payez pour la préparation des impôts.

Quel est le fiscaliste idéal pour votre entreprise ?

Tous les comptables ne sont pas égaux. Vous avez besoin de quelqu'un qui comprenne ce qui rend les entreprises événementielles uniques - comme le fonctionnement de vos investissements en stocks ou la raison pour laquelle vos flux de trésorerie ressemblent à des montagnes russes (bonjour la saison des mariages !).

Ce qu'il faut rechercher chez votre allié financier

• L'expérience de l'industrie est importante : Trouvez quelqu'un qui a déjà travaillé avec d'autres professionnels de l'événementiel. Il comprendra déjà pourquoi vous avez acheté ces chaises Chiavari dorées en gros ou comment classer la main-d'œuvre des équipes d'installation par rapport au temps de conception créative.
• Les références comptent : Certes, le colocataire de votre cousin peut “s'y connaître en fiscalité”, mais un véritable expert-comptable a la formation et les obligations éthiques nécessaires pour étayer ses conseils. Ce n'est pas le lieu pour faire des économies.
• Plus qu'une simple déclaration d'impôts : Les meilleurs professionnels offrent un soutien tout au long de l'année - aide à la comptabilité lorsque vous êtes débordé par les événements de l'été, planification financière pour votre saison creuse et stratégies pour réduire votre fardeau fiscal avant le 31 décembre.
• Les partenaires avisés gagnent : Le comptable idéal doit être à l'aise avec le système que vous utilisez. S'il utilise encore des registres papier alors que vous utilisez Goodshuffle Pro et QuickBooks, c'est qu'il y a incompatibilité.
• Une communication claire n'est pas négociable : Vous avez besoin de quelqu'un qui puisse traduire le jargon fiscal en langage clair. S'il ne peut pas vous expliquer pourquoi vous devriez (ou ne devriez pas) déduire ce véhicule de société en des termes que vous comprenez, continuez à chercher.
• Une tarification transparente : Personne n'aime les factures surprises. Demandez d'emblée si l'entreprise facture à l'heure, à la tâche ou si elle propose des tarifs forfaitaires. Demandez ce qui se passe si vous avez besoin d'une réponse rapide à une question en milieu d'année - le compteur commence-t-il à tourner immédiatement ?

Questions essentielles pour votre entretien

Lorsque vous rencontrez des fiscalistes potentiels, ne soyez pas timide. Posez-leur directement la question :

• “Avez-vous déjà travaillé avec des entreprises de location d'événements ? Quels sont les défis fiscaux auxquels elles ont été confrontées ?”
• “Au-delà de la déclaration d'impôts, quels sont les autres services financiers que vous proposez et qui pourraient aider mon entreprise ?”
• “Pouvez-vous travailler avec mes systèmes existants ou vais-je devoir changer ma façon de suivre les choses ?”
• “Comment restez-vous au courant des changements fiscaux susceptibles d'affecter mon entreprise ?”
• “Expliquez-moi votre structure de prix. Qu'est-ce que j'obtiens pour mon argent ?”
• “Que se passe-t-il si je fais l'objet d'un audit ? Me représenterez-vous, et cela est-il inclus dans vos honoraires ?”
• “Puis-je parler à d'autres professionnels de l'événementiel avec lesquels vous avez travaillé ?”

La technologie permet d'éviter les maux de tête liés à la saison des impôts

Soyons réalistes : personne ne crée une entreprise de location de matériel événementiel parce qu'il aime faire les impôts. Mais avec la bonne configuration technique, vous pouvez cesser de redouter la saison des impôts et vous consacrer à ce qui compte.

Lorsque vous connectez Goodshuffle Pro à votre système comptable, la magie opère. Vos transactions sont enregistrées automatiquement et classées dans des catégories qui ont du sens pour notre industrie - comme les coûts de transport, l'entretien et la dépréciation de l'équipement. Plus besoin de trier des piles de reçus ou de se demander où se situent les dépenses.

Ensuite, il faut pouvoir suivre correctement votre inventaire et votre dépréciation. Vos tentes, vos enceintes et votre matériel d'éclairage représentent des investissements importants. Goodshuffle vous aide à enregistrer la date d'achat, le prix payé et l'utilisation qui en est faite, afin que vous puissiez réclamer chaque dollar de dépréciation que vous méritez.

Accrochez-le à QuickBooks en ligne et vous obtenez une combinaison très puissante :

• Vos données de location sont directement intégrées dans votre comptabilité - pas de problèmes de double saisie.
• Vous pouvez prendre le pouls de votre situation financière à tout moment grâce à des rapports en temps réel.
• Si vous devez un jour faire face à un audit (en frappant du bois), vos dossiers sont organisés et prêts à l'emploi.
• Vous récupérez des heures de votre vie chaque mois pour gérer votre entreprise.

La technologie intelligente ne se contente pas de faciliter la déclaration d'impôts, elle vous donne la clarté financière nécessaire pour prendre de meilleures décisions tout au long de l'année. Pendant ce temps, vous pouvez vous concentrer sur la création d'événements inoubliables qui vous permettront d'atteindre vos objectifs. de faire en sorte que les clients reviennent.

Affronter la saison des impôts sans transpirer

Que vous vous occupiez vous-même de vos impôts ou que vous fassiez appel à des professionnels, la préparation est votre arme secrète. Mettez de l'ordre dans vos papiers, comprenez ce dont votre entreprise a réellement besoin, utilisez les technologies qui vous conviennent et n'hésitez pas à demander de l'aide lorsque les choses se compliquent.

Les impôts et votre entreprise d'événementiel grandissent ensemble. Ce qui vous convient cette année pourrait ne plus convenir l'an prochain, lorsque vous aurez de plus gros clients ou que vous ajouterez de nouveaux services. Alors, vérifiez toujours avec vous-même (et peut-être avec votre comptable) que votre approche est toujours valable.

L'objectif n'est pas seulement de survivre à la saison des impôts, mais de l'utiliser à votre avantage. Chaque déduction que vous demandez, chaque dépense que vous suivez correctement, c'est de l'argent qui reste dans votre entreprise. Et n'est-ce pas là l'objectif ?

Alors, respirez profondément. Vous avez ce qu'il faut.

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