#1 : Ne réfléchissez pas trop. Utiliser des systèmes de vente au détail éprouvés

Le premier conseil de Paul ? Allez chez Costco. Allez à Home Depot. Faites attention.

“Ces entreprises ont déboursé des milliards de dollars et consacré des millions d'heures de recherche à la conception de leurs sites”, explique Paul. “Les gens savent naturellement où aller pour trouver ce qu'ils cherchent.”

Voici ce que cela signifie pour votre entrepôt :

• Conserver les objets similaires ensemble (tous les rideaux dans une section, toute la mise en scène dans une autre)
• Utiliser des étiquettes transparentes pour les bouchons avec les numéros d'allée - c'est le premier endroit où les gens regardent
• Organiser par logique (par couleur, par taille, par type de tissu)
• Rendre les choses intuitives pour que les nouveaux membres de l'équipe puissent trouver des informations sans avoir à les demander

La fonction est l'objectif à atteindre. Si quelqu'un entre dans votre entrepôt et s'y sent familier, vous avez gagné.

#2 : Placez vos objets les plus utilisés au niveau du sol

Cela semble évident, mais la plupart des entrepôts se trompent.

L'équipe de Paul s'est plongée dans les données d'utilisation de Fabrication Events et a tout réorganisé en fonction de la fréquence. ’Nous avons essayé de trouver ce que nous utilisons tout le temps et de le placer au niveau du sol, dans la première moitié, là où il n'y a pas besoin d'ascenseur pour l'atteindre.“

Voici comment procéder :

1. Obtenez vos rapports d'utilisation à partir de Goodshuffle Pro
2. Identifiez les articles les plus loués 20%
3. Placez-les au niveau du sol, près de votre zone de rassemblement.
4. Placez les objets spécialisés ou rarement utilisés en hauteur.

Il en résultera moins de temps passé avec le chariot élévateur, des retraits plus rapides et moins de goulots d'étranglement pendant les périodes de forte activité.

#3 : Créer de l'espace vide (Oui, vraiment)

“Lorsqu'on planifie un entrepôt, on ne se rend pas compte de la quantité d'espace vide dont on a besoin”, explique Paul.

Son entrepôt dispose de zones de stockage dédiées de part et d'autre de l'installation. Parce que les travaux de mise à disposition avant L'arrivée des camions fait la différence entre un chargement de 20 minutes et un cauchemar de 2 heures.

La stratégie de mise en scène :

• Feuilles bleues pour l'enlèvement des clients
• Feuilles blanches pour les livraisons à l'extérieur
• Cônes de signalisation avec pinces à linge en tenant le paquet de chaque emploi
• Tout est rangé et organisé derrière son cône, prêt à être chargé.

“Si tout est prêt et que votre camion revient d'un autre chantier, vous pouvez le charger en 20 minutes”, explique Paul. “Si vous attendez que le camion revienne pour tout retirer, ce même travail peut vous prendre deux heures.”

#4 : Construire des barrières physiques entre les zones de travail

L'entrepôt de Paul est divisé en trois sections distinctes, et rien ne passe d'une zone à l'autre avant d'être prêt :

• Zone 1 : Retours et inspections : Tout ce qui revient des événements passe d'abord ici. Il est compté, inspecté, nettoyé et signalé pour réparation.
• Zone 2 : Entretien et préparation Nettoyage des tapis, inspection des pistes de danse, réparations dans l'atelier de menuiserie, vaporisation des draps. Rien ne quitte cette zone avant d'être prêt pour l'événement.
• Zone 3 : Stockage d'inventaire propre : Seuls les articles inspectés, nettoyés et prêts à l'emploi sont disponibles ici. C'est là que votre équipe puise.

“La création de cette barrière physique contribue à maintenir l'ordre”, explique Paul. Elle permet d'éviter que les stocks propres ne soient mélangés avec les retours sales, de réduire les erreurs et d'indiquer clairement où se trouvent les articles dans votre processus.

#5 : Utiliser les codes de localisation (et les ajouter à Goodshuffle Pro)

Chaque allée et chaque étagère de l'entrepôt de Paul possède une étiquette - comme F9-5 (allée F9, étagère 5). Ils ajoutent ces codes de localisation directement dans le champ de localisation de Goodshuffle Pro pour chaque article.

Pourquoi cela est-il important ?

• Les feuilles de tirage sont imprimées avec les emplacements exacts
• Les vendeurs peuvent trouver des articles à montrer aux clients
• Le nouveau personnel de l'entrepôt peut localiser les articles de manière autonome
• Plus de perte de temps à se demander où l'on a mis ça.

“Lorsque vous imprimez la feuille de tirage, elle comporte la mention ‘cet article se trouve à F9-5’, ce qui vous permet de savoir exactement à quelle étagère il se trouve”, explique Paul. “Cela aide les installateurs à le trouver. Si les vendeurs veulent aller le voir, ils savent exactement où aller”.”

#6 : Passer au numérique avec des tablettes pour un suivi en temps réel

Les feuilles de papier fonctionnent - jusqu'à ce que vous gériez 10 travaux à la fois et qu'il manque quelque chose.

L'équipe de Paul a récemment opté pour l'utilisation de tablettes Samsung pour le retrait et le chargement. Les membres de l'équipe vérifient les articles deux fois : une fois lorsqu'ils sont tirés et mis en scène, une fois lorsqu'ils sont chargés dans le camion. Désormais, tout le monde peut voir le statut en temps réel.

“N'importe qui dans l'entreprise - installateurs, vendeurs - peut voir en temps réel : Est-il tiré ? Est-il chargé ? On sait exactement où en est le processus”, explique Paul.

Les signaux d'alerte apparaissent immédiatement en cas de conflit, ce qui vous donne le temps de résoudre les problèmes.

Cette visibilité en temps réel est particulièrement importante lorsque vous organisez de 10 à 14 événements en une seule journée. Ce qui se passe lors d'un événement peut en affecter plusieurs autres, qu'il s'agisse d'un véhicule passant d'une tâche à l'autre ou d'un membre du personnel se déplaçant d'un projet à l'autre.

#7 : Créer un système d'excédent pour résoudre les conflits

Avec 15 événements organisés simultanément, les choses sont déplacées d'un poste à l'autre. La solution de Paul est un formulaire de dépassement.

Lorsque les équipes vérifient les articles et trouvent du matériel supplémentaire qui ne figurait pas sur leur feuille de retrait initiale, elles remplissent un simple formulaire indiquant ce qui est revenu. Ce formulaire est transmis au responsable de l'inventaire, qui le recoupe avec les rapports d'articles manquants d'autres chantiers.

“Peut-être que ces dix panneaux de drap ont été retirés de ce chantier en urgence et envoyés sur un autre chantier, ou qu'ils ont été mélangés dans les camions”, explique Paul. Nous pouvons résoudre tout conflit et dire : “Ce matériel supplémentaire est revenu sur ce chantier - il provenait en fait de cet autre chantier‘.'

Il s'agit d'un système simple qui permet d'éviter que les écarts d'inventaire ne s'aggravent.

#8 : Tout emballer jusqu'aux vis

Les barres de Paul sont modulaires : cadre + avant + haut = “construire une barre”. En Goodshuffle Pro, ce sont sous forme de paquets.

Mais voici la clé : l'emballage comprend tout, y compris les vis et la perceuse.

“Je n'aime pas avoir à m'adresser à quelqu'un pour savoir ce qui va sortir”, explique Paul. “N'importe qui devrait être en mesure de créer un paquet contenant tous les éléments nécessaires pour chaque chose.”

Chaque fois qu'un membre de l'équipe dit “j'aurais aimé avoir ceci” ou “nous aurions dû avoir cela”, ils révisent immédiatement le paquet. Le système s'améliore donc constamment.

#9 : Restez dans votre voie

L'entrepôt de Paul a quelques décors, quelques lampes de café, quelques murs de haies. Mais c'est un minimum.

“Nous aimons rester dans notre domaine”, explique-t-il. “Les sociétés d'audiovisuel, d'éclairage et de design font souvent appel à nous. Nous nous contentons donc de faire le minimum dont nous avons besoin pour que cela fonctionne”.”

La philosophie ? Faire ce que l'on fait de bien, pas ce que l'on fait de bien.

“Si vous faites bien ce que vous faites, vous n'aurez pas de problème - les gens vous trouveront toujours”, explique Paul. “Beaucoup d'entreprises qui démarrent se surchargent en essayant de tout faire. Ensuite, il y a beaucoup de gens qui font bien les choses, mais qui ne font pas tout très bien.”

Cela nous rappelle que l'organisation d'un entrepôt n'est pas seulement une question d'espace physique. C'est aussi une question d'orientation commerciale.

Le bilan

L'organisation de votre entrepôt de location de matériel événementiel n'est pas une question de systèmes sophistiqués ou d'équipements coûteux. Il s'agit de :

✓ Utiliser des schémas de vente au détail qui ont fait leurs preuves et que les gens comprennent déjà
✓ Placer les objets à forte utilisation au niveau du sol
✓ Création d'un espace de stockage pour accélérer le chargement des camions
✓ Construire des zones de travail avec des barrières physiques
✓ Ajouter des codes de localisation à votre logiciel d'inventaire
✓ Passer au numérique pour une visibilité en temps réel
✓ Tout emballer pour que n'importe qui puisse faire un travail
✓ Rester concentré sur ce que l'on fait le mieux

Vous voulez savoir comment Goodshuffle Pro peut vous aider à mettre en œuvre ces systèmes avec le suivi des emplacements, les fiches de prélèvement numériques et la visibilité des stocks en temps réel ?

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FAQ

Comment dois-je organiser mon entrepôt de location de matériel événementiel ?

Commencez par vous inspirer des systèmes de vente au détail qui ont fait leurs preuves, tels que Costco ou Home Depot. Conservez les articles similaires ensemble, utilisez des étiquettes claires dans les allées et organisez-les en fonction de la fréquence d'utilisation. Placez les articles les plus loués au niveau du sol et créez des zones de stockage dédiées pour accélérer le chargement.

Quelle est la plus grande erreur commise par les entreprises de location d'espaces événementiels en matière d'organisation d'entrepôts ?

Ne pas laisser suffisamment d'espace vide pour l'entreposage. En l'absence de zones de stockage dédiées, ce qui devrait être un chargement de 20 minutes par camion devient un processus de 2 heures parce que vous tirez les articles après l'arrivée du camion au lieu d'avoir tout prêt à partir.

Comment éviter que des stocks ne disparaissent entre plusieurs événements ?

Mettez en place un système d'excédent dans lequel les équipes signalent les articles supplémentaires qu'elles ont récupérés lors d'événements. Votre gestionnaire d'inventaire peut alors croiser ces rapports avec les rapports d'articles manquants provenant d'autres travaux afin de déterminer où l'équipement est réellement allé.

Dois-je utiliser des feuilles de tirage papier ou passer au numérique ?

Le suivi numérique à l'aide de tablettes offre une visibilité en temps réel à l'ensemble de votre équipe. Lorsque vous organisez plus de 10 événements simultanément, des mises à jour immédiates sur ce qui a été tiré et chargé permettent d'éviter des erreurs coûteuses et vous donnent le temps de résoudre les conflits avant qu'ils ne deviennent des problèmes.