Arrêtez de créer chaque citation de toutes pièces

Trois heures pour établir un devis pour un événement qui ne sera peut-être même pas réservé ? C'est là que la plupart des propriétaires d'entreprises de location perdent du temps sans s'en rendre compte. En fait, vous effectuez un travail de conception personnalisé pour chaque demande, vous reconstruisez des forfaits et vous calculez les prix comme si vous n'aviez jamais organisé de mariage ou d'événement d'entreprise auparavant.

La solution consiste à créer des modèles pour les types d'événements les plus courants. Il peut s'agir de créer des forfaits standardisés pour les mariages de 50 personnes, les événements d'entreprise de 100 personnes et les fêtes d'arrière-cour.

Vous pouvez toujours personnaliser les produits en fonction des besoins du client, mais vous partez d'une base éprouvée et non d'une page blanche.

Cela renvoie à un principe plus profond : votre expertise a de la valeur et vous ne devez pas la réinventer à chaque fois. Cette semaine, créez des modèles pour vos trois principaux types d'événements. Incluez vos combinaisons d'articles les plus populaires, les frais de livraison standard et les exigences typiques en matière d'installation. Vous constaterez que 80% de vos devis peuvent être établis à partir de ces modèles, avec des ajustements mineurs pour les demandes spécifiques des clients.

Batching de vos fenêtres de communication

Chaque fois que vous arrêtez de travailler sur un devis pour répondre à un appel téléphonique “rapide”, vous perdez plus que ces cinq minutes. Les études montrent qu'il faut un quart d'heure pour répondre à un appel téléphonique. moyenne de 23 minutes de se concentrer à nouveau sur des tâches complexes après une interruption.

Lorsque vous répondez aux appels des clients, aux questions des fournisseurs et aux mises à jour de l'équipe tout au long de la journée, vous faites fonctionner votre cerveau en première vitesse tout au long de la journée.

Les propriétaires d'entreprises de location les plus productifs protègent leur temps de concentration en regroupant les communications dans des créneaux spécifiques. Ils peuvent traiter tous les appels des clients de 9 à 10 heures et de 15 à 16 heures, et répondre aux courriels à 11 heures et à 17 heures. L'essentiel est de communiquer ces plages horaires dès le départ - incluez votre horaire de réponse dans votre signature de courriel et dans vos conversations initiales avec les clients.

En plus de protéger votre temps de concentration, la mise en lots vous permet également d'être plus efficace dans la communication elle-même. Lorsque vous êtes en “mode client”, vous pouvez mener à bien cinq conversations similaires d'affilée plutôt que de passer d'un devis à l'autre, d'un appel à un fournisseur à l'autre et d'une coordination d'équipe à l'autre tout au long de la journée.

Systématisez vos contrôles de disponibilité des stocks

Si vous devez encore vous déplacer en voiture d'un entrepôt à l'autre pour voir ce qui est disponible, ou jouer au chat et à la souris entre les membres de l'équipe pour connaître l'état des stocks, vous passez des heures à effectuer des tâches que la technologie a résolues il y a des années.

Le remaniement manuel de l'inventaire fait la différence entre les entreprises de location qui se sentent constamment à la traîne et celles qui restent en avance sur la demande.

Commencez simplement : créez un système numérique partagé dans Goodshuffle Pro qui montre disponibilité en temps réel sur l'ensemble de vos sites de stockage. L'objectif est de répondre aux questions des clients sur la disponibilité en quelques secondes, et non en quelques heures ou jours.

Une fois ce processus mis en place, nous vous recommandons de mettre en œuvre les mesures suivantes lecture de codes-barres pour vos objets les plus précieux. Le fait de scanner les objets à l'entrée et à la sortie élimine le mystère de l'endroit où se trouvent les objets, de la personne qui les a eus en dernier et de ce qui est réellement disponible pour les événements à venir.

Ce petit investissement dans le processus peut réduire de moitié le temps de traitement de l'inventaire et éliminer virtuellement la situation embarrassante de promettre des articles que vous n'avez pas réellement disponibles.

Créer des procédures opérationnelles normalisées pour les tâches répétitives

Chaque entreprise de location a des tâches qui se déroulent de la même manière, à chaque fois : les séquences de chargement des véhicules, les inspections avant livraison, l'évaluation des dommages et les processus d'accueil des clients. Pourtant, la plupart des propriétaires se retrouvent à expliquer ces procédures à plusieurs reprises ou à regarder les membres de leur équipe réinventer le processus à chaque fois.

La solution est la suivante créer des procédures simples et écrites pour toute tâche effectuée plus d'une fois par semaine. Il s'agit de capturer vos meilleures pratiques afin qu'elles soient appliquées de manière cohérente, que vous soyez présent ou non. Commencez par les tâches répétitives qui vous prennent le plus de temps : peut-être la liste de contrôle pour le chargement des camions de livraison ou le processus étape par étape pour la mise en place d'un système de gestion des ressources humaines. traitement des articles endommagés.

Procédures standard dramatiquement réduire le temps de formation pour les nouveaux membres de l'équipe. Au lieu de suivre le personnel expérimenté pendant des semaines, les nouvelles recrues peuvent devenir productives en quelques jours lorsqu'elles disposent de conseils clairs et écrits pour les situations les plus courantes. Cela signifie que vous consacrez moins de temps à la formation et plus de temps aux activités génératrices de revenus.

Mettre en place des systèmes de paiement "prêts à l'emploi".

La recherche manuelle d'acomptes et de paiements finaux équivaut à un emploi à temps partiel dont vous n'avez jamais voulu.

Vous envoyez des courriels de rappel, vous effectuez des appels de relance et vous suivez qui doit quoi pour des dizaines d'événements. Cette charge administrative surprend souvent les nouveaux propriétaires d'entreprises de location - ils s'attendent à passer du temps sur les événements, pas sur le recouvrement.

Systèmes de paiement automatisés change complètement cette équation. Dans Goodshuffle Pro, vous pouvez mettre en place des rappels automatiques de dépôt, des notifications de paiement final et même des avis de retard en fonction de l'échéancier que vous avez défini.

Rationalisez votre logistique de livraison et d'enlèvement

La planification des itinéraires peut sembler un petit détail, mais une planification inefficace des livraisons peut facilement consommer plus de 20 heures par semaine au sein de votre équipe. La dernière chose que vous voulez faire est d'envoyer des chauffeurs à l'autre bout de la ville, d'effectuer plusieurs trajets qui pourraient être combinés et de dépenser des frais de carburant qui grugent vos marges.

Feuilles de tirage numériques Les listes de contrôle accessibles à partir d'appareils mobiles éliminent la nécessité d'imprimer et de distribuer des listes de contrôle papier pour chaque livraison. L'équipe de votre entrepôt peut accéder aux listes de chargement depuis son téléphone, cocher les articles au fur et à mesure qu'elle charge les véhicules et mettre à jour l'état des stocks en temps réel. Ce petit changement permet d'éviter le scénario courant où des articles sont oubliés lors du chargement ou marqués comme livrés alors qu'ils sont encore dans le camion.

Un autre moyen de gagner du temps est de mettre en place des protocoles d'inspection avant la livraison. En documentant l'état d'un article avant les événements (encore mieux si vous utilisez un système d'inspection), vous gagnerez du temps. réception électronique de biens et de services), vous éliminez les litiges concernant les frais de dommages et vous réduisez le temps consacré aux négociations postérieures à l'événement.

Et la prévention est toujours plus rapide que la résolution des problèmes après coup.

Savoir dire non (Le gain de temps caché)

Il s'agit peut-être de la section la plus importante de tout ce billet : certaines demandes ne valent pas la peine qu'on y consacre du temps, et le fait de les reconnaître rapidement peut permettre d'économiser des heures par semaine.

Tous les clients potentiels ne sont pas n'est pas adapté à votre entreprise, et toutes les demandes d'événements ne méritent pas un devis personnalisé de trois heures.

Élaborez des critères de qualification rapides pour les demandes entrantes. Si le budget d'une personne est nettement inférieur à votre minimum, si elle a besoin d'articles que vous n'offrez pas ou si la date de son événement entre en conflit avec des engagements existants, abordez d'emblée ces questions avant d'investir du temps dans des propositions détaillées. Une conversation de qualification de cinq minutes peut vous épargner des heures de travail.

Il faut également reconnaître que les clients existants sont de plus en plus nombreux à demander des modifications. Lorsque les clients demandent de multiples révisions de devis, des changements importants à l'approche de la date de l'événement ou un accompagnement intensif tout au long du processus de planification, ils perdent du temps qui devrait être consacré à d'autres opportunités de revenus.

Fixer des limites claires et les politiques de changement vous permet de gagner du temps et d'aider les clients à respecter votre expertise.

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