Vous avez fait vos recherches. Vous savez quel type de fête vous voulez organiser, vous connaissez votre budget, vous savez quels sont les articles dont vous aurez probablement besoin pour organiser la fête, et vous avez fait des recherches sur les sociétés d'organisation de fêtes dans votre région. Vous avez lu les commentaires pour confirmer que votre société de location de matériel événementiel préférée est fiable, ponctuelle et qu'elle loue des articles propres et de grande qualité. Le prix semble correct pour la qualité des articles que vous louerez. Vous avez discuté avec eux au téléphone et vous avez même visité leur salle d'exposition. signer le contrat déjà ?

Pas tout à fait. L'organisation d'une fête ou d'un événement parfait comporte de nombreux aspects et il est important d'en connaître les détails avant de signer la ligne pointillée.

1. Ont-ils de l'expérience dans l'organisation du type d'événement ou de fête que vous prévoyez ? Ont-ils un portfolio d'événements passés qu'ils peuvent vous montrer ?

La dernière chose que vous souhaitez, c'est que votre fête tombe à l'eau parce que votre société de location de matériel événementiel n'a pas l'expérience nécessaire pour savoir comment gérer certains événements - par exemple, prévoyez toujours de la vaisselle supplémentaire si de la nourriture est servie ; vous aurez inévitablement besoin de plus que ce que vous pensiez.

Mais ne négligez pas non plus les nouvelles entreprises. La plupart des sociétés de location de matériel événementiel sont créées par des personnes qui ont une certaine expérience dans ce domaine. C'est pourquoi il est important de leur parler de leur expérience passée. Ils obtiennent des points bonus s'ils sont prêts à fournir des références !

2. Disposent-ils de tous les articles dont vous aurez besoin pour votre événement ?

S'il ne s'agit pas d'un article qu'ils vendent régulièrement, sont-ils en mesure d'acquérir un article de qualité pour répondre à vos besoins ? Si vous avez besoin d'un travail sur mesure, l'entreprise est-elle en mesure de s'en charger ? Il est préférable de savoir si vous devez chercher ailleurs avant vous signez un contrat ou effectuez un dépôt !

3. Si ce n'est pas le cas, ont-ils des partenariats avec d'autres entreprises dont ils peuvent se porter garants ?

Et s'occupera-t-il de la coordination nécessaire avec ces autres entreprises ? Il est important de savoir ce que vous aurez à gérer. Certaines entreprises de location de matériel de fête ont des spécialités, telles que les maisons gonflables ou les centres de table floraux, mais elles font souvent équipe avec d'autres entreprises. Les références peuvent vous donner un bon point de départ si vous devez faire appel à d'autres entreprises pour votre événement.

4. Quels services supplémentaires offrent-ils ?

S'occupe-t-il de la prise en charge, de l'installation et de la dépose ? Ces tâches entraînent-elles des frais supplémentaires ? Là encore, il est important de savoir ce dont vous serez responsable afin de pouvoir planifier à l'avance. Personne n'a envie de passer les précieuses heures qui précèdent un événement à installer des tables de façon imprévue.

5. Si vous avez besoin de personnel sur place, tel qu'un barman ou un DJ, la société est-elle en mesure de remplir ces fonctions ?

Il est préférable qu'il s'agisse d'un professionnel avec lequel ils ont déjà travaillé, plutôt que de quelqu'un qu'ils ont découvert par le bouche à oreille.

6. Que fait-on si un article que vous avez loué n'est plus disponible ?

Il arrive que des articles soient endommagés lors d'événements, ce qui peut avoir des répercussions sur d'autres clients. Si l'entreprise de location de matériel événementiel ne dispose pas d'un plan ou d'une politique d'urgence, il peut être judicieux d'aller voir ailleurs.

7. Quelle est leur politique en matière de dommages ? Proposent-ils une assurance pour leurs articles ?

Là encore, des dommages peuvent survenir. Assurez-vous que votre responsabilité pour les objets endommagés est clairement définie et envisagez de souscrire une assurance pour les objets coûteux. Il est préférable d'avoir une assurance et de ne pas en avoir besoin plutôt que d'être confronté à une lourde facture de réparation ou de remplacement.

8. Si des certifications sont nécessaires pour installer des éléments, faire fonctionner des machines ou fournir des services, le personnel possède-t-il ces qualifications valables ?

Certains équipements nécessitent une certification pour être utilisés ou installés. Si quelqu'un est blessé parce que la personne qui utilise ou installe l'équipement n'avait pas les connaissances, les compétences et les certifications nécessaires, il peut s'agir d'une négligence et vous pouvez être tenu pour responsable. C'est une bonne idée de vérifier que votre entreprise de location d'équipements comprend et respecte les règles de sécurité et les réglementations qui peuvent s'appliquer à votre événement.

9. Quelle est leur politique d'annulation ?

Nous espérons tous ne jamais avoir à annuler une fête, mais cela arrive. Assurez-vous de bien comprendre les politiques d'annulation et de dépôt concernant votre événement.

10. Semblent-ils mal à l'aise lorsque vous leur posez toutes ces questions ?

Si c'est le cas, fuyez ! Toute entreprise qui n'est pas disposée à prendre le temps de répondre à vos questions n'est pas celle qu'il vous faut. L'entreprise de location de matériel événementiel idéale sera attentive et heureuse de répondre à toutes vos questions !

Et voilà ! Bien que cette liste de questions ne soit pas exhaustive, nous pensons qu'elle constitue un bon point de départ pour aborder l'aspect commercial de l'organisation de votre événement. Les éléments clés se résument à la compréhension de vos responsabilités et de celles de l'entreprise de location de matériel événementiel de votre choix. Une fois l'aspect commercial réglé, vous pouvez passer à la partie amusante : choisir toutes les décorations de l'événement !