Si vous avez été frustré par un logiciel de location de tentes qui semble causer plus de problèmes qu'il n'en résout, qui vous fait perdre du temps ou de l'argent, alors continuez à lire ; cet article de blog est pour vous.

À la base, la technologie doit vous faciliter la vie, et non la rendre plus difficile. Que devez-vous rechercher dans les logiciel de location de tentes pour savoir si l'investissement en vaut la peine ? 3 choses :

1. Il vous fait gagner du temps
2. Il vous aide à suivre votre équipe et ses actions.
3. Il réduit le nombre d'erreurs commises

Nous nous sommes entretenus avec deux vétérans de l'industrie événementielle de Sperry Tents : Eric Larkin (copropriétaire de Tentes Sperry New Jersey) et Steve Clarke (propriétaire de Tentes Sperry Hamptons) pour mieux comprendre comment ils utilisent les logiciels pour atteindre ces objectifs.

Gagner du temps

Si votre logiciel de location de tentes ne vous fait pas gagner, à vous et à votre équipe, des heures de temps chaque semaine, c'est que quelque chose ne va pas du tout. Lorsque vous payez pour un logiciel, vous ne payez pas seulement pour le produit : vous payez pour avoir plus de temps dans votre journée et pour éliminer les coûts des tâches fastidieuses. Si ce n'est pas le cas, vous vous faites voler. Pensez-y : combien de temps vous faut-il, à vous et à votre équipe, pour non seulement établir des devis, mais aussi relancer vos clients pour qu'ils signent et paient ? La réponse est probablement “TROP long”, et tout ce temps pourrait être réduit et mieux utilisé ailleurs.

Eric Larkin, copropriétaire de Sperry Tents NJ, explique comment un logiciel de location de tentes performant a permis à son équipe de gagner beaucoup de temps. Il déclare : “Les logiciels sont tellement utiles pour vous décharger de certaines tâches. Goodshuffle Pro envoie automatiquement des rappels de signature et de paiement à nos clients. Il fait le travail à ma place ! C'est difficile quand on est si occupé et que les choses glissent entre les mailles du filet - avec Goodshuffle Pro, rien n'échappe à la règle.”

Rationaliser la gestion des équipes

Une bonne culture d'entreprise est une priorité absolue pour les entreprises de location de tentes qui savent qu'il est important de conserver de bons employés. Après tout, il est beaucoup plus coûteux d'embaucher et de former de nouveaux employés que de satisfaire le personnel en place. Steve explique : “Nous pouvons tous acheter des tentes, des camions et du matériel, mais ce sont les employés de qualité qui sont les plus difficiles à trouver. Être capable d'embaucher, de former et de garder de bons employés est le principal facteur de croissance, car sans ces employés, vous ne pouvez tout simplement pas vous développer”. Alors, comment créer un environnement de travail idéal pour que les employés soient heureux ? Le secret réside dans une communication claire et dans le fait de ne pas surcharger votre équipe. Comment le logiciel de location de tentes vous permet-il d'atteindre ces objectifs ?

Avec un logiciel facile à utiliser avec des caractéristiques puissantes Comme la messagerie d'équipe, les notes internes, le téléchargement et l'organisation aisés des fichiers, et bien d'autres choses encore, tout est parfaitement clair pour vous et votre équipe. Vous n'avez plus à vous demander qui prend en charge un travail, qui a envoyé un devis (si c'est le cas) ou où trouver un diagramme ou un modèle spécifique. Tout cela est pris en charge par le logiciel adapté à votre entreprise de tentes.

En outre, lorsque vous investissez dans un logiciel qui rationalise le travail fastidieux, vous libérez le temps de votre équipe pour 1) consacrer plus d'heures à des activités à valeur ajoutée, ou 2) travailler de meilleures heures et maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. L'objectif principal d'Eric pour Sperry Tents NJ est actuellement “la poursuite d'une croissance régulière, tout en maintenant une qualité de vie décente pour nous-mêmes et les membres de notre équipe”. Trouver cet équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour vos employés est essentiel pour créer la culture d'entreprise idéale.

De plus, des logiciels tels que Goodshuffle Pro est l'endroit idéal pour stocker procédures opérationnelles standard (SOP) pour votre équipe. Ces procédures permettent de former les nouveaux membres de l'équipe et de faire en sorte que tout le personnel soit sur la même longueur d'onde. Qu'il s'agisse d'un guide d'accueil général expliquant comment établir un devis, ou d'un diagramme d'installation spécifique pour un lieu ou un article en stock, ces procédures opérationnelles peuvent toutes être stockées dans Goodshuffle Pro. C'est un gage d'organisation et de tranquillité d'esprit pour vous !

Faire moins d'erreurs

La technologie devrait toujours permettre de réduire le nombre d'erreurs, et non de les multiplier. Surprise : les logiciels ne sont PAS censés avoir des ratés ou être difficiles à utiliser. Si c'est le cas, vous devez envisager de passer à une plateforme facile à utiliser dès que possible. En outre, votre logiciel doit vous permettre, à vous et à votre équipe, de prendre immédiatement les meilleures décisions et d'éliminer complètement les doubles réservations.

De nombreux professionnels de la location de tentes et d'événements savent que sans logiciel (ou avec un mauvais logiciel), vous pouvez envoyer autant de devis que vous le souhaitez et ne recevoir que la moitié du nombre de devis. contrats signés. Cela peut être frustrant et c'est un signal d'alarme qui indique que vous avez besoin d'un meilleur outil pour vous assurer que vous concluez des affaires et que vous êtes payé. Comme l'explique Eric, “lorsque vous envoyez un devis, vous promettez ce stock à quelqu'un d'autre”, c'est pourquoi il est si important que vos clients signent. L'une des fonctionnalités préférées d'Eric dans Goodshuffle Pro est la fonction détection des conflits. Grâce à ces alertes simples, Eric et son équipe peuvent rapidement trier leurs tâches en fonction des conflits et des conflits potentiels (qui les alertent sur les cas de double réservation), ce qui leur permet de hiérarchiser leurs tâches.

Pour que les plannings restent serrés et que tout soit clair et organisé, vous pouvez même utiliser les tampons de projet de Goodshuffle Pro pour ajouter du temps de déplacement ou de nettoyage à une tâche. Par exemple, il est important que votre équipe de livraison sache quand elle doit partir et être sur place, et il est important que vous sachiez combien de temps votre camion sera utilisé pour un travail spécifique. Même si l'événement commence à 12 heures, votre camion peut être utilisé à partir de 8 heures. Maintenez l'ordre avec des tampons de projet faciles à utiliser ! Comme le dit Eric, “les tampons de projet sont géniaux et tellement spécifiques à l'industrie, je les adore”.”

Enfin, nous savons tous que les clients changent rapidement d'avis et que des mises à jour sont nécessaires. Avec un logiciel basé sur le cloud, vous êtes en mesure d'apporter facilement des modifications à un projet lorsque vous êtes en déplacement. Vous pouvez effectuer des mises à jour importantes de n'importe où, sur n'importe quel appareil et à n'importe quel moment. Eric déclare : “Je peux facilement me connecter à mon téléphone et apporter une modification ou annuler rapidement quelque chose. La plupart des événements que nous organisons sont des événements de grande envergure - ils veulent faire un changement majeur et ont besoin de beaucoup d'aide. Goodshuffle Pro étant basé sur le web, il est très facile d'effectuer ces changements où que je sois dans le monde”. Steve ajoute à cela et évoque l'impact de la pandémie : “Le fait que j'aie pu travailler à distance en permanence pendant le COVID-19, et que j'aie pu, où que je sois, mettre à jour un devis ou en envoyer un par courrier électronique, a été formidable. Que j'aie mon iPhone, mon iPad ou mon ordinateur portable, que je sois chez moi ou à mon bureau, le fait de pouvoir être mobile a été énorme.”

Les logiciels doivent faciliter la vie

Si votre logiciel de location de tentes ne vous permet pas, à vous et à votre équipe, de gagner du temps, de rationaliser la gestion de l'équipe et de faire moins d'erreurs, il est temps de changer de plateforme. Prenez exemple sur les experts du secteur, Sperry Tents. Les propriétaires de ces agences ont augmenté leur retour sur investissement et développé leurs activités grâce au puissant logiciel de location d'événements de Goodshuffle Pro. N'attendez pas pour faire la même chose... passer à l'étape suivante vers la création de l'entreprise de vos rêves dès aujourd'hui. Vous voulez d'abord en savoir plus ? Lisez l'histoire de la réussite de Sperry Tents NJ ici, ou mettre en place un Appel de 15 minutes avec l'un de nos spécialistes de l'événementiel.