Soyons honnêtes : si vous ne passez pas au numérique, vous vivez dans le passé. C'est plus rapide, plus facile à organiser et cela prend beaucoup moins de place. La numérisation de votre entreprise événementielle vous permet également d'éviter les erreurs, de rationaliser vos systèmes de paiement et de garder un œil précis sur vos articles en stock. De plus, les clients s'y attendent. Pensez aux voyages : quand avez-vous acheté un billet d'avion pour la dernière fois ? pas en ligne ? Je ne m'en souviens pas non plus. Même les courses sont en train de passer au numérique et, pour la plupart d'entre nous, nous ne reviendrons pas en arrière. Le numérique permet de gagner du temps et, comme le dit l'adage, “le temps, c'est de l'argent”. Et puis, c'est tellement pratique !

#1 : Plus de moyens pour économiser de l'argent

Nous avons fait quelques postes sur la façon dont les logiciels peuvent vous faire gagner du temps, ce qui se traduit par une augmentation du temps et de l'énergie que vous pouvez consacrer à des activités qui augmenteront votre chiffre d'affaires. Mais ce n'est pas seulement du temps que vous pouvez gagner en passant au numérique, c'est aussi de l'argent.

Dans le cas d'un solide logiciel de comptabilité, Il peut vous aider à économiser de l'argent sur les amendes, les paiements en trop et les surprises liées à l'impôt.

Avec un bon logiciel de gestion des stocks, Vous éviterez ainsi les doubles réservations, ce qui réduira le nombre de remboursements et de litiges que vous recevrez.

Si votre logiciel de comptabilité et votre logiciel de gestion des stocks peuvent s'intégrer (comme Goodshuffle Pro et QuickBooks en ligne), vous aurez également la possibilité de suivre les paiements de vos clients grâce au paiement automatique et aux rappels de paiement automatiques, et de détecter plus rapidement tout problème de facturation. Vous serez donc payé plus rapidement !

#2 : C'est plus sûr

Le vol est l'une des principales causes de perte des données de votre entreprise d'événementiel. Avec des documents papier et un stockage local, les gens peuvent littéralement partir avec vos dossiers. De nombreuses personnes s'inquiètent du stockage numérique et des pirates informatiques, mais avec des protocoles appropriés, le cryptage et la protection des données, il est possible d'éviter le vol de données. les mesures de sécurité - dont beaucoup sont intégré dans le logiciel - il est très peu probable que vous soyez victime de ce type d'attaque. Il est beaucoup plus probable que quelqu'un s'en aille avec votre ordinateur.

Dans la vie, il y a un certain nombre de choses sur lesquelles nous n'avons aucun contrôle, la nature étant en tête de liste. Il fut un temps où, en cas d'incendie, d'inondation ou d'autre catastrophe naturelle, tous les documents étaient détruits. Aujourd'hui, nous disposons d'un système de stockage en nuage et de la possibilité de faire plusieurs copies de nos données, ce qui réduit considérablement la probabilité de perdre des données en raison de causes naturelles

Vous avez également moins de chances de perdre ou d'égarer un document grâce au stockage numérique. L'un des membres de l'équipe Goodshuffle nous a raconté qu'à l'époque où elle était une professionnelle de l'événementiel, il lui arrivait d'oublier ses notes sur le site lors de l'installation. Aujourd'hui, elle est une grande fan de la fonctionnalité Goodshuffle Pro qui permet de prendre des notes sur les événements de n'importe où et à n'importe quel moment ; non seulement votre équipe peut voir les notes ou les mises à jour que vous faites dès que possible, mais vous ne risquez pas de les perdre ! Cette fonction aurait changé la donne pour elle.

#3 : C'est plus pratique

La gestion des fichiers numériques est tout simplement plus pratique, car elle permet de ne pas perdre la trace de ses fichiers. Imaginons que vous soyez en train de prendre un café et que votre client vous contacte pour vous faire part d'une demande spéciale pour son événement. Que faites-vous ? Vous l'écrivez sur une serviette de table et vous la perdez plus tard ? Avec le numérique, c'est fini ! Vous pouvez ajouter des mises à jour et des notes à vos projets d'événements directement dans votre logiciel depuis votre téléphone.

Le passage au numérique pour vos fichiers facilite également la collaboration - tout le monde n'a pas besoin de sa propre copie imprimée d'un document ! Des logiciels comme Google Drive et Dropbox facilitent le partage d'un grand nombre de fichiers. Si vous y associez un logiciel de vidéoconférence tel que Zoom ou En vertu de quoi, La collaboration à distance devient alors aussi facile que la collaboration en personne.

Le passage au numérique pour vos fichiers et documents facilite et accélère également les mises à jour et les modifications. Les mises à jour et les modifications sont effectuées en même temps sur les documents partagés, de sorte que tout le monde est sur la même longueur d'onde, tout le temps, et vous pouvez également suivre les modifications. Plus besoin de se demander qui a modifié un fichier !

#4 : Les clients le préfèrent

Tout le monde est mobile. Les entreprises qui n'ont pas une présence adaptée aux mobiles seront bientôt délaissées au profit d'une entreprise plus conviviale. Nombre de nos clients qui utilisent notre site Web pour leurs activités de marketing mobile nous l'ont dit. Intégration du site web que leurs clients apprécient de pouvoir acheter des articles de location avant de se coucher, le matin en prenant un café et à d'autres moments où les réunions en personne ou par téléphone ne sont tout simplement pas préférables. En proposant vos services sous forme numérique, vous permettez à vos clients de faire des recherches, de naviguer et de prendre des décisions en toute liberté. leur temps.

Avec Goodshuffle Pro, les clients peuvent également signer des documents en ligne, ce qui évite les rendez-vous et les déplacements supplémentaires pour signer des documents. Ils peuvent également payer en ligne par le biais d'une plateforme sécurisée, ce qui est bien plus pratique et sûr que de conserver les informations relatives à leur carte de crédit dans un tiroir.

#5 : Moins de déchets

Même si vous recyclez, si vous continuez à tout imprimer, vous produisez beaucoup de déchets. Je suis toujours étonnée de voir à quel point il est facile d'épuiser un paquet de papier pour le travail - et de ne plus en avoir. le papier devient cher ! Certains de nos clients nous ont dit qu'ils dépensaient plus de $3 000 euros par an en encre d'imprimante et en papier avant de passer au numérique. Le passage au numérique permet de réduire considérablement la consommation de papier et les déchets. De plus, cela signifie que vous n'avez pas besoin d'imprimer 20 exemplaires d'un document pour être sûr que tout le monde en ait un. Si chacun apporte son ordinateur portable ou sa tablette lors des réunions, tout le monde peut être sur la même longueur d'onde, sans gaspillage. De plus, le papier prend beaucoup de place et est étonnamment lourd ! À quand remonte la dernière fois que vous avez calculé vos coûts de papier et d'encre ?

Comme je l'ai déjà mentionné, si votre entreprise fonctionne encore sur papier, vous passez beaucoup de temps à chercher. Retrouver des documents dans un classeur prend beaucoup plus de temps que de les retrouver sur un ordinateur (merci la barre de recherche !), surtout si les documents sont mal classés.

Si vous modifiez un document papier, vous devez généralement jeter l'ancien document et le remplacer par un nouveau. Cela prend beaucoup plus de temps que de faire une modification et de cliquer sur “enregistrer”. Il en va de même pour la réorganisation de vos dossiers : avec le numérique, c'est “glisser, déposer, et c'est fait”. Avec le papier, il faut “sortir les dossiers, les mettre dans des boîtes, et peut-être jeter son dos en les déplaçant”. Que préférez-vous ?

Bienvenue dans l'ère numérique

Nous sommes officiellement en 2021. À l'exception d'une poignée d'entreprises (dont certaines seraient illégales), je ne vois pas de bonne raison de continuer à utiliser le papier pour votre entreprise d'événementiel. C'est cher, c'est mauvais pour l'environnement et cela prend beaucoup de place. L'utilisation du papier vous expose quotidiennement à un monde de désorganisation, de coupures de papier et de documents égarés. Bien sûr, vous pouvez avoir besoin d'imprimer quelque chose de temps en temps, mais le fonctionnement numérique ouvre à votre entreprise de nombreuses possibilités d'économiser du temps, de l'argent, de l'espace, des maux de tête - et votre dos.