Si te has cansado de los programas de alquiler de carpas que parecen causar más problemas de los que resuelven, o que te parecen una pérdida de tiempo o una inversión inútil, sigue leyendo; esta entrada del blog es para ti.

En esencia, la tecnología debería facilitarte la vida, no complicártela. ¿Qué debes buscar en software de alquiler de carpas ¿Cómo saber si vale la pena la inversión? Tres cosas:

1. Te ahorra tiempo
2. Te ayuda a llevar un control de tu equipo y de sus acciones
3. Reduce el número de errores que se cometen

Nos reunimos con dos veteranos del sector de los eventos de Sperry Tents: Eric Larkin (copropietario de Sperry Tents Nueva Jersey) y Steve Clarke (propietario de Tiendas de campaña Sperry en los Hamptons) para profundizar en cómo utilizan el software para alcanzar estos objetivos.

Ahorra tiempo

Si tu software de alquiler de carpas no te está ahorrando a ti y a tu equipo horas de trabajo cada semana, algo anda muy mal. Cuando pagas por un software, no solo pagas por el producto: pagas para ganar tiempo extra en tu día y para eliminar los costos de las tareas tediosas. Si esta no es tu experiencia, te están estafando. Piénsalo: ¿cuánto tiempo les lleva a ti y a tu equipo no solo elaborar cotizaciones, sino también hacer el seguimiento con tus clientes para que firmen y paguen? La respuesta probablemente sea “DEMASIADO tiempo”, y todo este tiempo podría reducirse y aprovecharse mejor en otra cosa.

Eric Larkin, copropietario de Sperry Tents NJ, explica cómo un potente software de alquiler de carpas le ha ahorrado muchísimo tiempo a su equipo. Afirma: “El software es de gran ayuda para quitarte trabajo de encima. Goodshuffle Pro envía automáticamente recordatorios de firma y pago a nuestros clientes. ¡Hace el trabajo por mí! Es difícil cuando estás tan ocupado y se te pasan cosas por alto; con Goodshuffle Pro, eso no sucede”.”

Optimizar la gestión de equipos

Una buena cultura empresarial es la máxima prioridad para las empresas de alquiler de carpas que conocen el valor de retener a los buenos empleados. Al fin y al cabo, cuesta mucho más contratar y capacitar a personal nuevo que mantener contento al personal actual. Steve explica: “Todos podemos comprar carpas, camiones y equipo, pero lo más difícil de encontrar son los empleados de calidad. Ser capaz de contratar, capacitar y retener a buenos empleados es lo más importante para el crecimiento, porque sin esos empleados, simplemente no se puede crecer”. Entonces, ¿cómo se crea este entorno de trabajo ideal para mantener felices a los empleados? El secreto está en una comunicación clara y en no sobrecargar de trabajo a tu equipo. ¿Cómo te ayuda el software de alquiler de carpas a alcanzar estos objetivos?

Con software fácil de usar con funcionalidades avanzadas Desde mensajes de equipo y notas internas hasta la fácil carga y organización de archivos, y mucho más: todo queda perfectamente claro para ti y tu equipo. Ya no tendrás que preguntarte quién se encarga de una tarea, quién (si es que alguien) envió un presupuesto, o dónde encontrar un diagrama o una plantilla específicos. Todo esto se gestiona desde el software adecuado para tu negocio de carpas.

Además, cuando inviertes en software que agiliza las tareas tediosas, liberas tiempo para que tu equipo pueda: 1) dedicar más horas a actividades que aportan valor, o 2) trabajar en horarios más adecuados y mantener un equilibrio satisfactorio entre el trabajo y la vida personal. El principal objetivo actual de Eric para Sperry Tents NJ es “un crecimiento constante y sostenido, al tiempo que mantenemos una calidad de vida digna para nosotros y para los miembros de nuestro equipo”. Encontrar este equilibrio entre el trabajo y la vida personal para tus empleados es clave para crear la cultura empresarial ideal.

Además, programas como Goodshuffle Pro es el lugar perfecto para guardar procedimientos operativos estándar (POS) para tu equipo. Estas ayudan a capacitar a los nuevos miembros del equipo y a mantener a todo el personal en sintonía. Ya sea una guía general de incorporación que explique cómo elaborar un presupuesto, o un diagrama de configuración específico para un lugar determinado o un artículo de inventario, todos estos POS se pueden almacenar en Goodshuffle Pro. ¡Eso sí que es organización en todos los niveles y tranquilidad para ti!

Comete menos errores

La tecnología siempre debería reducir el número de errores, no aumentarlo. Sorpresa: el software NO debería fallar ni ser difícil de usar. Si esa es tu experiencia, debes plantearte cambiar a una plataforma fácil de usar lo antes posible. Además, tu software debería permitirte a ti y a tu equipo tomar las mejores decisiones de inmediato y eliminar por completo las reservas dobles de inventario.

Muchos profesionales del sector del alquiler de carpas y la organización de eventos saben que, sin un software (o con uno inadecuado), puedes enviar tantos presupuestos como quieras, pero solo recibirás la mitad de contratos firmados. Esto puede resultar frustrante y es una señal de alerta clara de que necesitas una herramienta mejor para asegurarte de cerrar tratos y recibir el pago. Como explica Eric: “Cuando envías un presupuesto, le estás reservando ese inventario a otra persona”, por eso es tan importante que tus clientes lo firmen. Una de las funciones favoritas de Eric en Goodshuffle Pro es la detección de conflictos. Gracias a estas sencillas alertas, Eric y su equipo pueden clasificar rápidamente sus trabajos según los conflictos y los posibles conflictos (lo que les avisa de dónde podrían haber una doble reserva), lo que les permite priorizar sus trabajos.

Para mantener los horarios ajustados y que todo esté claro y organizado, incluso puedes usar los márgenes de tiempo de Goodshuffle Pro para añadir tiempo de desplazamiento o de limpieza a un trabajo. Por ejemplo, es importante que tu equipo de entrega sepa cuándo debe salir y estar en el lugar, y es importante que tú sepas cuánto tiempo estará en uso tu camión para un trabajo específico. Aunque el evento comience a las 12:00 p. m., es posible que tu camión esté en uso desde las 8:00 a. m. ¡Mantén el orden con los sencillos márgenes de tiempo para proyectos! Como dice Eric: “Los márgenes de tiempo para proyectos son geniales y tan específicos para la industria, me encantan”.”

Por último, todos sabemos lo rápido que los clientes cambian de opinión y que es necesario realizar actualizaciones. Con el software basado en la nube, puedes realizar cambios en un proyecto fácilmente desde cualquier lugar. Haz actualizaciones importantes desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y en cualquier momento. Eric dice: “Puedo iniciar sesión fácilmente en mi teléfono y hacer un cambio o cancelar algo rápidamente”. Muchos de los eventos que organizamos son de gran envergadura; los clientes querrán hacer cambios importantes y necesitarán mucha ayuda. El hecho de que Goodshuffle Pro sea una aplicación web hace que sea muy fácil realizar esos cambios desde cualquier lugar del mundo“. Steve se suma a esto y menciona el impacto de la pandemia al decir: ”El hecho de que pudiera trabajar de forma remota todo el tiempo durante la COVID-19, y que, dondequiera que estuviera, pudiera actualizar un presupuesto o enviarlo por correo electrónico, fue genial. Ya fuera con mi iPhone, mi iPad o mi computadora portátil, en casa o en mi escritorio en la oficina, poder moverme con libertad fue muy importante».”

El software debería facilitarnos la vida

Si tu software de alquiler de carpas Si tu plataforma actual no te permite a ti y a tu equipo ahorrar tiempo, optimizar la gestión del equipo y cometer menos errores, es hora de cambiar a otra plataforma. Haz caso a los expertos del sector, Sperry Tents. Los propietarios de estas sucursales han aumentado el retorno de la inversión y han hecho crecer sus negocios gracias al potente software de alquiler para eventos de Goodshuffle Pro. No esperes más para hacer lo mismo— dar el siguiente paso para empezar a construir hoy mismo el negocio de tus sueños. ¿Quieres saber más antes? Lee la historia de éxito de Sperry Tents NJ aquí, o configurar un Llamada de 15 minutos con uno de nuestros especialistas en eventos.