#1: No le des demasiadas vueltas. Utiliza sistemas de venta al por menor de eficacia probada

¿Cuál es el primer consejo de Paul? Ve a Costco. Ve a Home Depot. Presta atención.

“Estas empresas han invertido miles de millones de dólares y dedicado millones de horas de investigación a planificar sus diseños”, explica Paul. “La gente sabe instintivamente dónde ir para encontrar lo que busca”.”

Esto es lo que significa para su almacén:

• Mantén juntos los artículos similares (todo el decorado en una sección, toda la puesta en escena en otra)
• Utilice etiquetas transparentes para los tapones de los extremos con los números de pasillo: es lo primero que la gente mira
• Organizar por lógica (por color, por talla, por tipo de tejido)
• Haz que sea intuitivo para que los nuevos miembros del equipo puedan encontrar lo que necesitan sin tener que preguntar

Lo importante aquí es la funcionalidad. Si alguien entra en tu almacén y le resulta familiar, ya has ganado.

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#2: Coloca los objetos que más usas a la altura del suelo

Esto parece obvio, pero la mayoría de los almacenes lo hacen mal.

El equipo de Paul analizó a fondo los datos de uso de Fabrication Events y reorganizó todo según la frecuencia. ’Intentamos identificar lo que usamos constantemente y colocarlo en la planta baja, en la primera planta, donde no hace falta subir en ascensor para acceder a ello“.”

A continuación te explicamos cómo hacerlo:

1. Obtén tus informes de uso de Goodshuffle Pro
2. Identifica tus 20 artículos más alquilados
3. Colócalos a nivel del suelo, cerca de tu zona de preparación
4. Coloca los artículos especiales o que se usan con poca frecuencia en los estantes más altos

El resultado será menos tiempo dedicado a la carretilla elevadora, movimientos más rápidos y menos atascos durante las temporadas altas.

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#3: Crea un espacio vacío (Sí, en serio)

“Cuando estás planificando un almacén, no te das cuenta de cuánto espacio libre necesitas”, dice Paul.

Su almacén cuenta con zonas de preparación a ambos lados de las instalaciones. Dado que las tareas de preparación antes La hora a la que llegan los camiones marca la diferencia entre una carga de 20 minutos y una pesadilla de dos horas.

La estrategia de puesta en escena:

• Sábanas azules para recogidas por parte del cliente
• Sábanas blancas para envíos salientes
• Conos de tráfico con sujetapapeles con el expediente de cada puesto
• Todo recogido y ordenado detrás de su cono, listo para cargar

“Si todo está listo y tu camión regresa de otro trabajo, puedes cargarlo en 20 minutos”, explica Paul. “Si esperas a recoger todo después de que el camión regrese, ese mismo trabajo puede llevarte dos horas”.”

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#4: Crear barreras físicas entre las zonas de flujo de trabajo

El almacén de Paul está dividido en tres secciones diferenciadas, y nada pasa de una zona a otra hasta que está listo:

• Zona 1: Devoluciones e inspección: Todo lo que llega de los eventos se lleva primero aquí. Se cuenta, se revisa, se limpia y se marca para su reparación.
• Zona 2: Mantenimiento y preparación: Limpieza de alfombras, revisión de la pista de baile, reparaciones en el taller de carpintería, planchado al vapor de cortinas. Nada sale de esta zona hasta que esté listo para el evento.
• Zona 3: Almacenamiento de inventario limpio: Aquí solo hay elementos que han sido revisados, depurados y están listos para su implementación. De aquí es de donde tu equipo toma los elementos.

“Crear esa barrera física ayuda a mantener el orden”, dice Paul. Evita que el inventario limpio se mezcle con las devoluciones sucias, reduce los errores y deja muy claro dónde se encuentran los artículos en el proceso.

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#5: Usar códigos de ubicación (y añadirlos a Goodshuffle Pro)

Cada pasillo y estante del almacén de Paul tiene una etiqueta, como F9-5 (pasillo F9, estante 5). Estos códigos de ubicación se introducen directamente en el campo de ubicación de Goodshuffle Pro para cada artículo.

Por qué es importante:

• Las hojas de retirada se imprimen con las ubicaciones exactas
• Los vendedores pueden buscar artículos para mostrar a los clientes
• El personal nuevo del almacén puede localizar los artículos por su cuenta
• Se acabó perder el tiempo preguntándonos “¿dónde lo hemos dejado?”

“Cuando imprimes la hoja de referencia, pone ‘este artículo está en F9-5’, así que sabes exactamente en qué estante está”, explica Paul. “Esto ayuda a los instaladores a encontrarlo. Si los vendedores quieren ir a echarle un vistazo, saben exactamente adónde ir”.”

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#6: Pásate a lo digital con tabletas para un seguimiento en tiempo real

Las hojas de control en papel funcionan... hasta que tienes que gestionar 10 trabajos a la vez y se pierde algo.

El equipo de Paul ha empezado a utilizar recientemente tabletas Samsung para la preparación y la carga de pedidos. Los miembros del equipo revisan los artículos dos veces: una al prepararlos y colocarlos en la zona de espera, y otra al cargarlos en el camión. Ahora, todos pueden ver el estado en tiempo real.

“Cualquier persona de la empresa —instaladores, vendedores— puede ver en tiempo real: ¿Se ha retirado? ¿Se ha cargado? Sabes exactamente en qué punto del proceso se encuentra”, dice Paul.

Si hay conflictos, las señales de alerta aparecen de inmediato, lo que te da tiempo para resolver los problemas.

Especialmente cuando se gestionan entre 10 y 14 eventos en un solo día, esta visibilidad en tiempo real se vuelve fundamental. Lo que ocurre en un evento puede afectar a muchos otros, ya sea un vehículo que se desplaza de un trabajo a otro o personal que se traslada entre proyectos.

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#7: Crear un sistema de excedentes para resolver conflictos

Con 15 eventos en marcha al mismo tiempo, las tareas se van moviendo de un trabajo a otro. La solución de Paul es un formulario de excedentes.

Cuando los equipos devuelven el material y encuentran equipo adicional que no figuraba en su lista de material retirado, rellenan un sencillo formulario indicando lo que se ha devuelto. Este formulario se envía al encargado de inventario, quien lo compara con los informes de artículos faltantes de otros trabajos.

“Quizás esos diez paneles de cortinas se retiraron de esta obra por una emergencia y se enviaron a otra, o de alguna manera se mezclaron en los camiones”, explica Paul. “Podemos resolver cualquier conflicto y decir: ‘Este material extra ha vuelto a esta obra, pero en realidad proviene de la otra'”.”

Es un sistema sencillo que evita que las discrepancias de inventario se agraven.

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#8: Empaqueta todo, hasta los tornillos

Las barras de Paul son modulares: estructura + parte frontal + parte superior = “construye una barra”. En Goodshuffle Pro, estos son configurados como paquetes.

Pero aquí está la clave: el paquete lo incluye todo, incluso los tornillos y el taladro.

“No me gusta tener que acudir a alguien para saber qué se envía”, dice Paul. “Cualquiera debería poder crear un paquete que incluya todos y cada uno de los artículos necesarios para cada cosa”.”

Cada vez que un miembro de la tripulación dice “Ojalá tuviéramos esto” o “Deberíamos haber tenido aquello”, revisan inmediatamente el paquete. Así que el sistema mejora constantemente.

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#9: No te salgas de tu carril

El almacén de Paul tiene algo de decoración, unas guirnaldas de luces y unas paredes de seto. Pero es muy sencillo.

“Nos gusta centrarnos en lo nuestro”, dice. “Las empresas de audiovisuales, de iluminación y de diseño nos contratan mucho. Así que solo hacemos lo mínimo necesario para que todo funcione”.”

¿Cuál es la filosofía? Haz lo que se te da genial, no lo que se te da más o menos.

“Si haces bien lo que haces, no tendrás ningún problema: la gente siempre te encontrará”, explica Paul. “Muchas empresas emergentes se sobrecargan al intentar abarcarlo todo. Entonces tienes a mucha gente que hace las cosas bien, pero no lo hace todo de manera excelente”.”

Esto nos recuerda que la organización de un almacén no se limita al espacio físico. También tiene que ver con el enfoque empresarial.

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En resumen

Organizar tu almacén de alquiler para eventos no tiene que ver con sistemas sofisticados ni con equipos costosos. Se trata de:

✓ Utilizando diseños de tienda que ya son familiares para el público
✓ Colocar los objetos de uso frecuente a la altura del suelo
✓ Creación de un espacio de preparación para agilizar la carga de los camiones
✓ Creación de zonas de flujo de trabajo con barreras físicas
✓ Añadir códigos de ubicación a tu software de inventario
✓ La digitalización para una visibilidad en tiempo real
✓ Prepararlo todo para que cualquiera pueda realizar el trabajo
✓ Mantente enfocado en lo que mejor sabes hacer

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Preguntas frecuentes

¿Cómo debo organizar mi almacén de alquiler para eventos?

Empieza por inspirarte en sistemas de venta al por menor de probada eficacia, como Costco o Home Depot. Agrupa los artículos similares, utiliza etiquetas claras en los pasillos y organízalos según su frecuencia de uso. Coloca los artículos más alquilados a la altura del suelo y crea zonas de preparación específicas para agilizar la carga.

¿Cuál es el mayor error que cometen las empresas de alquiler de material para eventos a la hora de organizar sus almacenes?

No dejar suficiente espacio libre para la preparación de la carga. Sin zonas específicas para la preparación de la carga, lo que debería ser una carga de camión de 20 minutos se convierte en un proceso de 2 horas, ya que hay que ir sacando los artículos una vez que llega el camión, en lugar de tenerlo todo listo para su transporte.

¿Cómo puedo evitar que se pierda el inventario entre varios eventos?

Implemente un sistema de excedentes en el que los equipos informen de los artículos sobrantes que regresan de los eventos. De este modo, el responsable de inventario podrá cotejarlos con los informes de artículos faltantes de otros trabajos para localizar dónde ha ido a parar realmente el equipo.

¿Debería usar hojas de papel o pasarme al formato digital?

El seguimiento digital mediante tabletas ofrece visibilidad en tiempo real a todo tu equipo. Cuando se gestionan más de 10 eventos al mismo tiempo, las actualizaciones inmediatas sobre lo que se ha retirado y cargado evitan errores costosos y te dan tiempo para resolver conflictos antes de que se conviertan en problemas.