Seamos sinceros: si no te pasas al mundo digital, estás viviendo en el pasado. Es más rápido, más fácil de organizar y ocupa mucho menos espacio. Digitalizar tu empresa de eventos también te ayuda a evitar errores, optimizar tus sistemas de pago y llevar un control preciso de tus artículos de inventario. Además, los clientes lo esperan. Piensa en los viajes: ¿cuándo fue la última vez que compraste un boleto de avión? no ¿En línea? Yo tampoco lo recuerdo. Incluso las compras de supermercado se están pasando al formato digital, y la mayoría de nosotros ya no queremos volver atrás. Lo digital ahorra tiempo y, como dice el refrán, “el tiempo es oro”. Además, ¡es tan cómodo!

#1: Más formas de ahorrar dinero

Ya lo hemos hecho algunas publicaciones sobre cómo el software puede ahorrarte tiempo, lo que se traduce en más tiempo y energía que podrás dedicar a actividades que aumentarán tus ganancias. Pero la digitalización no solo te permite ahorrar tiempo, sino también dinero.

En el caso de un sólido software de contabilidad, te puede ayudar a ahorrar dinero en multas, pagos en exceso y sorpresas relacionadas con los impuestos.

Con un buen software de gestión de inventario, podrás evitar las reservas duplicadas, lo que reducirá el número de reembolsos y disputas que recibas.

Si tu software de contabilidad y tu software de gestión de inventario se pueden integrar (como Goodshuffle Pro y QuickBooks Online), también podrás mantenerte al tanto de los pagos de tus clientes gracias al pago automático y a los recordatorios automáticos de pago, y detectarás cualquier problema de facturación más rápidamente. ¡Esto significa que recibirás tus pagos más rápido!

#2: Es más seguro

El robo es una de las principales causas por las que puede perder los datos de su empresa de eventos. Con los documentos en papel y el almacenamiento local, alguien podría, literalmente, llevarse sus registros. A mucha gente le preocupa el almacenamiento digital y los piratas informáticos, pero con los protocolos adecuados, el cifrado y medidas de seguridad — muchos de los cuales son integrado en el software — Es muy poco probable que seas víctima de ese tipo de ataque. Es mucho más probable que alguien se lleve tu computadora.

Hay muchas cosas en la vida sobre las que no tenemos control, y la naturaleza es una de las principales. Hubo un tiempo en el que, si se producía un incendio, una inundación u otro desastre natural, todos tus documentos quedaban destruidos. Ahora contamos con el almacenamiento en la nube y la posibilidad de hacer múltiples copias de nuestros datos, lo que reduce considerablemente la probabilidad de perderlos por causas naturales

Además, con el almacenamiento digital es menos probable que pierdas o extravíes un documento. Una de las integrantes de nuestro equipo de Goodshuffle nos contó que, cuando trabajaba como profesional de eventos, a veces se le olvidaban sus notas en el lugar durante el montaje. Ahora es una gran fanática de la función Goodshuffle Pro, que le permite tomar notas sobre los eventos desde cualquier lugar y en cualquier momento; no solo tu equipo puede ver cualquier nota o actualización que hagas de inmediato, ¡sino que tampoco las vas a perder! Esta función habría sido un cambio revolucionario para ella.

#3: Es más práctico

Hablando de que es menos probable que pierdas la pista de tus archivos, la gestión digital de archivos es simplemente más práctica. Imaginemos que estás fuera tomando un café y tu cliente te contacta con una solicitud especial para su evento. ¿Qué haces? ¿Lo anotas en una servilleta y luego la pierdes? Si trabajas de forma totalmente digital, ¡eso ya no te pasará! Puedes agregar actualizaciones y notas a los proyectos de tus eventos directamente en tu software desde tu teléfono.

Digitalizar tus archivos también facilita mucho la colaboración: ¡ya no es necesario que cada uno tenga su propia copia impresa de un documento! Programas como Google Drive y Dropbox hace que compartir todo tipo de archivos sea pan comido. Si integras un software de videoconferencia como Acercar o Por lo cual, la colaboración a distancia resulta tan fácil como la colaboración presencial.

Digitalizar tus archivos y documentos también hace que las actualizaciones y los cambios sean mucho más fáciles y rápidos. Las actualizaciones y los cambios se aplican al mismo tiempo en los documentos compartidos, por lo que todos están al tanto de los cambios en todo momento, y además puedes hacer un seguimiento de ellos. ¡Ya no tendrás que preguntarte quién modificó un archivo!

#4: A los clientes les gusta más

Todo el mundo utiliza dispositivos móviles. Las empresas que no cuenten con una presencia adaptada a estos dispositivos pronto quedarán relegadas frente a otras más fáciles de usar. Muchos de nuestros clientes que utilizan nuestro Integración de sitios web que a sus clientes les encanta poder buscar artículos de alquiler antes de acostarse, a primera hora de la mañana mientras toman un café y en otros momentos en los que no es conveniente reunirse en persona o por teléfono. Ofrecer tus servicios de forma digital significa que tus clientes pueden investigar, explorar y tomar decisiones sobre su vez.

Con Goodshuffle Pro, los clientes también pueden firmar documentos en línea, lo que elimina la necesidad de concertar citas y de desplazamientos adicionales para firmar documentos. También pueden pagar en línea a través de una plataforma segura, lo cual es mucho más cómodo y seguro que guardar los datos de su tarjeta de crédito en un cajón.

#5: Menos residuos

Aunque recicles, si sigues imprimiendo todo, estás generando muchos residuos. Siempre me sorprende lo rápido que se gasta un paquete de papel en el trabajo, y... ¡El papel se está encareciendo! Algunos clientes nos han contado que gastaban más de 3000 libras al año en tinta y papel para impresoras antes de dar el salto a lo digital. La digitalización reducirá considerablemente el consumo de papel y los residuos. Además, ya no tendrás que imprimir 20 copias de un documento para asegurarte de que todos tengan una. Si todos traen sus computadoras portátiles o tabletas a las reuniones, todos podrán estar al tanto de lo mismo sin generar desperdicio. Además, ¡el papel ocupa mucho espacio y es sorprendentemente pesado! ¿Cuándo fue la última vez que calculaste tus gastos en papel y tinta?

Como mencioné antes, si todavía gestionas tu negocio en papel, estás dedicando mucho tiempo a buscar cosas. Encontrar documentos en un archivador lleva mucho más tiempo que buscarlos en una computadora (¡gracias, barra de búsqueda!), sobre todo si están mal archivados.

Si haces algún cambio en un documento en papel, normalmente tienes que tirar el documento antiguo y sustituirlo por uno nuevo. Lleva mucho más tiempo que hacer el cambio y darle a “guardar”. Lo mismo ocurre con la reorganización de tus archivos: en el formato digital, es cuestión de “arrastrar, soltar y listo”. Con el papel, es “sacar los archivos, guardarlos en cajas y tal vez lastimarte la espalda al moverlos”. ¿Qué prefieres?

Bienvenidos a la era digital

Ya estamos oficialmente en 2021. Salvo en el caso de unas pocas empresas (algunas de las cuales serían ilegales), no se me ocurre ninguna buena razón para que tu empresa de eventos siga funcionando con papel. Es caro, perjudicial para el medio ambiente y ocupa mucho espacio. Seguir usando papel te expone a un sinfín de problemas de desorganización, cortes con el papel y documentos extraviados a diario. Claro, es posible que tengas que imprimir algo de vez en cuando, pero operar digitalmente le abre a tu negocio muchas oportunidades para ahorrar tiempo, dinero, espacio, dolores de cabeza... y proteger tu espalda.